В «Lexema-ERP» ведется учет движения персонала, включая учет кадров по основному месту работы и по совместительству. Модуль позволяет хранить и обновлять личную информацию сотрудника с момента его поступления на работу до момента его увольнения, а также хранить информацию о бывших сотрудниках предприятия. Также обеспечивается формирование унифицированных форм по труду.
**Функциональный состав модуля:**
- Ведение личных карточек сотрудников по форме Т-2, Т-2ВУС (основные данные сотрудника, адресные и паспортные данные, сведения о семье, предыдущие места работы и сведения о трудовом стаже, образовании, воинской обязанности, данные о вычетах и т.п.);
- Учет всех кадровых перемещений: прием, перевод, увольнение; каждый приказ привязан к личной карточке сотрудника, для которого он был создан, и может являться инициатором изменений каких-либо данных о сотруднике в личной карточке.
- Формирование документов/приказов на каждого сотрудника (все виды приказов по личному составу: о приеме на работу (Унифицированная форма Т-1, Т-1а), о переводе (форма Т-5, Т-5а), о предоставлении отпуска (форма Т-6, Т-6а), об изменении режима работы, награждении, увольнении (форма Т-8, Т-8а) и др., трудовой договор, дополнительные соглашения в трудовым договорам) и печать этих документов/приказов;
- Настройка ограниченного доступа пользователей к разного рода информации в Личной карточке сотрудника.
- Минимизация ошибок ввода данных о сотрудниках за счет поддержки системы справочников, соответствующих ГОСТ и ФСИН.
## Трудовые договоры
Трудовой договор – это соглашение между работодателем и сотрудником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить сотруднику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а сотрудник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию в интересах, под управлением и контролем работодателя, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.
Эти же реквизиты заполняются в форме ввода. Есть возможность по кнопке «Печать» распечатать типовой договор, сохранить во «Вложении» подписанный документ.
Для нумерации Трудовых договоров (подключение/отключение прирсваивания номеров), необходимо зайти в реестр "Контрагенты", выбрать необходимую организацию, далее во вкладке "Доп.реквизиты" в поле "Нумерация трудовых договоров", поставить или убрать галку, сохранить документ.
Если галка не стоит - нумерации в ТД не будет, если галку установить, то ТД будет автоматически присваиваться порядковый номер, при сохранении документа.
Для проставления префикса к ТД, необходимо зайти в реестр "Виды документов по учету труда и неявкам", выбрать документ "Трудовой договор", внутри документа прописать или удалить префикс, сохранить документ.
После всех настроек, в Трудовой договор подтягивается/не подтягивается номер и префекс
Приказ о приеме на работу — это первичный документ кадрового учета. Приказ о приеме на работу оформляется на основании сведений, указанных в трудовом договоре работника. Его содержание должно быть идентичным подписанному соглашению о труде.
Документом регистрируется прием на работу работников организаций, а также размеры оплаты труда работников – оклады.
Одно и то же физическое лицо может быть оформлено работником нескольких организаций информационной базы, но основное место работы у него может быть лишь в одной из них; в других же организациях работник должен быть оформлен как внешний совместитель. Работник может быть принят на работу в ту же организацию второй раз, но уже как внутренний совместитель.
В панели инструментов в документе «Физические лица», наряду со стандартными кнопками, имеется кнопка «Создать сотрудника». Она предназначена для создания нового сотрудника с использованием данных физического лица. После нажатия программа предлагает выбрать статус создаваемого сотрудника:
Автоматически напротив документов «Приказа о приеме на работу» и «Трудового договора» стоят галочки и введены даты документов (при необходимости можно подкорректировать даты и выбрать нужные документы).
- Приказ подписан – флаг. Галка проставляется при реально подписанном приказе;
- Условия приема. Вводятся из справочника согласно подписанному договору;
- Краткое содержание – текстовое поле;
- Примечание – текстовое поле.
