В данный справочник заносится информация о наименовании банка, в котором открыт расчетный счет компании или контрагента, БИК, корреспондентский счет, а также данные о местонахождении банка, телефоны для связи с работниками банка, индекс банка.
Справочник имеет многоуровневую, иерархическую структуру. Элементы справочника можно перегруппировать, перенося их из группы в группу. Группировку задает администратор системы или пользователь, ответственный за ведение справочника банков.
**В реестре справочника отображены следующие поля:** код, полное наименование, БИК, корр.счет, населенный пункт, адрес, закрыт или открыт банк, дата создания документа и его автор, дата редактирования документа и автор, вносивший изменения.
Нажав в окне списка банков кнопку «Обновить» можно вызвать окно обновления классификатора банков с сайта <https://bik-info.ru>.
Данный справочник используется во всех видах учета (бухгалтерском и налоговом).
По умолчанию в качестве валюты регламентированного учета (базовой валюты) в системе установлен российский рубль. Новую валюту можно добавить в справочник из общероссийского классификатора валют пользователем самостоятельно.
Информация о курсе валюты хранится в документе «Курсы валют».
Справочник курсов валют дополняется пользователем самостоятельно на определенную дату. Список курсов валют можно редактировать, вводить новые записи или удалять имеющиеся.
Справочник валют и курсов валют находятся в главном меню системы.
**Налоговый период** – это время, за которое рассчитывается налог. Периодом может быть год, квартал, месяц или другой отрезок времени. Налоговый период для каждого вида налога разный, например, для упрощенной системы налогообложения (УСН) год, а для НДС квартал.
Справочник "Налоговые периоды" используется в следующих документах:
- **Годовая заявка на потребность**;
- **Книга покупок**
- **Книга продаж**
- **Управленческая отчетность**
- **Налоговые регистры**
### Реестр
Для просмотра реестра или создания нового Налогового периода необходимо в Меню перейти в *Общие справочники*–*Налоговые периоды*.
Откроется реестр Налоговых периодов:
### Создание документа
Для создания нового документа необходимо нажать на кнопку "Создать" на верхней панели инструментов.
Откроется новый документ:
Необходимо заполнить поле:
- **Период (с\по)** - обязательное для заполнения поле. Выбираем дату курсором в календаре;
- **Наименование** – формируется автоматически на основании выбранного периода.
- **Тип** – формируется автоматически на основании выбранного периода.
Чтобы сохранить документ, нажмите на “сохранить” или “сохранить и закрыть” на панели управления.
В системе Lexema-ERP оперативный и бухгалтерский учет ведется в разрезе договоров и дополнительных документов к договорам (счета на оплату, спецификация к договору, соглашения и др.). Система позволяет контролировать сроки исполнения договоров, вести кураторскую работу, производить сверку с контрагентами в разрезе каждого договора.
Ведение расчетов с контрагентами по договорам позволяет организовать качественный аналитический учет по осуществляемым сделкам.
Реестр договоров ведется в справочнике договоров. Документ «Договоры» находится в главном меню системы.
При открытии реестра договоров необходимо выбрать период по дате заключения договора.
В Lexema-ERP реализованы следующие возможности работы со справочником договоров:
- возможность работать с типовыми шаблонами договоров;
- возможность распечатывать договор с контрагентом прямо из программы;
- возможность прикреплять к договору внешние документы и файлы любых форматов;
- гибко настраивать «под себя» списки договоров, создавать свои собственные настройки реестров.
В карточке договора обязательными реквизитами для заполнения являются:
- полный номер,
- дата договора,
- дата начала действия договора,
- контрагент,
- вид договора,
- предмет договора.
После регистрации договора документ будет доступен для использования в первичных документах.
Справочник «Организационно-правовая форма» предназначен для быстрого ввода полного наименования контрагента. После ввода краткого наименования контрагента к нему добавляется полное название формы собственности – таким образом, формируется полное наименование контрагента.
### Реестр
Для просмотра реестра или создания новой Организационно-правовой формы необходимо в Меню перейти в *Общие справочники*–*Организационно-правовая форма (ОКОПФ)*.
