119 lines
15 KiB
Markdown
119 lines
15 KiB
Markdown
# Входящие документы
|
||
|
||
**Входящий документ** служит для отображения данных по входящей корреспонденции организации. В системе ведется регистрация всех видов входящих документов в электронной форме. Регистрацией и распределением входящей документации в большинстве организаций занимается делопроизводитель, либо работник отдела канцелярии. Далее документ отправляется посредством документооборота для ознакомления и дальнейшей работы сотрудникам в соответствии с утвержденными маршрутами на предприятии. В ходе рассмотрения на документ накладывается резолюция и в зависимости от принятого решения осуществляются дальнейшие действия, например, передача на исполнение сотруднику, отправка на ознакомление группе сотрудников, отклонение документа и т.д.
|
||
Из входящего документа могут быть созданы документы «Поручение», «Исходящий документ», «Служебная записка».
|
||
|
||
Для каждого типа входящего документов настраивается карточка документа, документам присваивается номер, позволяющий осуществлять быстрый поиск, также возможно настроить справочники, для быстрой подстановки типовых данных. Сами документы приложены к карточке документа в качестве вложенных файлов.
|
||
|
||
В большинстве случаев обработка входящей документации разделена на три этапа:
|
||
|
||
1. Регистрация документа
|
||
|
||
2. Согласование документа (ознакомление)
|
||
|
||
3. Исполнение
|
||
|
||
|
||
## **Порядок работы с документом**
|
||
|
||
|
||
|
||
**Регистрация документа**
|
||
|
||
Инициатор(и регистратор в одном лице):
|
||
|
||
**1.** Создает документ;
|
||
|
||
Для создания **нового входящего документа** необходимо в Меню в поисковой строке ввести - «Входящие документы».
|
||
|
||
{ width=60% }
|
||
|
||
Откроется реестр входящих документов за выбранный период.
|
||
|
||
|
||
|
||
Кнопка **«Создать»** в панели управления вверху позволяет сформировать новую форму входящего документа.
|
||
|
||
|
||
|
||
**2.** Заполняет необходимые поля: Тип документа, Входящий номер, Входящая дата, Требуется ответ, Срок предоставления ответа, От кого, Кому, Краткое содержание, Содержательная часть. [Побробнее об реквизитах документа](../../Входящий документ/#реквизиты_документасылки).
|
||
|
||
**3.** Регистрирует документ в системе по кнопке **«Зарегистрировать»**, если номер и дата не введены вручную, то системой присвоится Регистрационный номер документа и Дата регистрации.
|
||
В номер регистрации включаются индексы объектов, например, вид документа, подразделение и тд.
|
||
Лучше использовать автоматическую нумерацию системы, так как она позволит избежать неточностей и накладок, возможных при ручном вводе данных.
|
||
|
||
|
||
**4.** Вкладывает скан-образ документа по кнопке **«Вложения»** на верхней панели инструментов.
|
||
|
||
**5.** Для согласования или иных действий документ отправляют по маршруту. Для этого регистратор создает маршрут по кнопке **«Маршрут»** на панели инструментов. Если у данного вида документа несколько настроенных маршрутов, то сотрудник выбирает шаблон маршрута из предложенных системой. При необходимости этапы, участники маршрута и виды действия по маршруту могут быть отредактированы. Отправляет документ на следующий этап, нажав кнопку **«Отправить»**
|
||
|
||
Более подробно работа с маршрутами описана в разделе [Как отредактировать маршрут?](../../Работа с маршрутами/).
|
||
|
||
|
||
|
||
В случае ознакомления с документом широкого списка лиц следует сделать рассылку через сервис «Список рассылки». Добавить пользователей и нажать кнопку «Отправить»
|
||
|
||
Более подробно работа со списками рассылки описана в разделе [Списки рассылки](../../Обработка документов/#список_рассылки).
|
||
|
||
|
||
|
||
**Исполнение входящего документа**
|
||
|
||
|
||
|
||
Исполнение документов осуществляют специалисты соответствующих структурных подразделений.
|
||
На этом этапе исполнителю доступны для редактирования поля "Требуется ответ" , "Срок предоставления ответа", "Ответ предоставлен в срок" и поле "Проект".
|
||
|
||
При необходимости сотрудник может создать поручение, исходящий документ, служебную записку по кнопке **«Операции«** в верхнем панели документа. При этом созданные документы на основе входящего документа через кнопку **"Операции"** будут видны при нажатии на кнопку **"Связки"**.