Приказ может быть составлен на несколько сотрудников, если у них совпадают ключевые реквизиты: дата и условия приема на работу. В табличной части вводятся:
- Сотрудник – ФИО и Табельный № - вводятся при создании сотрудника;
- Подразделение – назначенное место работы;
- Должность – вводится из справочника – штатного расписания;
- Территория – указывается, если производственный участок расположен на нескольких территориях;
- Ставка – коэффициент рабочей нагрузки;
- Основная оплата – вид по справочнику и сумма;
- Надбавка – вид и сумма;
- Период работы – две даты, начала и окончания работы на предприятии;
- Вид графика работы – из справочника, согласно договору;
- Номер трудового договора;
- Испытательный срок, согласно договору;
- Характер работы – из справочника, согласно договору;
Для того чтобы в печатную Формы: Т-1 (Приказ о приеме на работу, pdf), Т-1 (Приказ о приеме на работу, word) в поле (условия приема на работу, характер работы) подставлялась вся необходимая информация, необходимо сделать следующую настройку:
1. Условие приема подтягивается в печатную форму из шапки документа "Приказ о приеме на работу";
2. Характер работы подтягивается в печатную форму из документа "Приказ о приеме на работу" в детальной части таблицы, столбец "Характер работы"
3.В документе "Приказ о приеме на работу" если в детальной части таблицы, заполнен столбец "Краткое содержание", то данный текст подтягивается следующим по очереди (в данное поле можно вносить информацию по временному исполнению обязанностей, за сотрудника, за кем согласно ТК РФ сохраняется место);
4. Режим рабочего времени тянется из документа "Вид графиков" из поля "Примечание", по каждому графику нужно заполнить свой режим рабочего времени
5. Данные об инвалидности тянутся из карточки "Физического лица" из вкладки "Особая категория", из столбца "Вид"
После заполнения всех нужных полей, документ необходимо сохранить и подписать. Вся заполненная информация, подтягивается в печатную форму Т-1
Работник или Сотрудник — субъект трудового права, физическое лицо, работающее по трудовому договору у работодателя и получающее за это заработную плату. Правовое положение работника определяется трудовым законодательством, трудовым и коллективным договорами, локальными нормативными актами организации. Работник имеет права и несет обязанности, установленные трудовым законодательством страны.
Данные реестра можно фильтровать стандартным способом, вводя данные в поля шапок таблицы. Данных по сотруднику много, они располагаются в нескольких вкладках.
- Физическое лицо, Ф.И.О. и Фамилия И.О. вставляются в момент первоначальной регистрации физического лица в базе «Сотрудники»;
- Статус сотрудника – заполняется автоматически при отметке о подписании приказа о приеме;
-Таб.№ и Подразделение – заполняются автоматически при первоначальной регистрации физического лица в базе «Сотрудники»;
- Прием: дата, по документу – заполняется автоматически при отметке о подписании приказа о приеме;
- Увольнение: дата, по документу – заполняется автоматически при отметке о подписании приказа об увольнении;
- Счет затрат, Аналитика затрат – выбираются из справочников;
- Должность, Территория, Трудовой договор, Совместитель, Испытательный срок, Вид трудовых отношений, Характер работы – автоматически заполняются после ввода этих сведений в приказ о приеме на работу;
- Вид исполнителя – заполняется из справочника;
- Прежнее место работы – заполняется из справочника, предварительно оно должно быть введено в справочник «Контрагенты»;
- Материально-ответственный, Член профсоюза – флаги, которые при необходимости надо поднять (поставить галочки).
- Банк для перечислений - выбирается банк, на который будет перечисляться Заработная плата.
- Дата перехода на КЭДО и дата отказа от КЭДО. Если в проекте применяется система кадрового электронного документооборота (далее КЭДО), то сотруднику необходимо принять решение о согласии или отказе от использования этой системы. Если сотрудник дал согласие то в поле "Дата перехода на КЭДО" указывается дата согласия. На проекте возможно настроить, чтобы при незаполненной дате перехода, у данного сотрудника будет стоять запрет на создание документов в системе, а также ему не будут поступать различные документы на ознакомление. Для настройки необходимо обратиться к администратору системы. Если сотрудник отказался от работы в системе КЭДО то в поле "Дата отказа на КЭДО" указывается дата отказа.
