13 KiB
Работа с вложениями
Система предусматривает прикрепление файлов к карточке документов. Для этого находясь внутри документа нужно нажать кнопку «Вложения» на панели инструментов.
Откроется окно для прикрепления, удаления, просмотра вложенных файлов.
Кнопка "Добавить вложения" вызывает диалоговое окно для выбора файла. Можно выбрать несколько файлов, далее нажать на кнопку "Открыть"/"Open"
Выбранные файлы отобразятся в табличной части в окне «Вложения к документу»
Для удаления ошибочно прикрепленных файлов нужно отметить файл в крайней левой колонке и нажать кнопку «Удалить выделенные».
Пользователи, имеющие доступ к документу, могут скачать все файлы в один архив по кнопке «Скачать архив».
Также возможность скачать архив документов вместе с сертификатами электронных подписей всех подписантов, которые участвовали в маршруте, а также отчетной формой по согласованию документа, по кнопке "Скачать архив с ЭП".
Печатная форма документа будет сформирована при условии, что во вложении находятся файлы. При отсутствии вложений, печатная форма формироваться не будет.
При нажатой кнопке "Показать все версии" в списке вложений будут отображены все вложенные файлы. Если кнопку нажать повторно – отображается свернутый список по названиям файлов.
После отправления документа по маршруту вложения удалять нельзя!
Программа запрещает удалять файлы, вложенные другими участниками.
Также программа запрещает удалять собственные вложения, если они были сделаны на одном из предыдущих этапов.
Версионность файлов
Первый файл добавляется во вложения без запроса контроля версий.
Затем по кнопке "Добавить вложение" появляется новое окно, в котором необходимо выбрать действие. Для добавления нового файла - нажать кнопку "Новый документ".
Если нужно внести новую версию файла, необходимо:
- выбрать документ
- нажать кнопку "Версия существующего документа".
Название файла заменяется на название выбранного файла.
В колонке Версия появится следующая цифра, для второй версии это 2.
Старая версия при этом не удаляется, остается в системе, ее можно увидеть по кнопке "Показать все версии".
Если нужно добавить новый документ, не продолжая цепочку версий, нажимаем на кнопку Новый документ.
Если вкладываем файл, с тем же названием, который уже был во вложениях, но при этом выбираем вариант «Новый документ», то файл добавится во вложения с тем же названием с добавлением текущей дата.
При выборе кнопки Прочие документы файл добавится во вложения с тем же названием и в колонке Категория вложения - Прочие. Прочие документы не версионируются.
На этапе «Размещение оригинала» необходимо вкладывать файлы по кнопке Оригинал. Файл добавится во вложения с тем же названием, в колонке Оригинал установится признак и в колонке Категория документа - Подписанный документ.
При выборе кнопки «Показать версии» - пользователь может просмотреть все вложения по документу. При повторном нажатии кнопки, первоначальные версии скрываются из виду.
По документам на согласование, по которым будет выпускаться финальная версия, в колонке Категория вложения не будет значения. То есть администратор договоров сформирует финальный файл со штампом «Согласовано СЭД Лексема» к последним версиям файлов, у которых в колонке Категория вложения не выбрано значение.
Архив документов
Скачать вложенные в документы файлы можно в документе Архив документов. Для этого нужно перейти в меню Документооборот -> Анализ и отчетность -> Архив документов. Откроется форма документа:
Чтобы настроить фильтры нужно раскрыть настройку параметров поиска:
Настроить фильтры можно по:
- способу формирования архива;
- периоду документа;
- типу документа;
- типу вложения;
- проекту;
- работнику;
- контрагенту;
- договору.
В зависимости от выбранного фильтра в "Способ формирования архива" формируется архив кадровых документов
- Документы для РВР - формируются оригиналы документов и КЭП. Например выберем "Заявление от сотрудника №122" и нажмем "Скачать архив с ЭП";
Скачается архив, в котором будут находиться оригиналы документов и КЭП;
- Все из маршрута - формируется оригинал документа, отчет по подписанию (ознакомлению, исполнению) и отчет по подписанию данного документа работниками . Скачаем архив с ЭП по тому же заявлению от сотрудника №122;
Скачается архив, в котором будут находиться оригиналы документов и отчеты по подписанию;
- Подписано работником - формируется оригинал документа, отчет по подписанию (ознакомлению, исполнению) и подпись выбранных сотрудников. Для формирования необходимо выбрать как минимум одного сотрудника(допускается выбирать нескольких);
Нужно выбрать любое заявление и нажать "Скачать архив с ЭП". Скачается архив в котором будут находиться оригинал заявления, отчет по подписанию и ОНЭП сотрудника.
Можно выбрать несколько значений по одному фильтру. Например, если нужен архив по нескольким типам документов, то их надо по очереди выбирать в поле "Тип документа". Выбранные типы документов отразятся в таблице "Множественный фильтр по аналитикам". Лишние фильтры можно удалить, отметив галочкой и нажав на кнопку "Удалить".
Если нужно выгрузить архив за период по всем документам, то нужно указать только период.
По кнопке Сформировать на панели инструментов загрузятся документы, удовлетворяющие заданным фильтрам. В информационном сообщении система покажет количество загруженных элементов:
Чтобы скачать архив документов нужно отметить документы в табличной части и нажать кнопку Скачать архив на панели инструмента.
В папке "Загрузки" (Downloads) создастся папка с архивом вложений
Аналогично скачивается архив документов с ЭП. Только при этом для каждого документа создается отдельная папка
Если в документе имеются этапы, не подписываемые ЭП (были использованы любые статусы, отличные от Подписан ЭП, Отказ ЭП, Отказ ЭП аннулирован , Подписан КЭП, Отказ КЭП, Отказ КЭП аннулирован), то в отчете с водяным знаком в поле "Период действия сертификата" будет пусто, а в поле "Сертификат" будет указано "Простая электронная подпись"(ПЭП).
Отчетная форма документа генерируется в формате pdf/a - 1. Удостовериться, что формат созданного файла действительно pdf/a-1 можно с помощью онлайн сервиса