Откроется реестр Форм собственности:
### Создание документа
Для создания нового документа необходимо нажать на кнопку "Создать" на верхней панели инструментов.
Справочник типы контрагентов разделяет контрагентов по видам деятельности. Для работы со справочником необходимо в группе главном меню системы выбрать пункт «Типы контрагентов». При выборе пункта меню откроется реестр типов контрагентов.
**Контрагенты** – это справочник, включающий в себя поставщиков, покупателей, организации и индивидуальных предпринимателей, с которыми заключается договор.
- Контрагенты, выделенные в реестре красным цветом, на данный момент, не являются действующими. Эти организации либо полностью ликвидированы, либо вместо них есть правопреемник, который принял на себя все обязательства по зарегистрированным ранее договорам. В последнем случае, в карточке Контрагента будет заполнено поле "Правопреемник";
В документе отобразятся такие данные как: ОКОПФ, Краткое и Полное наименование, Наим.для клиент-банка и печати, ИНН, Вид контрагента, ОКПО, ОГРНИП, Дата регистрации контрагента, Юридический адрес (во вкладке “Контакты и адреса”).
При попытке сохранить документ появятся рекомендации о заполнении полей Руководитель, Должность руководителя, Гл. Бухгалтер и Электронный ящик (вкладка “Контакты и адреса”), реквизиты (вкладка “Банковские реквизиты”).
3.Во вкладке “Контакты и адреса” заполните поля Руководитель (автоматически заполнятся поля Пол, сокращенное ФИО рук-ля), Должность руководителя, Гл. Бухгалтер и Электронный ящик.
В документе отобразятся такие данные как: ОКОПФ, Краткое и Полное наименование, Наим. для клиент-банка и печати, ИНН, КПП, Вид контрагента, ОКПО, ОГРН, Дата регистрации контрагента.
При попытке сохранить документ появятся рекомендации о заполнении полей Гл. Бухгалтер и Электронный ящик (вкладка “Контакты и адреса”), реквизиты (вкладка “Банковские реквизиты”).
**"История изм.пол.наименования"** – кнопка, при нажатии на которую открывается вложенная форма с информацией о наименованиях рассматриваемой организации с указанием даты изменения наименования в системе и о соответствующих документах.
Если после прекращения деятельности контрагента остался его правопреемник, то можно заполнить поле **"Правопреемник"** значением из списка контрагентов. Если в списке нет необходимого правопреемника, воспользуйтесь обозревателем аналитик.
Нерезидент — юридическое или физическое лицо, которое зарегистрировано и находится в одном государстве, но имеет деловые и экономические интересы в другом. Если Контрагент является нерезидентом, то поля ИНН, КПП разрешено не заполнять.
Поле **"Головная организация"** заполняется, если контрагент является обособленным подразделением в составе холдинга. Выбор головной организации осуществляется из списка. Если в списке нет необходимого, воспользуйтесь обозревателем аналитик.
**"Юридический адрес”** – заполняется автоматически (если контрагент заполняется при помощи ИНН и кнопки “Загрузить реквизиты”), либо заполняется при помощи ФИАС по кнопке 
**Почтовый и Фактический адрес** также заполняются при помощи ФИАС по кнопке  либо копированием Юридического адреса по кнопке 
Во вкладке “Банковские реквизиты” указываются банковские счета Контрагента. Чтобы заполнить их необходимо добавить строку в таблицу "Банковские реквизиты" с помощью кнопки 
Среди нескольких банковских реквизитов можно выбрать вставляемый в документ по умолчанию. Для этого нужно поставить галочку в "Использовать по умолчанию".
В первой таблице перечислены все заключенные с Контрагентом договоры. Таблица отражает основную информацию договора. Перейти в договор можно путем нажатия на код в поле колонке **“ссылка”**:
Во второй таблице отражаются дополнительные соглашения к договору. Данные в ней отражаются после того, как пользователь нажал на договор первой таблицы.
Вкладка заполняется, если контрагент является провайдером обучения. Для этого ставится признак "Провайдер обучения" и вводится информация по лицензии на обучение в табличной части по кнопке "Добавить" (+).