Все изменения в работе и оплате труда сотрудника фиксируются во вкладке "Перемещения". Записи создаются автоматически при создании документов Приказов о: приеме, перемещении, увольнении и прочих. Данные в таблице не редактируются.
Стажи исчисляются по разным правилам, их существует несколько видов: общий, непрерывный, дающий право на… и т.д. Вид стажа выбирается из справочника. Сам стаж исчисляется на какую-либо дату в полных годах + месяцах + днях. Для расчетов используются записи трудовой книжки. Сведения о стаже фиксируются во вкладке «Стаж работы».
На вкладке «Аттестации» вносится информация об аттестации работников на предприятии. Аттестация - это проверка соответствия уровня знаний и квалификации занимаемым должностям. Аттестация работников — это эффективный способ отсеивания неквалифицированных кадров и повышения производительности труда. Цели аттестации персонала:
- проверка результатов трудовой деятельности сотрудника;
- изучение коммуникабельности работника и способ его мотивации;
- повышение качества работы кадровой службы;
- выявление успешных сотрудников для повышения их в должности и других способов поощрения;
- выявление кандидатов на понижение в должности или увольнение.
В таблицу вкладки «Квалификации» вводится информация об обучении сотрудника в средне-специальных и высших учебных заведениях, а также курсах повышения квалификации. Вводятся следующие реквизиты:
- Даты начала и окончания обучения;
- Вид повышения квалификации;
- Образовательное обучение;
- Документ, подтверждающий факт обучения (наименование, серия, номер, дата);
- Основание.
Профессиональная переподготовка – получение компетенций, необходимых для выполнения нового вида профессиональной деятельности.
Все отпуска взятые сотрудником фиксируются во вкладке "Отпуска". Записи создаются автоматически при создании документов Отпуска и Отпуска без сохранения заработной платы. Данные в таблице не редактируются.
- Документ - в данном столбце размещены документы по отпускам, с кликабельной ссылкой (при нажатии на документ, открывается оформленный приказ по данному сотруднику);
- Номер документа - присвоенный при сохранении документа;
- Дата - создания документа;
- Статус - показывает учтеный документ или нет;
- Период работы – за который берется оплачиваемый отпуск, в остальных период не заполняется;
- Период отпуска - отображаются дни "с"/"по";
- Вид отпуска – отображается наименование отпуска, который был взят сотрудником;
За образцовое выполнение трудовых обязанностей, повышение производительности труда, улучшение качества продукции, продолжительную и безупречную работу, новаторство в труде и за другие достижения в работе применяются следующие поощрения:
Во вкладку «Поощрения» вводятся следующие реквизиты:
- Наименование награды (поощрения);
- Наименование, номер, дата документа, подтверждающего выдачу поощрения;
- Даты начала и окончания периода действия поощрения;
- Для начисления – сумма поощрения. Если предусмотрена, например, выдача ежемесячной премии, проставляется галка «Ежемесячно»;
- Примечание.
Взыскание — мера наказания за нарушение служебной дисциплины или каких-либо обязательств. Нарушение трудовой дисциплины, т.е. неисполнение по вине работника возложенных на него трудовых обязанностей, влечет за собой применение мер дисциплинарного взыскания:
- замечание;
- выговор;
- увольнение на соответствующих основаниях.
Если неправомерные действия работника привели к материальному ущербу, это может повлечь обязанность его возмещения.
Медицинское обследование сотрудника - это обязательная или регулярная процедура, при которой медицинский специалист проводит обследование работника, чтобы оценить его здоровье и способность выполнять определенные рабочие обязанности. Целью медицинского осмотра сотрудника является: оценка здоровья, определение способности к работе, профилактика заболеваний и травм, соблюдение законодательства. Данные во вкладку подтягиваются из Приказов о прохождении мед. осмотра.
Во вкладке "Прочее" отражаются все остальные приказы по сотрудникам
Если по должности сотруднику полагается выдача спецодежды, для него указываются размеры одежды, обуви, головного убора и др. на вкладке «Спецодежда». Данные о размере указываются при приеме на работу или при изменении размеров сотрудника. По размерам спецодежды подбирается спецодежда на складе.