|
||
|
||
|
||
|
||
После подтверждения действий всеми участниками данного этапа, маршрут завершается.
|
||
|
||
Отчетная форма для входящих документов не предусмотрена.
|
||
|
||
### **Основные реквизиты входящего документа**:
|
||
|
||
Название реквизита | Тип реквизита | Описание
|
||
-----------------|---------------|------------
|
||
**Регистрационные данные документа** | |
|
||
Тип документа | Справочник | Заполняется с помощью выпадающего списка.
|
||
Входящий - номер/от | Строка, Дата | Заполняется в ручную, присваивается номер и дата входящего документа.
|
||
Рег. № документа/от | Строка, Дата | Запоняется как вручную так или автоматом при нажатии на кнопку "Зарегистрировать" находящуюся рядом.
|
||
В ответ на исх. номер/от | Строка, Дата | Заполняется в ручную, присваивается номер для данного документа, который будет указан в исходящем документе, если создать исходящий документ на основе данного документа через кнопку в панели управления "Операции".
|
||
Вид доставки | Справочник | Заполняется в ручную через выпадающий список. Назначается способ доставки через "Почту", "Email" или "Нарочно".
|
||
Требуется ответ | Флажок| Ставится признак, если обязательно ответное письмо. Заполняется вручную.
|
||
Срок предоставления ответа | Дата | Заполняется вручную, если есть признак "Требуется ответ". В системе можно настроить автоматическое проставление даты.
|
||
Ответ предоставлен в срок | Дата | Заполняется вручную после получения ответного документа.
|
||
**От кого** | |
|
||
Контрагент | Справочник | Заполняется с помочью выпадающего списка из значений справочника контрагентов.В случае если нет необходимости заводить конрагента в системе заполняется поле под "Контаргент".
|
||
Ф.И.О. отправителя | Строка | По умолчанию заполняется значением "Руководитель" от выбранного конрагента. В случае получения документов от частных лиц, заполняется вручную.
|
||
Электронная почта | Строка | Заполняется автоматически, если в справочнике контрагентов заполнен электронный адрес, иначе заполняется вручную.
|
||
Договор | Справочник | Выбирается из справочника договоров по данному контрагенту.
|
||
Проект| Справочник | Проект, которому адресовано письмо. Заполняется значением из справочника проектов.
|
||
**Кому**| |
|
||
Организация | Справочник | Заполняется автоматически в зависимости на какой организации находится.
|
||
Получатель (на чье имя) | Строка | По умолчанию заполняется значением "Руководитель" от выбранной организации.
|
||
Краткое содержание | Строка | Краткое содержание документа, заполняется вручную.
|
||
Содержательная часть | Строка | Непосредственный текст документа.
|
||
|
||
**Реквизиты документа**
|
||
|
||
В зависимости от выбранного типа документа в блоке **«Реквизиты документа»** подтянутся те или иные атрибуты. Их необходимо заполнить и нажать кнопку **"Сформировать документ"**.
|
||
|
||
### Вкладка **Дополнительная**
|
||
|
||
В данной форме документа имеется вкладка "Дополнительная" где при необходимости можно заполнить необходимые реквизиты документа, например такие как "Подразделение", "Журнал регистрации", "Проект" и т.д.
|
||
|
||
|
||
|
||
Название реквизита | Тип реквизита | Описание
|
||
-------------------|---------------|------------
|
||
Подразделение | Справочник | Выбирается подразделение автора документа из выпадающего списка
|
||
Журнал регистрации | Справочник | При создании документа пользователем журнал определяется автоматически в зависимости от типа документа и подразделения пользователя. Не может быть изменено. Настройка журналов регистрации происходит в документе [Журнал регистрации](../Журнал регистрации/index.md).
|
||
Срочность | Справочник | Срочность документа. Для данного поля должны быть настроены соответствующий справочник в системе и шаблон маршрута в зависимости от вида срочности.
|
||
Срок исполнения | Дата | Срок исполнения по данному письму, заполняется вручную.
|
||
С уведомлением | Флажок | Признак, что письмо доставлено с уведомлением, вводится вручную.
|
||
Информация об уведомлении | Строка | Дополнительные комментарии к уведомлению. Вводится вручную.
|
||
Направление | Справочник | Направление проекта. Заполняется значением из справочника направлений.
|