Если вкладка не заполнена, то контрагент не будет отражаться в документах по обучению.
При внесении филиалов (обособленных подразделений) головной организации в справочник контрагентов обязательно для заполнения соответствующим значением поле "Своя организация" на вкладке "Настройка".
Справочник «Производители» не является частью или дубликатом справочника «Контрагенты». Он несет информацию о производителях потребляемой предприятием продукции. По производителю можно судить о качестве продукции, ее конкретных характеристиках. Но, как правило, с производителем нет коммерческих отношений купли-продажи.
Документ находится в главном меню системы. При выборе пункта меню откроется реестр производителей.
В реестре справочника имеется та же информация, что и в форме ввода-редактирования:
- Код;
- Наименование краткое;
- Наименование полное;
- Страна – страна регистрации производителя, производственного филиала;
- Контрагент;
- Адрес - адрес юридический производителя;
- Контактные данные;
- Примечание;
- Системные поля: дата и автор создания и последнего изменения.
**В реестре справочника отображены следующие поля:** код, наименование группы, шифр группы, технические эксперты, ответственные за поставку, срок поставки в календарных днях, вид контроля, дата создание, имя автора, а также дата последнего изменения документа и автор, осуществивший эти изменения.
**На панели управления реестра имеются такие кнопки как:**
**Родитель в обозревателе** – по умолчанию заполнено группой “номенклатура/материалы/услуги”. По желанию группу можно изменить, выбрав нужную позицию в списке.
Характеристики групп номенклатуры настраиваются в советующем настроечном документе.
Добавление новых характеристик в систему возможно через администратора системы или ответственного пользователя, который отвечает за формирование структуры справочника номенклатуры (например, руководителя конструкторского бюро). Для выбора настроечного документа необходимо выбрать пункт меню «Характеристики групп номенклатуры» в группе «Справочники».
Обязательными полями для заполнения являются наименование характеристики и тип данных. Если у характеристики известна стандартная единица измерения, рекомендуется ее заполнить.
У одной группы номенклатуры может быть сколько угодно характеристик.
**В реестре справочника отображены следующие поля:** *код, артикул, сокращенное наименование, наименование краткое, наименование полное, единица измерения, шифр изделия, код КТРУ, наименование КТРУ, производитель, группа номенклатуры, вид номенклатуры, характеристики, счет учета, старый код номенклатуры, период действия с.. по.., служебные поля: дата и автор создания и последнего изменения документа.*
- Для того, чтобы скопировать номенклатуру, потребуется нажать на крайнюю левую колонку в реестре возле нужной позиции, а затем на **“скопировать”**. Данным сервисом удобно пользоваться, когда создаваемые номенклатурные позиции относятся к одной группе, имеют схожие характеристики.
**Форма документа состоит из 8 вкладок:** *основная; дополнительные данные; бухгалтерский учет; наименования на иностранном языке; описание; фактическая страна производства; сопутствующие данные; аналоги.*
### На вкладке “Основная” заполняются следующие данные:
- **код** – системный код записи номенклатуры, присваивается системой по умолчанию при сохранении документа;
- **наименование краткое** – обязательное для заполнения поля. Заполняется пользователем и отображается в левой части универсального справочника, а также в печатной форме документа.
- **наименование полное** – обязательное для заполнения поле, по умолчанию заполняется значением поля «Наименование краткое» при потере фокуса после ввода значения в поле «Наименование краткое» (если поле «Наименование полное» пустое);
- **наименование сокращенное** – сокращенное наименование, необязательное для заполнения;
- **базовая ед.измерения** – обязательное для заполнения поле. Подключен справочник единиц измерения ОКЕИ;
- **группа номенклатуры** – папка, объединяющая номенклатуру по сходным признакам. Выбирается из списка или обозревателя аналитик;
- **вид номенклатуры** – обязательное для заполнения поле, данные выбираются из справочника. При создании нового документа заполняется автоматически видом “Материал”.
