169 lines
14 KiB
Markdown
169 lines
14 KiB
Markdown
# Исходящие документы
|
||
|
||
Документооборот **исходящих документов** - это оформление документов, которые написаны в индивидуальном порядке или в ответ на входящий документ. Адресатами могут быть как частные физические лица, так и другие компании. Все виды исходящих документов оформляются на официальном документе и подлежат обязательной регистрации. Как правило, внутренние исходящие документы готовят специалисты или руководители подразделения.
|
||
|
||
Процесс обработки исходящего документа в системе может содержать этапы Разработка проекта, Согласование, Утверждение (Подписание), Подготовка к подписанию (применимо при подписании бумажного документа), Регистрация, Информирование (Ознакомление), Отправка.
|
||
|
||
Сценарий работы с исходящим документом можно посмотреть в видео или прочитать ниже:
|
||
|
||
Если исходящий документ оформляется без привязки ко входящему документу, то нужно выбрать в главном меню пункт **«Исходящие документы»**.
|
||
|
||
Откроется реестр исходящих документов за выбранный период. Кнопка «Создать» позволяет сформировать новую форму для регистрации документа.
|
||
|
||
|
||
|
||
## Вкладка "Основная"
|
||
|
||
**Для исходящего документа обычно обязательными полями являются:**
|
||
|
||
* Тип документа;
|
||
* Рег.данные - номер/от;
|
||
* Дата документа;
|
||
* На чье имя;
|
||
* Краткое содержание;
|
||
* Содержательная часть.
|
||
|
||
**Реквизиты исходящего документа**:
|
||
|
||
"Тип документа" - тип исходящего документа, выбирается из справочника [подтипов документов](../Подтипы документов/index.md). Права на заполнение справочника есть у Администратора системы. Могут быть следующие типы:
|
||
|
||
a) Выписка
|
||
b) Заявка
|
||
c) Заявление
|
||
d) Письмо
|
||
e) Повестка
|
||
f) Постановление/приказ
|
||
g) Сопроводительное письмо
|
||
h) Судебное письмо
|
||
i) Телефонограмма
|
||
j) Тендерное предложение
|
||
k) Уведомление
|
||
l) Претензия
|
||
m) Извещение
|
||
n) Определение
|
||
|
||
* "Рег.данные - номер/от:" - формируется системой автоматически. Принцип формирования регистрационного номера исходящего документа задается в настройках системы (см. [Журнал регистрации и нумерация](../Журнал регистрации/index.md)).
|
||
|
||
* "В ответ на входящий - номер/от" - номер и дата входящего документа контрагента, заполняется в случае, если исходящий документ создается в ответ на входящий документ.
|
||
|
||
* "Зарегистрировать" - кнопка регистрации документа. Регистрировать документ имеет право пользователь с определенными правами.
|
||
|
||
* "Дата регистрации" - фактическая дата регистрации документа. Заполняется автоматически при регистрации документа по кнопке "Зарегистрировать"
|
||
|
||
* "Отправить адресату" - используется , если документ является исходящим из одной организации и одновременно входящим для другой организации **внутри холдинга**. Кнопка активна на этапе **регистрации** документа. При нажатии на кнопку "История отправлений", на панели инструментов, откроется всплывающее окно с историей отправлений данного исходящего письма.
|
||
|
||
* 
|
||
|
||
В блоке **От кого**:
|
||
|
||
* "Автор" - составитель документа текущий пользователь системы.
|
||
|
||
* "Должность" - должность составителя документа.
|
||
|
||
* "Подразделение" - подразделение составителя документа.
|
||
|
||
* "Организация" - организация составителя документа.
|
||
|
||
* "Подписант" - заполняется ФИО руководителя инициатора (составителя) документа. Если документ создает руководитель подразделения, то в данном поле будет указан инициатор. Подписант автоматически подставляется в шаблон маршрута согласования.
|
||
|
||
В блоке **Кому**:
|
||
|
||
* "Контрагент" - организация, которой адресован данный документ. Заполняется значением из справочника контрагентов. Возможен поиск по части полного или краткого наименования, по ИНН. Если контрагент отсутствует в списке, то его нужно завести в справочнике [Контрагенты](../Контрагенты/index.md). Права на заполнение справочника есть у Администратора системы, юристов.
|
||
|
||
* "Контрагент (текст)" - текстовое значение в котором указывается организация, которая отсутствует в справочнике контрагентов.
|
||
|
||
* "На чье имя" - получатель документа, вводится вручную.
|
||
|
||
* "Договор" - выбирается из справочника договоров по данному контрагенту.
|
||
|
||
* "Проект" - проект, которому адресовано письмо. Заполняется значением из справочника проектов.
