ОРД, исходящий документ
This commit is contained in:
khasipova_lr
parent
4c26fd02da
commit
2bb3733b06
|
|
@ -4,13 +4,11 @@
|
|||
|
||||
Процесс обработки исходящего документа в системе может содержать этапы Разработка проекта, Согласование, Утверждение (Подписание), Подготовка к подписанию (применимо при подписании бумажного документа), Регистрация, Информирование (Ознакомление), Отправка.
|
||||
|
||||
Сценарий работы с исходящим документом можно посмотреть в видео или прочитать ниже:
|
||||
|
||||
Если исходящий документ оформляется без привязки ко входящему документу, то нужно выбрать в главном меню пункт **«Исходящие документы»**.
|
||||
|
||||
Откроется реестр исходящих документов за выбранный период. Кнопка «Создать» позволяет сформировать новую форму для регистрации документа.
|
||||
|
||||
|
||||
|
||||
|
||||
## Вкладка "Основная"
|
||||
|
||||
|
|
@ -42,73 +40,50 @@
|
|||
m) Извещение
|
||||
n) Определение
|
||||
|
||||
* "Рег.данные - номер/от:" - формируется системой автоматически. Принцип формирования регистрационного номера исходящего документа задается в настройках системы (см. [Журнал регистрации и нумерация](../Журнал регистрации/index.md)). Так же есть возможность ввести рег. номер вручную, и по кнопке "Зарегестрировать".
|
||||
Название реквизита | Тип реквизита | Описание
|
||||
-----------------|---------------|------------
|
||||
**Регистрационные данные документа** | |
|
||||
Тип документа | Справочник | Заполняется с помощью выпадающего списка.
|
||||
Рег. № документа/от | Строка, Дата | Запоняется как вручную так или автоматом при нажатии на кнопку "Зарегистрировать" находящуюся рядом.
|
||||
В ответ на входящий номер/от | Строка, Дата | Заполняется в ручную, присваивается номер для данного документа, который будет указан в исходящем документе, если создать исходящий документ на основе данного документа через кнопку в панели управления "Операции".
|
||||
**От кого** | |
|
||||
Автор | Справочник | Составитель документа текущий пользователь системы. Запоняется автоматиечески.
|
||||
Должность | Справочник | Должность составителя документа. Заполняется автоматически.
|
||||
Подразделение | Справочник | Подразделение составителя документа. Заполняется автоматически.
|
||||
Организация | Справочник | Организация составителя документа. Заполняется автоматически.
|
||||
Подписант (Ф.И.О.) | Справочник | Заполняется ФИО руководителя инициатора (составителя) документа. Если документ создает руководитель подразделения, то в данном поле будет указан инициатор.
|
||||
Подписант (должность) | Справочник | Должность подписанта документа. Заполняется автоматически после выбора подписанта.
|
||||
**Кому**| |
|
||||
Контрагент | Справочник | Организация, которой адресован данный документ. Заполняется значением из справочника контрагентов.
|
||||
Контрагент (текст) | Строка | Текстовое значение в котором указывается организация, которая отсутствует в справочнике контрагентов.
|
||||
На чье имя (Ф.И.О.) | Строка | Ф.И.О. получателя документа, вводится вручную.
|
||||
На чье имя (должность) | Строка | Должность получателя документа, вводится вручную.
|
||||
Договор | Справочник | Выбирается из справочника договоров по данному контрагенту.
|
||||
Проект | Справочник | Проект, которому адресовано письмо. Заполняется значением из справочника проектов.
|
||||
Электронная почта | Строка | Контактный электронный адрес организации-адресата, Эл. Почта вводиться как вручную так и при заполнении поля "Контрагент". Для этого необходимо в контрагенте во вкладке "Контакты и адреса" заполнить поле "e-mail"
|
||||
Телефон | Строка | Контактный электронный адрес организации-адресата, заполняется так же вручную или по примеру e-mail, необходимо в контрагенте во вкладке "контакты и адреса" указать в поле "Телефон" номер.