- **производитель** – подключен справочник производителей. Есть возможность создать нового производителя благодаря следующей кнопке:
- **страна производителя** – значение подтягивается автоматически при выборе производителя, доступно для редактирования;
- **КТРУ** – каталог товаров, работ и услуг. Он формируется на основе общероссийского классификатора ОКПД2 и содержит структурированное описание объекта закупки. В Лексеме необходимые данные выбираются из списка.
- **код ОКПД 2** – общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности. Обозначает товары и услуги, производством которых занимается организация. Он состоит из 2-9 цифр;
- **GTIN** – международно признанный уникальный номер какого-либо товара или продукции. GTIN является глобальным номером производимых товаров в единой международной базе товаров GS1. Данные вносятся вручную.
- **ТН ВЭД** – это товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности. Представляет собой единый классификатор товаров, применяемый при оформлении их ввоза-вывоза через границы стран-участников ЕАЭС;
- **старый номер номенклатуры** – номенклатурный номер/код материала из системы, с которой интегрируется Lexema-ERP;
- **период действия номенклатуры с.. по..** – по умолчанию начало периода устанавливается текущим днем создания позиции в справочнике, определяет период действия аналитики в системе для использования;
- **артикул** – уникальный номер материала, присваивается заводом-изготовителем. Рекомендовано для заполнения, если имеются данные;
- **описание номенклатуры** – текстовое поле, которое заполняется вручную;
- **условия хранения** – текстовое поле, которое заполняется вручную.
Кроме базовой единицы измерения, используемой системой в управлении запасами и при выполнении всех расчетов, другие службы могут использовать другие единицы измерения (ЕИ). Единицы измерения, отличные от базовой, называются альтернативными единицами измерения. Любые количества, которые указаны в ЕИ, отличной от базовой ЕИ, автоматически преобразуются системой в базовую единицу измерения.
Для того, чтобы это стало возможным, в основную запись материала необходимо ввести отношение для преобразования альтернативных единиц в базовую ЕИ (коэффициент пересчета). Эту информацию можно ввести при определении альтернативной единицы измерения. Во вкладке вносятся данные для ведения номенклатуры в альтернативных единицах измерения.
Для добавления альтернативной единицы измерения создается новая строка в таблице с альтернативными единицами измерения. Указывается наименование альтернативной единицы измерения, количество в базовой единице измерения. Коэффициент пересчета рассчитывается автоматически. Базовую единицу измерения необходимо задавать как минимально возможную для использования в системе.
Вкладка предназначена для внесения данных по учету номенклатуры или услуги. Данные указанные в справочнике применяются для заполнения по умолчанию в учетных документах.
Все поля, такие как: счет учета, статья затрат, валюта учета, счет НДС, ставка НДС, счет затрат, вид номенклатуры 1С заполняются значениями справочников.
В появившейся строке выберите необходимый вам язык, например, английский.
Пропишите наименование материала на этом языке.
### Вкладка “Описание”
В данную вкладку можно загрузить изображение товарной позиции и приложить ссылку к ней.
### Вкладка “Фактическая страна производства”
Данная вкладка хранит информацию о фактической стране производства. Внести можно по кнопке “Добавить”.
### Вкладка “Сопутствующие данные”
В данной вкладке хранится информация о поддонах, тарах/упаковках этикетках номенклатуры. Внести можно по кнопке “Добавить”.
### Вкладка “Аналоги”
Во вкладку добавляются номенклатурные позиции, которые полностью или частично совпадают по характеристикам и назначению с оригиналом, но имеют отличное или устаревшее обозначение.
Из реестра документов доступна функция копирования карточки номенклатуры. Для этого нужно отметить номенклатуру в левой крайней колонке и нажать на кнопку “Скопировать”.
Откроется карточка номенклатуры с заполненными полями. Нужно внести необходимые корректировки и сохранить документ. В справочнике номенклатур появится новая запись.
В справочник «Проекты» заносятся сведения о текущих и завершенных проектах организации, которые используются для планирования, учета и контроля выполнения работ по каждому проекту.
Чтобы добавить пустую строку в табличной части требуется нажать на кнопку «Добавить».
