borishof-manuals/docs/User manuals/СЭД/Работа со вложениями/Работа со вложениями.md

# Работа с вложениями

Система предусматривает прикрепление файлов к карточке документов. Для этого находясь внутри документа нужно нажать кнопку «Вложения» на панели инструментов.

![Рисунок Панель инструментов](media/image28.png)

Откроется окно для прикрепления, удаления, просмотра вложенных файлов.

![Вложения к документу](media/Снимок1.png)         

Кнопка "Добавить вложения" вызывает диалоговое окно для выбора файла. Можно выбрать несколько файлов, далее нажать на кнопку "Открыть"/"Open"

![Рисунок Работа со вложениями](media/Снимок10.png)         

Выбранные файлы отобразятся в табличной части в окне «Вложения к документу»

![Рисунок Отображение вложений](media/Снимок2.png)         

Для удаления ошибочно прикрепленных файлов нужно отметить файл в крайней левой колонке и нажать кнопку «Удалить выделенные».

Пользователи, имеющие доступ к документу, могут скачать все файлы в один архив по кнопке «Скачать архив».

Также возможность скачать архив документов вместе с сертификатами электронных подписей всех подписантов, которые участвовали в маршруте, а также отчетной формой по согласованию документа, по кнопке "Скачать архив с ЭП".

Печатная форма документа будет сформирована при условии, что во вложении находятся файлы. При отсутствии вложений, печатная форма формироваться не будет.

При нажатой кнопке "Показать все версии" в списке вложений будут отображены все вложенные файлы. Если кнопку нажать повторно – отображается свернутый список по названиям файлов. 

<!-- При раскрытии строки "Отправка почты" можно настроить отправку вложений на сторонний ящик

![Рисунок Отправка вложений на сторонний ящик](media/image32.png)          -->

**После отправления документа по маршруту вложения удалять нельзя!**

Программа запрещает удалять файлы, вложенные другими участниками.

Также программа запрещает удалять собственные вложения, если они были сделаны на одном из предыдущих этапов.

## Версионность файлов

Первый файл добавляется во вложения без запроса контроля версий.<br/>
Затем по кнопке "Добавить вложение" появляется новое окно, в котором необходимо выбрать действие. Для добавления нового файла - нажать кнопку "Новый документ".<br/>
![Снимок3](media/Снимок11.png)         

Если нужно внести новую версию файла, необходимо: <br/>
1.	выбрать документ <br/>
2.	нажать кнопку *"Версия существующего документа"*. <br/>
Название файла заменяется на название выбранного файла.<br/>
В колонке Версия появится следующая цифра, для второй версии это *2*.<br/>
Старая версия при этом не удаляется, остается в системе, ее можно увидеть по кнопке "Показать все версии".<br/>
![Снимок5](media/Снимок3.png)         

![Снимок](media/Снимок.png)         

Если нужно добавить новый документ, не продолжая цепочку версий, нажимаем на кнопку Новый документ.

Если вкладываем файл, с тем же названием, который уже был во вложениях, но при этом выбираем вариант **«Новый документ»**, то файл добавится во вложения с тем же названием с добавлением текущей дата.
![Снимок](media/Снимок6.png)         

При выборе кнопки **Прочие документы** файл добавится во вложения с тем же названием и в колонке *Категория вложения* - Прочие. Прочие документы не версионируются. <br/>
![Снимок](media/Снимок7.png)         

На этапе **«Размещение оригинала»** необходимо вкладывать файлы по кнопке **Оригинал**. Файл добавится во вложения с тем же названием, в колонке *Оригинал* установится признак и в колонке *Категория документа* - Подписанный документ.<br/>
![Снимок](media/Снимок8.png)         

При выборе кнопки **«Показать версии»** - пользователь может просмотреть все вложения по документу. При повторном нажатии кнопки, первоначальные версии скрываются из виду.
![Снимок](media/Снимок9.png)         

По документам на согласование, по которым будет выпускаться финальная версия, в колонке *Категория вложения* не будет значения. То есть администратор договоров сформирует финальный файл со штампом «Согласовано СЭД Лексема» к последним версиям файлов, у которых в колонке *Категория вложения* не выбрано значение.