|
||||
Краткое содержание | Строка | Краткое содержание документа, заполняется вручную.
|
||||
Содержательная часть | Строка | Непосредственный текст документа.
|
||||
Примечание | Строка | Свободный текст резолюции, заполняется вручную.
|
||||
|
||||
* "В ответ на входящий - номер/от" - номер и дата входящего документа контрагента, заполняется в случае, если исходящий документ создается в ответ на входящий документ.
|
||||
|
||||
* "Зарегистрировать" - кнопка регистрации документа. Регистрировать документ имеет право пользователь с определенными правами.
|
||||
|
||||
* "Дата регистрации" - фактическая дата регистрации документа. Заполняется автоматически при регистрации документа по кнопке "Зарегистрировать"
|
||||
|
||||
* "Отправить адресату" - используется , если документ является исходящим из одной организации и одновременно входящим для другой организации **внутри холдинга**. Кнопка активна на этапе **регистрации** документа. При нажатии на кнопку "История отправлений", на панели инструментов, откроется всплывающее окно с историей отправлений данного исходящего письма.
|
||||
|
||||
* 
|
||||
|
||||
В блоке **От кого**:
|
||||
|
||||
* "Автор" - составитель документа текущий пользователь системы.
|
||||
|
||||
* "Должность" - должность составителя документа.
|
||||
|
||||
* "Подразделение" - подразделение составителя документа.
|
||||
|
||||
* "Организация" - организация составителя документа.
|
||||
|
||||
* "Подписант" - заполняется ФИО руководителя инициатора (составителя) документа. Если документ создает руководитель подразделения, то в данном поле будет указан инициатор. Подписант автоматически подставляется в шаблон маршрута согласования.
|
||||
|
||||
В блоке **Кому**:
|
||||
|
||||
* "Контрагент" - организация, которой адресован данный документ. Заполняется значением из справочника контрагентов. Возможен поиск по части полного или краткого наименования, по ИНН. Если контрагент отсутствует в списке, то его нужно завести в справочнике [Контрагенты](../Контрагенты/index.md). Права на заполнение справочника есть у Администратора системы, юристов.
|
||||
|
||||
* "Контрагент (текст)" - текстовое значение в котором указывается организация, которая отсутствует в справочнике контрагентов.
|
||||
|
||||
* "На чье имя" - получатель документа, вводится вручную.
|
||||
|
||||
* "Договор" - выбирается из справочника договоров по данному контрагенту.
|
||||
|
||||
* "Проект" - проект, которому адресовано письмо. Заполняется значением из справочника проектов.
|
||||
|
||||
* "Электронная почта" - контактный электронный адрес организации-адресата, Эл. Почта вводиться как вручную так и при заполнении поля "Контрагент". Для этого необходимо в контрагенте во вкладке "Контакты и адреса" заполнить поле "e-mail".
|
||||
|
||||
* "Телефон" - контактный электронный адрес организации-адресата, заполняется так же вручную или по примеру e-mail, необходимо в контрагенте во вкладке "контакты и адреса" указать в поле "Телефон" номер.
|
||||
|
||||
* "Краткое содержание" - краткое содержание документа, заполняется вручную.
|
||||
|
||||
* "Содержательная часть" - непосредственный текст документа.
|
||||
|
||||
* "Примечание" - свободный текст резолюции, заполняется вручную.
|
||||
|
||||
## Вкладка "Дополнительная"
|
||||
|
||||
* Журнал регистрации" - при создании документа пользователем журнал определяется автоматически в зависимости от типа документа и подразделения пользователя. Не может быть изменено. Настройка журналов регистрации происходит в документе [Журнал регистрации](../Журнал регистрации/index.md).
|
||||
Название реквизита | Тип реквизита | Описание
|
||||
-------------------|---------------|------------
|
||||
Журнал регистрации | Справочник | При создании документа пользователем журнал определяется автоматически в зависимости от типа документа и подразделения пользователя. Не может быть изменено. Настройка журналов регистрации происходит в документе [Журнал регистрации](../Журнал регистрации/index.md).