Далее нужно ввести «Сотрудника» для поиска необходимого сотрудника. Выбирается из выпадающего списка.
Заполнить информацию: **роль в проекте, должность и подразделение, если автоматически не заполнилось**. Также если нужно удалить строку в документе, то надо встать на строку и нажать на кнопку «Удалить»
Справочник «Объекты учета» предназначен в первую очередь для хранения наиболее общей информации об объектах основных средств и нематериальных активов (НМА), которая характеризует сами объекты и не зависит от того, какой организации принадлежит объект, в каком он состоянии находится в тот или иной момент времени и т.д.
Справочник предназначен для ведения аналитического учета по отдельным объектам на счетах, например,
- 01 «Основные средства»;
- 02 «Амортизация основных средств»;
- 04 «Нематериальные активы»
- 05 «Амортизация нематериальных активов»
- 08 «Вложения во внеоборотные активы»
- 001 «Арендованные основные средства»;
- 010 «Износ основных средств»;
- 011 «Основные средства, сданные в аренду».
К основным сведениям, которые следует указать в справочнике, относятся:
- Амортизационная группа ОС,
- полное наименование,
- изготовитель,
- серийный номер,
- номер паспорта,
- дата изготовления,
- ОКОФ.
**Амортизационная группа ОС** – следует выбрать категорию, к которой относится данное основное средство в. В программе амортизационные группы основных средств классифицированы по следующим группам:
1. Первая группа (от 1 года до 2 лет включительно).
2. Вторая группа (свыше 2 лет до 3 лет включительно).
3. Третья группа (свыше 3 лет до 5 лет включительно).
4. Четвертая группа (свыше 5 лет до 7 лет включительно).
5. Пятая группа (свыше 7 лет до 10 лет включительно).
6. Шестая группа (свыше 10 лет до 15 лет включительно).
7. Седьмая группа (свыше 15 лет до 20 лет включительно).
8. Восьмая группа (свыше 20 лет до 25 лет включительно).
9. Девятая группа (свыше 25 лет до 30 лет включительно).
10. Десятая группа (свыше 30 лет).
11. Без группы.
Начислять амортизацию – определяет, должна ли для данного объекта рассчитываться амортизация. Если флажок «Начислять» установлен, то начисление амортизации производится с кредита счета 02 в дебет счета затрат. Если флажок не установлен, то начисление амортизации не производится.
Автотранспорт – признак принадлежности к автотранспорту.
В разделе «Бухгалтерский учет» карточки объекта учета следует указать все данные, которые необходимы для автоматического начисления амортизации в целях бухгалтерского учета (первоначальная стоимость основного средства, срок полезного использования, способ начисления амортизации, счет отнесения затрат по амортизации, дату ввода в эксплуатацию данного основного средства).
В разделе «Налоговый учет» карточки объекта учета следует указать аналогичные данные, необходимые для начисления амортизации в целях налогового учета.
Из карточки объекта учета по кнопке «Печать» на экран, а затем на принтер, может быть выведена стандартная унифицированная форма инвентарной карточки «ОС-6».
Справочник статей движения денежных средств (ДДС) используется для автоматического формирования отчета о движении денежных средств. Статья ДДС используется как аналитика на счетах 50, 51.
Документ **«Статьи ДДС»** находится в главном меню системы.
В сформированном реестре можно увидеть названия самих статей, к какому виду деятельности они относятся, к какой группе принадлежат, а также, по какому виду платежа они проходят – входящий или исходящий платеж.
Для регистрации новой статьи ДДС, в реестре Статьи ДДС нажимаем кнопку «Создать» и в открывшейся карточке вносим информацию, после этого сохраняем по кнопке Сохранить и новая статья автоматически отображается в реестре.
Обязательными полями для заполнения являются:
- Наименование,
- Вид деятельности,
- Группа статей (справочник иерархический, группой определяется вложенность статьи в группу),
- Вид платежа.
При сохранении новой стстьи ДДС аналитика регистрируется в обозревателе аналитик.