|
||
|
||
* "Электронная почта" - контактный электронный адрес организации-адресата, вводится вручную.
|
||
|
||
* "Телефон" - контактный электронный адрес организации-адресата, вводится вручную.
|
||
|
||
* "Краткое содержание" - краткое содержание документа, заполняется вручную.
|
||
|
||
* "Содержательная часть" - непосредственный текст документа.
|
||
|
||
* "Примечание" - свободный текст резолюции, заполняется вручную.
|
||
|
||
## Вкладка "Дополнительная"
|
||
|
||
* Журнал регистрации" - при создании документа пользователем журнал определяется автоматически в зависимости от типа документа и подразделения пользователя. Не может быть изменено. Настройка журналов регистрации происходит в документе [Журнал регистрации](../Журнал регистрации/index.md).
|
||
|
||
* Информация об уведомлении" - дополнительные комментарии к уведомлению. Вводится вручную.
|
||
|
||
* "Срочность" - срочность документа.
|
||
|
||
!!! Примечание
|
||
Для данного поля должны быть настроены соответствующий справочник в системе и шаблон маршрута в зависимости от вида срочности. Для настройки необходимо обратиться к администратору системы.
|
||
|
||
* Требуется ответ" - ставится признак, если обязательно ответное письмо. Заполняется вручную.
|
||
|
||
* Срок предоставления ответа - заполняется вручную, если есть признак "Требуется ответ".
|
||
|
||
* Ответ предоставлен в срок - заполняется вручную после получения ответного документа.
|
||
|
||
* С уведомлением" - признак, что письмо доставлено с уведомлением, вводится вручную.
|
||
|
||
## Работа с документом
|
||
|
||
**Инициатор**
|
||
|
||
1. Создает документ. Откроется форма документа «Исходящий документ»
|
||
|
||
2. Заполняет обязательные поля документа . Исходящий номер присвоится при регистрации документа.
|
||
|
||
3. Прикрепляет проект исходящего документа по кнопке «Вложения» на панели инструментов
|
||
|
||
|
||
|
||
4. Создает маршрут из шаблона по кнопке «Маршрут» на панели инструментов. Если нужно отредактировать список согласующих, то вносит или удаляет их вручную с помощью кнопок управления маршрутом («Этап, участник», «Участник», «Удалить»). Более подробно работа с маршрутами описана в разделе [Как отредактировать маршрут?](../../Работа с маршрутами/).
|
||
|
||
|
||
|
||
5. По кнопке «Отправить» в маршруте документа отправляет проект документа на согласование.
|
||
|
||
**Согласующее лицо** (может быть несколько) - участник маршрута с видом действия «Согласовать». Переходит в проект исходящего документа, проверяет и отправляет далее по маршруту.
|
||
|
||
**Регистратор** с видом действия «**Зарегистрировать»**.
|
||
|
||
1. Регистрирует документ, нажав кнопку **«Зарегистрировать»,** при этом документу присваивается номер и фиксируется дата регистрации.
|
||
|
||
|
||
|
||
2. Отправляет письмо на электронную почту.
|
||
|
||
3. Нажимает кнопку «**Отправить»** в маршруте документа, при этом если есть список на ознакомление, то документ поступает соответствующим лицам, в противном случае маршрут завершается.
|
||
|
||
Возможные действия с документом:
|
||
|
||
a) Согласовать
|
||
b) Зарегистрировать
|
||
c) Ознакомиться
|
||
d) Подписать
|
||
e) Отправить
|
||
|
||
Статусы документа:
|
||
a) Согласован
|
||
b) Зарегистрирован
|
||
c) Ознакомлен
|
||
d) Подписан
|
||
e) Отправлен
|
||
|
||
Если документ является исходящим из одной организации и одновременно входящим для другой организации **внутри холдинга**, регистратор нажимает кнопку **«Отправить адресату»**. При этом автоматически
|
||
создается карточка документа в реестре входящих у компании-получателя, а сотруднику на почту уходит уведомление.
|
||
<!-- ## Создание исходящего документа из входящего документа
|
||
|
||
В системе существует возможность формирования исходящего письма в ответ на входящее.
|
||
|
||
|
||
|
||
Откроется форма документа «Исходящий документ». Автоматически заполняются поля «В ответ на входящий номер», «Дата», «Инициатор», «Кому», «Краткое содержание», «Содержательная часть». При необходимости их можно редактировать. Заполнить поле «Тип документа».
|
||
|
||
|
||
|
||
Обработка исходящего документа, созданного из входящего документа, производится по той же схеме, что и обработка исходящего документа, созданного без привязки ко входящему документу.
|
||
|
||
В Системе предусмотрена печать шаблона печатной формы исходящего документа на основании полей карточки. --> |