Изменения сведений о работнике – кадровые перемещения, новые условия оплаты труда, увольнение работника – также вводятся документами. В программе регистрируется все изменения для каждого работника: прием на работу и служебные перемещения, вплоть до увольнения.
Перевод — это постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором он работает (если подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем (ст. 72.1 ТК РФ).
Переводом не считается и не требует согласия работника:
- перемещение егоу того же работодателя на другое рабочее место;
- перемещение его в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности;
- поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения условий трудового договора.
- Переводом не считается и то обстоятельство, если структурное подразделение, в котором трудится работник, не указано в трудовом договоре.
Все переводы делятся на:
- временные,
- постоянные,
- переводы, осуществляемые в обязательном порядке.
В свою очередь, временные переводы можно разделить на осуществляемые с согласия работника и переводы без согласия.
На панели инструментов есть кнопки «Печать» - для распечатки приказа.
И «Операции» - для быстрого доступа к справочникам и работы с ними, при нажатии открывается справочник "Причины переводов/перемещений" для быстрой работы с ним.
## Приказы об окончании временных переводов
Приказ об окончании временных переводов - это документ, который оформляется в организации или компании для фиксации окончания временных переводов сотрудников. Трудовые отношения с переведенным сотрудником не прекратятся, а только утратит силу соглашение, согласно которому переведенный сотрудник временно исполнял обязанности основного сотрудника, и вновь начнут действовать условия ранее заключенного трудового договора о выполнении работы по должности, которую выполнял временный сотрудник до перевода.
В реестре приказов о переводе представлены реквизиты:
- Номер приказа;
- Дата приказа;
- Приказ подписан – флаг. Строка при статусе «Подписан» окрашивается в желтый цвет;
- Список работников по приказу;
- Краткое содержание;
- Примечание.
На панели инструментов есть кнопка «Период», сее помощью можно установить период просмотра.
Пример заполненного документа "Приказ об окончании временных переводов" выглядит следующим образом:
- Прежнее назначение – должность в подразделении, территория, дата;
- Период перемещения - дата начала, дата конца;
- Фактическая дата конца назначения;
- Территория перемещения – указывается, если производственный участок расположен на нескольких территориях;
- Код штатной единицы;
- Штатное расписание;
- Код назначения.
На панели инструментов есть кнопки «Печать» - для распечатки приказа.
«Операции» - для быстрого доступа к справочникам и работы с ними. «Заполнить», «Дополнить» - для заполнения таблицы полным составом подразделения, дополнением ранее не введенных.
Рассматриваемый документ необходим для обеспечения правомерности изменения режима рабочего времени сотрудников компании. Такое изменение режима в общем случае должно быть согласовано посредством издания и подписания внутрикорпоративных актов, предполагающих внесение соответствующих изменений в трудовой договор или правила внутреннего распорядка.
Основанием для одностороннего изменения режима работы сотрудников, в соответствии со ст. 74 ТК РФ, могут быть изменения организационных либо технологических условий трудовой деятельности работников фирмы. При этом работодатель вправе издать приказ, содержащий разъяснения касательно объективных причин изменений в графике работы сотрудников.
Если же работодатель не может воспользоваться основаниями, указанными в ст. 74 ТК РФ, то для корректировки графика работы ему обязательно нужно получить согласие сотрудников, которых она касается. Если данное согласие предоставлено не будет, то издавать приказ, изменяющий рабочий график, работодатель не имеет права.
В том случае, если имеет место изменение графика работы по инициативе работника, то основанием для издания аналогичного приказа будет служить заявление самого инициатора, то есть работника.
Прежде чем измененять графика работы у сотрудника, необходимо проверить существует штатная единица с графиком работы, которую хотим выбрать сотруднику. Если ее нет:
1. Создать новую [Штатную единицу](../../Штатное%20расписание/Штатное%20расписание.%20Справочники/Штатное%20расписание.%20Справочники.md#штатные_единицы) (параметры заполнения идентичны предыдущей штатной единицы по сотруднику, отличие только в графике работы);
2. Внести изменения в [Штатное расписание](../../Штатное%20расписание/Штатное%20расписание.%20Справочники/Штатное%20расписание.%20Справочники.md#штатное_расписание).