## Статьи затрат
Справочник статей затрат предназначен для ведения бухгалтерского учета в разрезе аналитики «Статья затрат». Статья затрат используется как аналитика на счетах 20, 23, 25, 26, 44 и т.д.
Справочник статей затрат находится в главном меню системы.
Для создания новой статьи затрат достаточно внести ее наименование. Код система присваивает автоматически.
Статья затрат регистрируется в обозревателе аналитик.
Для открытия документа необходимо в главном меню системы выбрать пункт **«Бухгалтерский учет»** и документ – «Виды активов и обязательств».
Реестр "Виды активов и обязательств" предназначен для учета и управления статьями активов и обязательств компании. В нём хранится перечень кодов, наименований и периодов действия статей.
Для создания нового вида актива или обязательства нужно нажать на кнопку **"Создать"**.
В форме присутствуют такие поля как:
- **Наименование** - заполняется наименованием актива ии обязательства, поле обязательно для заполнения.
- **Родитель в обозревателе** - заполняется из выпадающего списка, поле обязательно для заполнения.
- **Действует с/по** - заполняется вручную или выбирается из календаря данными в течении какого времени будет дествовать данный актив или обязательство, поле не обязательно для запонения.
## Статьи доходов и расходов
Реестр предназначен для учета и управления статьями доходов и расходов, используемыми в налоговом и бухгалтерском учете. Он позволяет систематизировать финансовые операции по категориям и контролировать их включение в налоговую отчетность. Перейти к документу можно из главного меню.
Для создания нового документа нужно нажать **"Создать"**, для удаления документа нужно нажать **"Удалить"**, так же можно экспортировать реестр в excel.
Форма документа имеет обязательное для заполнения поле **"Наименование"**, поле **"Группа вида"**, которое заполняется автоматически при создании документа, чек-бокс **"Принимается к налоговому учету"**.
Справочник «Склады» предназначен для ведения списка мест хранения товаров. Каждый элемент справочника описывает некоторое физическое место хранения (ангар, площадка, комната и т.д.).
Элементы справочника «Склады» используются во всех документах, регистрирующих движение товаров, и определяют место хранения, по которому фактически совершено то или иное движение. Партионный учет ведется по предприятию в целом, соответственно по всем складам и материально-ответственным лицам. Склады делятся на оптовые и розничные.
В справочник «Склады» может быть введено любое количество складов. За каждым складом закрепляется ответственный кладовщик. Кладовщиков может быть несколько. Указанный кладовщик применяется для вывода в документах значения по умолчанию и для отражения в печатных формах складского движения материалов.
Каждый склад закрепляется к структурному подразделению организации. Полномочия видеть остатки на складе наделяются по подразделениям и складам этого подразделения. Период действия позиции справочника ограничивает выбор в документах не действующих складов.
### Реестр
Для просмотра реестра или создания нового Склада необходимо в Меню перейти в *Общие справочники*–*Склады*.
Откроется реестр Складов:
### Создание документа
Для создания нового документа необходимо нажать на кнопку "Создать" на верхней панели инструментов.
- **Подразделение, Должность, Дата приема на работу** – формируется автоматически на основании выбранного поля «Табельный номер и ФИО». Если нужно удалить строку в документе, то надо встать на строку и нажать на кнопку «Удалить».
Для просмотра реестра или создания нового Места назначения необходимо в Меню перейти в *Общие справочники*–*Места назначения*.
Откроется реестр Мест назначений:
### Создание документа
Для создания нового документа необходимо нажать на кнопку "Создать" на верхней панели инструментов.
Откроется новый документ:
Необходимо заполнить поля:
- **Код** – поле заполняется автоматически. Внести корректировку не является возможным;
- **Страна** –данные вносятся путем выбора из списка;
- **Регион** –данные вносятся путем выбора из списка;
- **Город/Нас.пункт** –ввод данных осуществляется при помощи клавиатуры;
- **Наименование** – текстовое поле, которое обязательно для заполнения. Формируется автоматически на основании выбранных полей Страна, Регион, Город/Нас.пункт.Также можно заполнить поле вручную.
