ecm-user-manuals/docs/User manuals/Исходящий документ/index.md

Исходящие документы

Документооборот исходящих документов - это оформление документов, которые написаны в индивидуальном порядке или в ответ на входящий документ. Адресатами могут быть как частные физические лица, так и другие компании. Все виды исходящих документов оформляются на официальном документе и подлежат обязательной регистрации. Как правило, внутренние исходящие документы готовят специалисты или руководители подразделения.

Процесс обработки исходящего документа в системе может содержать этапы Разработка проекта, Согласование, Утверждение (Подписание), Подготовка к подписанию (применимо при подписании бумажного документа), Регистрация, Информирование (Ознакомление), Отправка.

Сценарий работы с исходящим документом можно посмотреть в видео или прочитать ниже:

Если исходящий документ оформляется без привязки ко входящему документу, то нужно выбрать в главном меню пункт «Исходящие документы».

Откроется реестр исходящих документов за выбранный период. Кнопка «Создать» позволяет сформировать новую форму для регистрации документа.

Вкладка "Основная"

Для исходящего документа обычно обязательными полями являются:

• Тип документа;
• Рег.данные - номер/от;
• Дата документа;
• На чье имя;
• Краткое содержание;
• Содержательная часть.

Реквизиты исходящего документа:

"Тип документа" - тип исходящего документа, выбирается из справочника [подтипов документов](../Подтипы документов/index.md). Права на заполнение справочника есть у Администратора системы. Могут быть следующие типы:

a)	Выписка
b)	Заявка
c)	Заявление
d)	Письмо
e)	Повестка
f)	Постановление/приказ
g)	Сопроводительное письмо
h)	Судебное письмо
i)	Телефонограмма
j)	Тендерное предложение
k)	Уведомление
l)	Претензия
m)	Извещение
n)	Определение

• "Рег.данные - номер/от:" - формируется системой автоматически. Принцип формирования регистрационного номера исходящего документа задается в настройках системы (см. [Журнал регистрации и нумерация](../Журнал регистрации/index.md)).

• "В ответ на входящий - номер/от" - номер и дата входящего документа контрагента, заполняется в случае, если исходящий документ создается в ответ на входящий документ.

• "Зарегистрировать" - кнопка регистрации документа. Регистрировать документ имеет право пользователь с определенными правами.

• "Дата регистрации" - фактическая дата регистрации документа. Заполняется автоматически при регистрации документа по кнопке "Зарегистрировать"

• "Отправить адресату" - используется , если документ является исходящим из одной организации и одновременно входящим для другой организации внутри холдинга. Кнопка активна на этапе регистрации документа. При нажатии на кнопку "История отправлений", на панели инструментов, откроется всплывающее окно с историей отправлений данного исходящего письма.

• 

В блоке От кого:

• "Автор" - составитель документа текущий пользователь системы.

• "Должность" - должность составителя документа.

• "Подразделение" - подразделение составителя документа.

• "Организация" - организация составителя документа.

• "Подписант" - заполняется ФИО руководителя инициатора (составителя) документа. Если документ создает руководитель подразделения, то в данном поле будет указан инициатор. Подписант автоматически подставляется в шаблон маршрута согласования.

В блоке Кому:

• "Контрагент" - организация, которой адресован данный документ. Заполняется значением из справочника контрагентов. Возможен поиск по части полного или краткого наименования, по ИНН. Если контрагент отсутствует в списке, то его нужно завести в справочнике Контрагенты. Права на заполнение справочника есть у Администратора системы, юристов.

• "Контрагент (текст)" - текстовое значение в котором указывается организация, которая отсутствует в справочнике контрагентов.

• "На чье имя" - получатель документа, вводится вручную.

• "Договор" - выбирается из справочника договоров по данному контрагенту.

• "Проект" - проект, которому адресовано письмо. Заполняется значением из справочника проектов.

• "Электронная почта" - контактный электронный адрес организации-адресата, вводится вручную.

• "Телефон" - контактный электронный адрес организации-адресата, вводится вручную.

• "Краткое содержание" - краткое содержание документа, заполняется вручную.

• "Содержательная часть" - непосредственный текст документа.

• "Примечание" - свободный текст резолюции, заполняется вручную.

Вкладка "Дополнительная"

• Журнал регистрации" - при создании документа пользователем журнал определяется автоматически в зависимости от типа документа и подразделения пользователя. Не может быть изменено. Настройка журналов регистрации происходит в документе [Журнал регистрации](../Журнал регистрации/index.md).

• Информация об уведомлении" - дополнительные комментарии к уведомлению. Вводится вручную.

• "Срочность" - срочность документа.

!!! Примечание Для данного поля должны быть настроены соответствующий справочник в системе и шаблон маршрута в зависимости от вида срочности. Для настройки необходимо обратиться к администратору системы.

• Требуется ответ" - ставится признак, если обязательно ответное письмо. Заполняется вручную.

• Срок предоставления ответа - заполняется вручную, если есть признак "Требуется ответ".

• Ответ предоставлен в срок - заполняется вручную после получения ответного документа.

• С уведомлением" - признак, что письмо доставлено с уведомлением, вводится вручную.

Работа с документом

Инициатор

1. Создает документ. Откроется форма документа «Исходящий документ»

2. Заполняет обязательные поля документа . Исходящий номер присвоится при регистрации документа.

3. Прикрепляет проект исходящего документа по кнопке «Вложения» на панели инструментов

4. Создает маршрут из шаблона по кнопке «Маршрут» на панели инструментов. Если нужно отредактировать список согласующих, то вносит или удаляет их вручную с помощью кнопок управления маршрутом («Этап, участник», «Участник», «Удалить»). Более подробно работа с маршрутами описана в разделе [Как отредактировать маршрут?](../../Работа с маршрутами/).

5. По кнопке «Отправить» в маршруте документа отправляет проект документа на согласование.

Согласующее лицо (может быть несколько) - участник маршрута с видом действия «Согласовать». Переходит в проект исходящего документа, проверяет и отправляет далее по маршруту.

Регистратор с видом действия «Зарегистрировать».

1. Регистрирует документ, нажав кнопку «Зарегистрировать», при этом документу присваивается номер и фиксируется дата регистрации.

2. Отправляет письмо на электронную почту.

3. Нажимает кнопку «Отправить» в маршруте документа, при этом если есть список на ознакомление, то документ поступает соответствующим лицам, в противном случае маршрут завершается.

Возможные действия с документом:

a)	Согласовать
b)	Зарегистрировать
c)	Ознакомиться
d)	Подписать
e)	Отправить

Статусы документа: a) Согласован b) Зарегистрирован c) Ознакомлен d) Подписан e) Отправлен

Если документ является исходящим из одной организации и одновременно входящим для другой организации внутри холдинга, регистратор нажимает кнопку «Отправить адресату». При этом автоматически создается карточка документа в реестре входящих у компании-получателя, а сотруднику на почту уходит уведомление.