diff --git a/docs/User manuals/Исходящий документ/index.md b/docs/User manuals/Исходящий документ/index.md index 92b812a..034baa5 100644 --- a/docs/User manuals/Исходящий документ/index.md +++ b/docs/User manuals/Исходящий документ/index.md @@ -4,13 +4,11 @@ Процесс обработки исходящего документа в системе может содержать этапы Разработка проекта, Согласование, Утверждение (Подписание), Подготовка к подписанию (применимо при подписании бумажного документа), Регистрация, Информирование (Ознакомление), Отправка. -Сценарий работы с исходящим документом можно посмотреть в видео или прочитать ниже: - Если исходящий документ оформляется без привязки ко входящему документу, то нужно выбрать в главном меню пункт **«Исходящие документы»**. Откроется реестр исходящих документов за выбранный период. Кнопка «Создать» позволяет сформировать новую форму для регистрации документа. -![alt text]() +![alt text]() ## Вкладка "Основная" @@ -42,73 +40,50 @@ m) Извещение n) Определение -* "Рег.данные - номер/от:" - формируется системой автоматически. Принцип формирования регистрационного номера исходящего документа задается в настройках системы (см. [Журнал регистрации и нумерация](../Журнал регистрации/index.md)). Так же есть возможность ввести рег. номер вручную, и по кнопке "Зарегестрировать". +Название реквизита | Тип реквизита | Описание +-----------------|---------------|------------ +**Регистрационные данные документа** | | +Тип документа | Справочник | Заполняется с помощью выпадающего списка. +Рег. № документа/от | Строка, Дата | Запоняется как вручную так или автоматом при нажатии на кнопку "Зарегистрировать" находящуюся рядом. +В ответ на входящий номер/от | Строка, Дата | Заполняется в ручную, присваивается номер для данного документа, который будет указан в исходящем документе, если создать исходящий документ на основе данного документа через кнопку в панели управления "Операции". +**От кого** | | +Автор | Справочник | Составитель документа текущий пользователь системы. Запоняется автоматиечески. +Должность | Справочник | Должность составителя документа. Заполняется автоматически. +Подразделение | Справочник | Подразделение составителя документа. Заполняется автоматически. +Организация | Справочник | Организация составителя документа. Заполняется автоматически. +Подписант (Ф.И.О.) | Справочник | Заполняется ФИО руководителя инициатора (составителя) документа. Если документ создает руководитель подразделения, то в данном поле будет указан инициатор. +Подписант (должность) | Справочник | Должность подписанта документа. Заполняется автоматически после выбора подписанта. +**Кому**| | +Контрагент | Справочник | Организация, которой адресован данный документ. Заполняется значением из справочника контрагентов. +Контрагент (текст) | Строка | Текстовое значение в котором указывается организация, которая отсутствует в справочнике контрагентов. +На чье имя (Ф.И.О.) | Строка | Ф.И.О. получателя документа, вводится вручную. +На чье имя (должность) | Строка | Должность получателя документа, вводится вручную. +Договор | Справочник | Выбирается из справочника договоров по данному контрагенту. +Проект | Справочник | Проект, которому адресовано письмо. Заполняется значением из справочника проектов. +Электронная почта | Строка | Контактный электронный адрес организации-адресата, Эл. Почта вводиться как вручную так и при заполнении поля "Контрагент". Для этого необходимо в контрагенте во вкладке "Контакты и адреса" заполнить поле "e-mail" +Телефон | Строка | Контактный электронный адрес организации-адресата, заполняется так же вручную или по примеру e-mail, необходимо в контрагенте во вкладке "контакты и адреса" указать в поле "Телефон" номер. +Краткое содержание | Строка | Краткое содержание документа, заполняется вручную. +Содержательная часть | Строка | Непосредственный текст документа. +Примечание | Строка | Свободный текст резолюции, заполняется вручную. -* "В ответ на входящий - номер/от" - номер и дата входящего документа контрагента, заполняется в случае, если исходящий документ создается в ответ на входящий документ. - -* "Зарегистрировать" - кнопка регистрации документа. Регистрировать документ имеет право пользователь с определенными правами. - -* "Дата регистрации" - фактическая дата регистрации документа. Заполняется автоматически при регистрации документа по кнопке "Зарегистрировать" - -* "Отправить адресату" - используется , если документ является исходящим из одной организации и одновременно входящим для другой организации **внутри холдинга**. Кнопка активна на этапе **регистрации** документа. При нажатии на кнопку "История отправлений", на панели инструментов, откроется всплывающее окно с историей отправлений