Чтобы сохранить документ, нажмите на “сохранить” или “сохранить и закрыть” на панели управления.
Справочник подразделений предназначен для ведения бухгалтерского учета в разрезе аналитики «Подразделение». Подразделение используется как аналитика на счетах 20, 23, 25, 26 и т.д. Чаще всего в справочник подразделений вносят штатную структуру предприятия. Справочник имеет иерархическую структуру. Подразделение регистрируется в обозревателе аналитик.
Справочник подразделений находится в главном меню системы. Для создания нового подразделения необходимо заполнить обязательные поля: краткое и полное наименование. Остальные реквизиты заполняются по мере необходимости при настройке учета.
Справочник «Физические лица» предназначен для хранения информации обо всех физических лицах, являющихся работниками организаций, подотчетных лицах, получателей алиментов, и другие лица, участвующие в учете организации.
Справочник физических лиц содержит информацию, относящуюся к работнику, которые никак не связаны сего должностными обязанностями: паспортные и регистрационные данные, место жительства и др.
В реестре документа «Физические лица» использованы реквизиты:
- Сокращенное ФИО;
- Фамилия;
- Имя;
- Отчество;
- Дата рождения;
- ИНН;
- СНИЛС;
- Профессия.
При вводе нового физического лица производится проверка на дублирование ФИО+Дата рождения, т.е. в базу можно ввести человека с полностью совпадающими ФИО, но даты рождения у них должны быть разные. Ведется проверка на дублирование ИНН и СНИЛС работника.
Форма ввода и редактирования физического лица имеет несколько вкладок:
- Фамилия И.О. – не редактируемый, автоматически создаваемый реквизит;
- Пол – обязательный реквизит;
- Дата рождения – обязательный реквизит;
- ИНН – индивидуальный номер налогоплательщика;
- СНИЛС – Страховой Номер Индивидуального Лицевого Счета;
- Национальность – этот и далее необязательные реквизиты;
- Склонение ФИО. Для использования в отчетных формах вводятся ФИО в трех падежах. Справа от полей предлагаются автоматически созданные варианты. При нажатии на них, они вставляются в поля;
- Профессия, Профессия вторая, вводятся из справочника;
- Фотография. По нажатию кнопки «Загрузить» выбирается на компьютере файл с фотографией;
- Пользователь системы - проставляется чекбокс, если сотруднику требуется доступ к работе в программе «Лексема».
- Автозамена инициалов - по умолчанию чекбокс включен, для автоматического приведения ФИО к правильному регистру. При включенной опции система автоматически преобразует, первую букву каждого слова ФИО — в заглавную.
- Страна, вводится из справочника, по умолчанию «Российская Федерация»;
- Индекс, определяется автоматически, после ввода адреса (необходимо сравнить с индексом, указанным физическим лицом);
- Регион (республика, область, край), вставляется из справочника. Реквизиты Регион, Район, Город, Населенный пункт, Улица связаны между собой одним справочником. Поэтому их необходимо набирать последовательно;
- Район – это район республики, области или края, выбирается из справочника только после выбора региона. Если далее следует город областного значения, то этот реквизит оставляют пустым;
- Населенный пункт. Имеется в виду населенный пункт районного значения. Вводится, если указан «Район» или «Город». Может не вводиться, если не указан «Район» и указан «Город»;
- Улица, ввод из справочника;
- № дома, ввод из справочника;
- № корпуса;
- № квартиры;
- Представление – не редактируемый реквизит, создается автоматически по введенной информации;
Во вкладке **«Документы»** вводится информация по различным документам (удостоверяющих личность, водительское удостоверение, военный билет и т.д). Сведения вводятся в виде таблицы с реквизитами:
- Вид контакта – обязательный реквизит, вводится из справочника;
- Контактный номер – обязательный реквизит;
- Примечание.
