8.5 KiB
Организационно-распорядительные документы (ОРД)
Документ «ОРД» служит для автоматизации документооборота организационно-распорядительных документов (приказы, протоколы, распоряжения) в организации.
Процесс обработки организационно-распорядительных документов в системе может содержать этапы Разработка проекта, Согласование, Подготовка к подписанию, Утверждение (подписание), Регистрация, Исполнение и Информирование (Ознакомление).
| Этап | Описание |
|---|---|
| 1 этап | Инициатор создает документ "ОРД". В нем заполняет все необходимые поля и отправляет по маршруту. |
| 2 этап | Рецензент (канцелярия) осуществляет первичную проверку корректности документа и отправляет далее по маршруту со статусом "Согласован" |
| 3 этап | Документ отправляется согласующим лицам на согласование |
| 4 этап | Подписание документа |
| 5 этап | Регистрация документа, при необходимости добавление лиц на ознакомление |
Система позволяет формировать поручения на исполнение приказа/распоряжения (или его пункта), для сотрудников, указанных в листе исполнения.
Система направляет уведомления для ознакомления с приказом/распоряжением, для сотрудников, указанных в листе ознакомления.
Система учитывает факт ознакомления с приказом/распоряжением при выполнении действия ознакомления пользователем документа. При этом для уведомляемых должна быть доступна функциональная возможность направить приказ/распоряжение на ознакомление другим пользователям СЭД (делегирование).
Ознакомиться со сценарем работы с организационно-распорядительными документами можно в описании ниже:
Чтобы открыть форму ОРД необходимо открыть меню и в поисковой системе ввести "ОРД". Откроется реестр документов с выбранным типом документа:
- Зеленый - поручение исполнено без нарушениев сроков исполнения;
- Желтый - поручение исполнено с нарушениями сроков исполнения;
- Оранжевый - поручение не исполнено и нарушены сроки исполнения;
- Белый - поручение находится на стадии согласования.
По кнопке "Создать" откроется форма документа "ОРД" с заполненными полями Автор, Тип документа, Должность, Подразделение, Организация (при необходимости значение в поле Тип документа можно изменить).
Реквизиты организационно-распорядительного документа:
-
"Тип документа" - тип организационно-распорядительного документа, выбирается из справочника [Подтипы документов](../../Подтипы документов/). По умолчанию заполняется значением "Приказ".
-
"Рег.данные" - номер документа и дата, номер редактируется как вручную так и по кнопке "Зарегестрировать" но только после формирования маршрута, дата так же формируется автоматически либо выставляется вручную.
-
"Подписант" - строка заполняется из выпадающего списка.
Содержание документа
-
"Краткое содержание" - краткое содержание организационно-распорядительного документа, вводится вручную.
-
"Содержательная часть" - непосредственный текст документа.
-
"Сформировать документ" - кнопка формирования документа.
Вкладка "Дополнительная"
-
"Направление" - направление проекта. Заполняется значением из справочника направлений.
-
"Проект" - проект, которому адресован документ. Заполняется значением из справочника проектов.
-
"Срочность" - срочность документа.
!!! Примечание Для данного поля должны быть настроены соответствующий справочник в системе и шаблон маршрута в зависимости от вида срочности. Для настройки необходимо обратиться к администратору системы.
С помощью кнопки "Вложения" можно вложить необходимые документы. Подробное описание см. [Работа со вложениями](../Работа со вложениями/index.md).
Для перехода к отправке документа по маршруту необходимо нажать на кнопку "Маршрут" на панели инструментов документа. Откроется окно с сформированным маршрутом по шаблону, где при необходимости можно отедактировать маршрут документа.
Далее чтобы отправить документ по маршруту необходимо нажать на кнопку "Отправить". Более подробно работа с маршрутами описана в разделе [Как отредактировать маршрут](../Форма корректировки маршрутов согласования/index.md).
Можно создать поручение на основании ОРД. Для этого на панели инструментов нажать на кнопку "Операции" и выбрать "Создать поручение".
Для ознакомления с документов широкого списка лиц используют функцию Рассылка на панели инструментов. Более подробно работа со списками рассылки описана в разделе [Списки рассылки](../Обработка документов/#список_рассылки).
Чтобы распечатать лист согласования, нажать кнопку Лист согласования на панели инструментов. Сформируется документ в pdf-формате. Нужно иметь в виду что "Лист согласование" не формируется пока не будет сформирован маршрут.