Для входа в документ необходимо в "Меню" - "Учет кадров" - "Учет кадров. Документы" - выбрать пункт "Приказы об изменении графика работы". Для доступа к документу нужны права администратора.
Откроется реестр "Приказы об изменении графика работы".
На панели инструментов есть кнопка «Период» , сее помощью можно установить период просмотра и «Печать»  - для распечатки приказа.
После заполнения всех данных, необходимо поставить флаг «Приказ подписан» . С приказа можно снять "подпись", документ станет доступным для редактирования, также документ может быть недоступным для редактирования (серого цвета). Недоступность говорит о том, что по сотрудникам есть более новые документы и данный приказ редактировать нельзя.
Под изменением оплаты труда следует понимать, как повышение, так и уменьшение заработка. Поэтому порядок оформления приказа имеет свои нюансы в зависимости от причины изменения оклада. Ст. 57 Трудового кодекса Российской Федерации предписывает в обязательном порядке вносить информацию о зарплате в трудовой договор, а в случае ее изменения соблюдать установленный порядок фиксации таких нововведений. Во всех случаях потребуется сформировать дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором будут прописаны новые условия работы сотрудника, и издать приказ об изменении оклада. Если изменение оплаты труда не связано с переводом на другую должность, необходимо будет внести изменения в штатное расписание.
Инициирование изменения оклада в сторону уменьшения по инициативе работодателя допускается только в строго ограниченном перечне случаев. Общий принцип их определения зафиксирован в ст. 74 ТК РФ. Еще одним вариантом снижения зарплаты сотрудника является перевод его на другую нижеоплачиваемую работу (ст. 72.1 ТК). В этих ситуациях работодатель обязан в срок, составляющий не менее двух месяцев, в письменной форме предупредить сотрудников, которых затронет изменение оклада, о готовящихся нововведениях в организации.
- Далее следует блок настройки работы с кнопками «Заполнить / Добавить»:
- Выбор сотрудников по подразделению. Выбирается из меню;
-С основным видом оплаты … Выбирается из меню;
- Установить вид основной оплаты. Выбирается из меню;
-На период (две даты «с», «по»);
- Сумму или коэффициент. Вводится один из параметров. В первом случае всем выбранным работникам вставится указанная сумма. Во втором – имеющаяся сумма будет изменена умножением на коэффициент.
После ввода вышеуказанных параметров и нажатия на кнопку «Заполнить» в таблицу будут вставлены работники подразделения с новыми окладами / тарифами. Таблицу можно редактировать вручную, если, например, нужно проставить разные оклады, вставить дополнительных сотрудников и т.д. Если с момента создания приказа в подразделении появились новые сотрудники, их можно добавить в таблицу с помощью одноименной кнопки. В подписанном приказе кнопки «Заполнить / Добавить» не доступны.
В табличной части документа имеются реквизиты:
- ФИО сотрудника;
- Должность и подразделение (последние изменения);
- Территория (последние изменения);
- Дата (последние изменения);
- Период изменения (две даты «с», «по»);
- Вид основной оплаты;
- Сумма основной оплаты;
- Вид надбавки;
- Сумма надбавки.
Флаг «Приказ подписан» может быть доступным для редактирования и серого цвета (недоступным). Недоступность говорит о том, что по сотрудникам есть более новые документы и данный приказ редактировать нельзя.
Приказы о поощрении - официальный документ, который подтверждает факт премирования или другого вознаграждения сотрудника. В качестве знака отличия может выступать письменная благодарность, грамота или ценный подарок.
Если поощрение носит разовый характер, выбрать Вид операции - "Разовая", заполнить все необходимые поля, ввести сумму, поставить галку на Приказ подписан, сохранить, далее нажать на кнопку "Создать разовую операцию".
Если поощрение носит постоянный характер, выбрать Вид операции - "Постоянная", заполнить все необходимые поля, ввести сумму, поставить галку на Приказ подписан, сохранить, далее нажать на кнопку "Создать постоянную операцию".
На кнопке добавиться ссылка на созданный документ, "Постоянная операция № и дата".