|
||||
С уведомлением | Флажок | Признак, что письмо доставлено с уведомлением, вводится вручную.
|
||||
Информация об уведомлении | Строка | Дополнительные комментарии к уведомлению. Вводится вручную.
|
||||
Срочность | Справочник | Срочность документа. Для данного поля должны быть настроены соответствующий справочник в системе и шаблон маршрута в зависимости от вида срочности.
|
||||
Требуется ответ | Флажок| Ставится признак, если обязательно ответное письмо. Заполняется вручную.
|
||||
Срок предоставления ответа | Дата | Заполняется вручную, если есть признак "Требуется ответ". В системе можно настроить автоматическое проставление даты.
|
||||
Ответ предоставлен в срок | Дата | Заполняется вручную после получения ответного документа.
|
||||
|
||||
* Информация об уведомлении" - дополнительные комментарии к уведомлению. Вводится вручную.
|
||||
|
||||
* "Срочность" - срочность документа.
|
||||
|
||||
!!! Примечание
|
||||
Для данного поля должны быть настроены соответствующий справочник в системе и шаблон маршрута в зависимости от вида срочности. Для настройки необходимо обратиться к администратору системы.
|
||||
|
||||
* Требуется ответ" - ставится признак, если обязательно ответное письмо. Заполняется вручную.
|
||||
|
||||
* Срок предоставления ответа - заполняется вручную, если есть признак "Требуется ответ".
|
||||
|
||||
* Ответ предоставлен в срок - заполняется вручную после получения ответного документа.
|
||||
|
||||
* С уведомлением" - признак, что письмо доставлено с уведомлением, вводится вручную.
|
||||
|
||||
## Работа с документом
|
||||
|
||||
|
||||
|
||||
**Инициатор**
|
||||
|
||||
1. Создает документ. Откроется форма документа «Исходящий документ»
|
||||
|
|
@ -127,6 +102,8 @@
|
|||
|
||||
**Согласующее лицо** (может быть несколько) - участник маршрута с видом действия «Согласовать». Переходит в проект исходящего документа, проверяет и отправляет далее по маршруту.
|
||||
|
||||
|
||||
|
||||
**Регистратор** с видом действия «**Зарегистрировать»**.
|
||||
|
||||
1. Регистрирует документ, нажав кнопку **«Зарегистрировать»,** при этом документу присваивается номер и фиксируется дата регистрации.
|
||||
|
|
@ -137,23 +114,9 @@
|
|||
|
||||
3. Нажимает кнопку «**Отправить»** в маршруте документа, при этом если есть список на ознакомление, то документ поступает соответствующим лицам, в противном случае маршрут завершается.
|
||||
|
||||
Возможные действия с документом:
|
||||
"**Отправить адресату**" - используется , если документ является исходящим из одной организации и одновременно входящим для другой организации внутри холдинга. Кнопка активна на этапе регистрации документа. При нажатии на кнопку "История отправлений", на панели инструментов, откроется всплывающее окно с историей отправлений данного исходящего письма.
|
||||
|
||||
|
||||
a) Согласовать
|
||||
b) Зарегистрировать
|
||||
c) Ознакомиться
|
||||
d) Подписать
|
||||
e) Отправить
|
||||
|
||||
Статусы документа:
|
||||
a) Согласован
|
||||
b) Зарегистрирован
|
||||
c) Ознакомлен
|
||||
d) Подписан
|
||||
e) Отправлен
|
||||
|
||||
Если документ является исходящим из одной организации и одновременно входящим для другой организации **внутри холдинга**, регистратор нажимает кнопку **«Отправить адресату»**. При этом автоматически
|
||||
создается карточка документа в реестре входящих у компании-получателя, а сотруднику на почту уходит уведомление.
|
||||
<!-- ## Создание исходящего документа из входящего документа
|
||||
|
||||
В системе существует возможность формирования исходящего письма в ответ на входящее.
|
||||
|
|
|
|||
Binary file not shown.