## Архив документов

Скачать вложенные в документы файлы можно в документе **Архив документов**. Для этого нужно перейти в меню Документооборот -> Анализ и отчетность -> Архив документов. Откроется форма документа:

![Рисунок 14 Архив документов](media/image102.png)         

Чтобы настроить фильтры нужно раскрыть настройку параметров поиска:

![Рисунок 15 Настройка параметров поиска](media/image103.png)         

Настроить фильтры можно по:

   - способу формирования архива;
   - периоду документа;
   - типу документа;
   - типу вложения;
   - проекту;
   - работнику;
   - контрагенту;
   - договору.

В зависимости от выбранного фильтра в "Способ формирования архива" формируется архив кадровых документов

* Документы для РВР - формируются оригиналы документов и КЭП. Например выберем "Заявление от сотрудника №122" и нажмем "Скачать архив с ЭП";

![](media/image111.png)         

Скачается архив, в котором будут находиться оригиналы документов и КЭП;

![](media/image112.png)         

* Все из маршрута - формируется оригинал документа, отчет по подписанию (ознакомлению, исполнению) и отчет по подписанию данного документа работниками . Скачаем архив с ЭП по тому же заявлению от сотрудника №122;
  
![](media/image111.png)         

Скачается архив, в котором будут находиться оригиналы документов и отчеты по подписанию;

![](media/image113.png)         

* Подписано работником -  формируется оригинал документа, отчет по подписанию (ознакомлению, исполнению) и подпись выбранных сотрудников. Для формирования необходимо выбрать как минимум одного сотрудника(допускается выбирать нескольких);

![](media/image114.png)         

Нужно выбрать любое заявление и нажать "Скачать архив с ЭП". Скачается архив в котором будут находиться оригинал заявления, отчет по подписанию и ОНЭП сотрудника.

![](media/image115.png)         

Можно выбрать несколько значений по одному фильтру. Например, если нужен архив по нескольким типам документов, то их надо по очереди выбирать в поле "Тип документа". Выбранные типы документов отразятся в таблице "Множественный фильтр по аналитикам". Лишние фильтры можно удалить, отметив галочкой и нажав на кнопку "Удалить".

![Рисунок 16 Множественный фильтр по аналитикам](media/image104.png)

Если нужно выгрузить архив за период по всем документам, то нужно указать только период.

По кнопке **Сформировать** на панели инструментов загрузятся документы, удовлетворяющие заданным фильтрам.
В информационном сообщении система покажет количество загруженных элементов:

![Рисунок 17 Информационное сообщение](media/image105.png)

Чтобы скачать архив документов нужно отметить документы в табличной части и нажать кнопку **Скачать архив** на панели инструмента.

![Рисунок 18 Скачивание архива](media/image107.png)         

В папке "Загрузки" (Downloads) создастся папка с архивом вложений

![Рисунок 19 Папка с архивом вложений](media/image108.png)

Аналогично скачивается архив документов с ЭП. Только при этом для каждого документа создается отдельная папка

![Рисунок 19 Папка с архивом вложений](media/image109.png)

Если в документе имеются этапы, не подписываемые ЭП (были использованы любые статусы, отличные от Подписан ЭП, Отказ ЭП, Отказ ЭП аннулирован , Подписан КЭП, Отказ КЭП, Отказ КЭП аннулирован), то в отчете с водяным знаком в поле "Период действия сертификата" будет пусто, а в поле "Сертификат" будет указано "Простая электронная подпись"(ПЭП). 

![Рисунок 20 Отчет с водяным знаком](media/image110.png)

Отчетная форма документа генерируется в формате pdf/a - 1. Удостовериться, что формат созданного файла действительно pdf/a-1 можно с помощью [онлайн сервиса](https://avepdf.com/ru/pdfa-validation)