Во вкладке **«Семья»** достаточно ввести сведения о супруге и детях до 18 лет. Эти сведения носят общий характер и используются для профсоюзных дел, подарков и пр. Сведения для налогового вычета вводятся в другом месте, согласно специальному заявлению. Данные вводятся в виде таблицы с реквизитами:
Во вкладке **«Трудовые договоры»** отображается информация о заключенных трудовых договорах. При создании профиля сотрудника, информация о трудовом договоре автоматически отражается в данной вкладке, и пользователь может получить доступ к соответствующему договору, перейдя по предоставленной ссылке.
Во вкладке **«Сотрудники»** система хранит и отображает полную хронологию трудовых отношений с сотрудником, все карточки сотрудника группируются в хронологическом порядке.
Для каждого периода отображаются: ФИО, Таб.№, Организация,Подразделение, Должность, Условие приема, Территория, Период работы.
В справочник «Единицы измерения» заносятся сведения об используемых в системе единицах измерения, которые применяются для учета количественных данных в различных документах и отчетах.
### Реестр
Для просмотра реестра или создания новой Единицы измерения необходимо в Меню перейти в *Общие справочники*–*Единицы измерения*.
Откроется реестр Единиц измерения:
### Создание документа
Для создания нового документа необходимо нажать на кнопку "Создать" на верхней панели инструментов.
Чтобы открыть справочник «Обозреватель аналитик» необходимо в Меню найти документ по поиску или найти папку «Обозреватель аналитик», развернуть и открыть справочник.
Также обозреватель аналитик вызывается в справочных полях некоторых документов по кнопке , например в Аналитической форме «Остатки на складе»
Обозреватель аналитик состоит из 2 частей -- самого справочника, имеющего древовидную структуру, и правой части -- подробные сведения об аналитиках. Каждому элементу в Универсальном справочнике присваивается тип аналитики. Например, для ТМЦ -- это «Номенклатура». Типам аналитик назначен определенный перечень характеристик. При открытии справочника отображается свернутая корневая папка.
Для просмотра/поиска необходимо развернуть корневую папку и разворачивать папки далее в зависимости от того, поиск какой аналитики ведется в данный момент. Например, если необходимо найти какой-то материал, то разворачиваем папку «Номенклатура/материалы/услуги», выбираем и разворачиваем нужную ветку группы материалов и т.д., пока не будет найдена искомая аналитика.
Если неизвестно, где расположена необходимая аналитика, можно воспользоваться поиском. Для этого необходимо нажать на панели инструментов кнопку. По нажатию выйдет окно, в котором необходимо ввести данные для поиска. Если известен код, можно его ввести и сразу нажать на кнопку «Найти». Если известно только наименование, то информация вводится в поле «Имя», если в дополнение к наименованию известен тип аналитики, то можно указать эту информацию в поле «Тип аналитики» и нажать на кнопку «Найти».
Если при поиске по одному слову возвращается слишком много строк, можно вести поиск по словосочетанию, однако при вводе словосочетания между вводимыми словами рекомендуется ставить знак «%», который позволит вернуть все аналитики, которые содержат в наименовании данную комбинацию слов.
Кнопка **«Сохранить»**  - если у специалиста есть права на корректировку аналитики, все поля с правой стороны обозревателя будут активны, он может ввести корректировку и сохранить изменения по данной кнопке:
**Добавить потомка**  - данная кнопка предназначена для добавления аналитики внутри другой аналитики. Например, для того чтобы внести подпапку внутри «Видов доходов и расходов» нужно встать на папку
**Обновить**  - данная кнопка позволяет загрузить изменения в обозревателе аналитик, если, к примеру, были внесены новые аналитики другими пользователями.
**На уровень вверх**  - данная кнопка позволяет перейти на аналитику на уровень выше. К примеру, если курсор спозиционирован на какой-то номенклатуре, нажатие на кнопку «На уровень вверх» позволит перейти на «Группу номенклатур».
**Поиск**  - данная кнопка предназначена для поиска аналитики. По нажатию выйдет окно, в котором необходимо ввести данные для поиска. Если при поиске по одному слову возвращается слишком много строк, можно вести поиск по словосочетанию, однако при вводе словосочетания между вводимыми словами рекомендуется ставить знак «%», который позволит вернуть все аналитики, которые содержат в наименовании данную комбинацию слов.