При нажатии на данную кнопку, открывается документ "Постоянная операция" для дальнейшего заполнения ["Постоянная операция"](../../Расчет зарплаты/Расчет зарплаты. Документы/Расчет зарплаты. Документы.md#постоянные_операции)
## Приказы о взыскании за нарушение
Приказы о взыскании за нарушение - официальный документ, который подтверждает факт депремирования или других мер дисциплинарного наказания за неисполнение или ненадлежащее исполнение сотрудником трудовых обязанностей, возложенные на него трудовым договором, несоблюдение трудовой дисциплины (правил внутреннего трудового распорядка), нарушение требований по охране труда.
В реестре приказов о взыскании представлены реквизиты:
- Номер приказа;
- Дата приказа;
- Флаг – «Приказ подписан»;
- Список сотрудников по документу;
- Примечание.
При переходе в документ "Приказ о взыскании за нарушение" в шапке документа вводятся:
Если взыскание носит разовый характер, выбрать Вид операции - "Разовая", заполнить все необходимые поля, ввести сумму, поставить галку на Приказ подписан, сохранить, далее нажать на кнопку "Создать разовую операцию".
Если взыскание носит постоянный характер, выбрать Вид операции - "Постоянная", заполнить все необходимые поля, ввести сумму, поставить галку на Приказ подписан, сохранить, далее нажать на кнопку "Создать постоянную операцию".
На кнопке добавиться ссылка на созданный документ, "Постоянная операция № и дата".
При нажатии на данную кнопку, открывается документ "Постоянная операция" для дальнейшего заполнения ["Постоянная операция"](../../Расчет зарплаты/Расчет зарплаты. Документы/Расчет зарплаты. Документы.md#постоянные_операции)
## Приказы о прохождении мед. осмотра
Приказы о прохождении мед. осмотра представляют собой официальные документы, в которых работодатель устанавливают обязательность или необходимость прохождения медицинского обследования для конкретных сотрудников или групп сотрудников.
В случае изменения фамилии сотрудника, он должен уведомить об этом работодателя письменно и в качестве приложений указать в заявлении те документы, которыми подтверждается факт смены фамилии. Получив такое заявление, работодатель должен издать "Приказ об изменении ФИО". Этот распорядительный документ — основание для внесения соответствующих корректировок в учётные кадровые и бухгалтерские документы, а также во внутренние регистры и перечни, содержащие индивидуальные сведения работника.
Сотрудник может выйти из отпуска по уходу за ребенком в любое время. Для этого он пишет заявление в свободной форме, а работодатель издает соответствующий приказ. Это касается и отпуска до 1,5 лет, и отпуска от 1,5 до 3 лет.
Распоряжение о закреплении топливных карт нужно для контроля за оборотом ГСМ. Ставя подпись на нем, сотрудник обязуется расходовать бензин исключительно в служебных целях. В обратном случае его можно будет привлечь к ответственности.
- Последнее назначение, подтягиваются автоматически – Подразделение, должность, территория, дата;
- Дата увольнение;
- Кол-во дней неиспользованного отпуска, заполняется автоматически
- Расчет компенсации, в данном столбце появляется кликабельная ссылка на документ "Расчет компенсации за неиспользованный отпуск", после утверждения документа (необходимо проставить галку в поле "Подписан") и сохраненить его по кнопке "Сохранить".
- Основание - заполняется по необходимости наименование, №, дата.
После нажатия на ссылку в столбце "Расчет компенсаций" в детальной части документа "Приказа об увольнении" в новой вкладке открывается документ "Расчет компенсации неиспользованного отпуска", для видимости документа необходимо настроить права. Далее с этим документом работает расчетный отдел.
Взаимоотношения сторон гражданско-правового договора базируются на нормах гражданского права и регламентируются Гражданским кодексом РФ. На практике различают следующие основные виды гражданско-правовых договоров, которые чаще называют «трудовыми соглашениями»: договор подряда, договор поручения, авторский договор, договор на выполнение научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, договор возмездного оказания услуг.
Отчет, в котором формируются данные по контрагенту, содержит актуальную информацию о заработных платах и переменном вознаграждении в разрезе должностей, а также данные о льготах, кадровых политиках, практиках и HR-метриках.