|
After Width: | Height: | Size: 142 KiB |
Binary file not shown.
|
After Width: | Height: | Size: 87 KiB |
Binary file not shown.
|
After Width: | Height: | Size: 79 KiB |
|
|
@ -22,41 +22,31 @@
|
|||
|
||||
Чтобы открыть форму ОРД необходимо открыть меню и в поисковой системе ввести ***"ОРД"***. Откроется реестр документов с выбранным типом документа:
|
||||
|
||||
* Зеленый - поручение исполнено без нарушениев сроков исполнения;
|
||||
* Желтый - поручение исполнено с нарушениями сроков исполнения;
|
||||
* Оранжевый - поручение не исполнено и нарушены сроки исполнения;
|
||||
* Белый - поручение находится на стадии согласования.
|
||||
|
||||
По кнопке "Создать" откроется форма документа "ОРД" с заполненными полями **Автор, Тип документа, Должность, Подразделение, Организация** (при необходимости значение в поле ***Тип документа*** можно изменить).
|
||||
По кнопке "Создать" откроется форма документа "ОРД" с заполненными полями **Автор, Тип документа, Должность, Подразделение, Организация**.
|
||||
|
||||
|
||||
|
||||
**Реквизиты организационно-распорядительного документа**:
|
||||
|
||||
* **"Тип документа"** - тип организационно-распорядительного документа, выбирается из справочника [Подтипы документов](../../Подтипы документов/). По умолчанию заполняется значением "Приказ".
|
||||
|
||||
* **"Рег.данные"** - номер документа и дата, номер редактируется как вручную так и по кнопке "Зарегестрировать" но только после формирования маршрута, дата так же формируется автоматически либо выставляется вручную.
|
||||
|
||||
* **"Подписант"** - строка заполняется из выпадающего списка.
|
||||
|
||||
**Содержание документа**
|
||||
|
||||
* **"Краткое содержание"** - краткое содержание организационно-распорядительного документа, вводится вручную.
|
||||
|
||||
* **"Содержательная часть"** - непосредственный текст документа.
|
||||
|
||||
* **"Сформировать документ"** - кнопка формирования документа.
|
||||
Название реквизита | Тип реквизита | Описание
|
||||
-------------------|---------------|------------
|
||||
Тип документа | Справочник | Тип организационно-распорядительного документа, выбирается из справочника
|
||||
Рег.данные | Строка, Дата | Запоняется как вручную так или автоматом при нажатии на кнопку "Зарегистрировать" находящуюся рядом
|
||||
Подписант | Справочник | Строка заполняется из выпадающего списка
|
||||
**Содержание документа** | |
|
||||
Краткое содержание | Флажок| Краткое содержание организационно-распорядительного документа, вводится вручную.
|
||||
Содержательная часть | Строка | Непосредственный текст документа
|
||||
|
||||
**Вкладка "Дополнительная"**
|
||||
|
||||
* **"Направление"** - направление проекта. Заполняется значением из справочника направлений.
|
||||
|
||||
* **"Проект"** - проект, которому адресован документ. Заполняется значением из справочника проектов.
|
||||
|
||||
* **"Срочность"** - срочность документа.
|
||||
Название реквизита | Тип реквизита | Описание
|
||||
-------------------|---------------|------------
|
||||
Направление | Справочник | Направление проекта. Заполняется значением из справочника направлений
|
||||
Проект | Справочник | Проект, которому адресован документ. Заполняется значением из справочника проектов
|
||||
Срочность | Справочник | Срочность документа
|
||||
|
||||
!!! Примечание
|
||||
Для данного поля должны быть настроены соответствующий справочник в системе и шаблон маршрута в зависимости от вида срочности. Для настройки необходимо обратиться к администратору системы.
|
||||
Для поля **Срочность** должен быть настроен соответствующий справочник в системе и шаблон маршрута в зависимости от вида срочности. Для настройки необходимо обратиться к администратору системы.
|
||||
|
||||
|
||||
|
||||
|
|
|
|||
Loading…
Reference in New Issue