5.8 KiB
Журнал регистрации
Общее описание назначения документа
Документы реестра "Журналы регистрации" предназначены для настраивания автоматической нумерации создаваемых документов в системе при помощи задания шаблона. Шаблон номеров документов может зависеть от подразделений, типов документа и года от даты регистрации и имеет четко определенную структуру.
На каждый тип документа необходим свой журнал регистрации. При этом внутри одного типа можно создать разные типы нумерации для разных подтипов документа и/или подразделений.
Документ находится в основном меню в группе "Администрирование", подгруппе "Документооборот". Для доступа к документу нужны права администратора.
Реестр
Для открытия документа необходимо в Меню в поисковой строке ввести - "Журналы регистрации". Для доступа к документу нужны права администратора.
Откроется реестр документов.
Для создания нового документа необходимо нажать на кнопку "Создать" на верхней панели инструментов
Документ
Заполненный документ "Журнал регистрации" может выглядеть следующим образом:
Обязательными полями для заполнения являются:
-
Наименование – наименование журнала регистрации;
-
Тип документа – выбирается необходимый тип документа из выпадающего списка;
-
Подтип документа - при необходимости выбирается необходимый тип документа из выпадающего списка;
То, какой индекс подразделения будет вставлен в шаблон, зависит от списка подразделений в таблице "Подразделения". Если в таблице "Подразделения" не добавлены подразделения, индекс подразделения будет одинаковым для всех подразделений.
Указанному типу документа соответствует поле "Индекс номенклатуры дела".
В поле "Индекс подразделения" может использовано служебное наименование #ИндексПодразделения#. В данном случае в качестве индекс подразделения будет использовано наименование заданное в подразделении в соответствующем поле.
Для формирования регистрационного номера в шаблоне могут быть использованы следующие ключевые слова:
- [ИндП] – индекс подразделения;
- [ИндНД] – индекс номенклатуры дела;
- [YYYY] – год от даты регистрации;
- [N] – порядковый номер;
- другие слова и символы-разделители останутся в номере неизменными;
- по умолчанию используется шаблон [ИндП]-[ИндНД]/[N];
- если в шаблоне не указано ключевое слово [N], порядковый номер будет добавляться справа от шаблона через косую черту;
Количество символов в порядковом номере: - задается количество символов для формирования порядкового номера.
Пример: при указании в документе индекса подразделения П02 и индекса номенклатуры 04 нумерация для данного журнала по умолчанию будет следующей: П02-04/1, П02-04/2 и т.д. Если значение какого-либо индекса не указано, при формировании номера это ключевое слово будет пропущено. Например, если не указывать индекс подразделения нумерация пойдет как 04/1, 04/2
Пример настраиваемого шаблона: ЛЕКС-[ИндП]-[YYYY]:[ИндНД]-[N]-ИСХ. При использовании индексов подразделения и номенклатуры из предыдущего примера нумерация за 2021 год будет следующей: ЛЕКС-П02-2021:04-1-ИСХ, ЛЕКС-П02-2021:04-2-ИСХ