данного исходящего письма. - -* ![alt text](media/image.png) - -В блоке **От кого**: - -* "Автор" - составитель документа текущий пользователь системы. - -* "Должность" - должность составителя документа. - -* "Подразделение" - подразделение составителя документа. - -* "Организация" - организация составителя документа. - -* "Подписант" - заполняется ФИО руководителя инициатора (составителя) документа. Если документ создает руководитель подразделения, то в данном поле будет указан инициатор. Подписант автоматически подставляется в шаблон маршрута согласования. - -В блоке **Кому**: - -* "Контрагент" - организация, которой адресован данный документ. Заполняется значением из справочника контрагентов. Возможен поиск по части полного или краткого наименования, по ИНН. Если контрагент отсутствует в списке, то его нужно завести в справочнике [Контрагенты](../Контрагенты/index.md). Права на заполнение справочника есть у Администратора системы, юристов. - -* "Контрагент (текст)" - текстовое значение в котором указывается организация, которая отсутствует в справочнике контрагентов. - -* "На чье имя" - получатель документа, вводится вручную. - -* "Договор" - выбирается из справочника договоров по данному контрагенту. - -* "Проект" - проект, которому адресовано письмо. Заполняется значением из справочника проектов. - -* "Электронная почта" - контактный электронный адрес организации-адресата, Эл. Почта вводиться как вручную так и при заполнении поля "Контрагент". Для этого необходимо в контрагенте во вкладке "Контакты и адреса" заполнить поле "e-mail". - -* "Телефон" - контактный электронный адрес организации-адресата, заполняется так же вручную или по примеру e-mail, необходимо в контрагенте во вкладке "контакты и адреса" указать в поле "Телефон" номер. - -* "Краткое содержание" - краткое содержание документа, заполняется вручную. - -* "Содержательная часть" - непосредственный текст документа. - -* "Примечание" - свободный текст резолюции, заполняется вручную. ## Вкладка "Дополнительная" -* Журнал регистрации" - при создании документа пользователем журнал определяется автоматически в зависимости от типа документа и подразделения пользователя. Не может быть изменено. Настройка журналов регистрации происходит в документе [Журнал регистрации](../Журнал регистрации/index.md). +Название реквизита | Тип реквизита | Описание +-------------------|---------------|------------ +Журнал регистрации | Справочник | При создании документа пользователем журнал определяется автоматически в зависимости от типа документа и подразделения пользователя. Не может быть изменено. Настройка журналов регистрации происходит в документе [Журнал регистрации](../Журнал регистрации/index.md). +С уведомлением | Флажок | Признак, что письмо доставлено с уведомлением, вводится вручную. +Информация об уведомлении | Строка | Дополнительные комментарии к уведомлению. Вводится вручную. +Срочность | Справочник | Срочность документа. Для данного поля должны быть настроены соответствующий справочник в системе и шаблон маршрута в зависимости от вида срочности. +Требуется ответ | Флажок| Ставится признак, если обязательно ответное письмо. Заполняется вручную. +Срок предоставления ответа | Дата | Заполняется вручную, если есть признак "Требуется ответ". В системе можно настроить автоматическое проставление даты. +Ответ предоставлен в срок | Дата | Заполняется вручную после получения ответного документа. -* Информация об уведомлении" - дополнительные комментарии к уведомлению. Вводится вручную. - -* "Срочность" - срочность документа. - -!!! Примечание - Для данного поля должны быть настроены соответствующий справочник в системе и шаблон маршрута в зависимости от вида срочности. Для настройки необходимо обратиться к администратору системы. - -* Требуется ответ" - ставится признак, если обязательно ответное письмо. Заполняется вручную. - -* Срок предоставления ответа - заполняется вручную, если есть признак "Требуется ответ". - -* Ответ предоставлен в срок - заполняется вручную после получения ответного документа. - -* С уведомлением" - признак, что письмо доставлено с уведомлением, вводится вручную. ## Работа с документом +![alt text](media/scr1001.png) + **Инициатор** 1. Создает документ. Откроется форма документа «Исходящий документ» @@ -127,6 +102,8 @@ **Согласующее лицо** (может быть несколько) - участник маршрута с видом действия «Согласовать». Переходит в проект исходящего документа, проверяет и отправляет далее по маршруту. +![alt text](media/2024-12-17_10-33-01.png) + **Регистратор** с видом действия «**Зарегистрировать»**. 1. Регистрирует документ, нажав кнопку **«Зарегистрировать»,** при этом документу присваивается номер и фиксируется дата регистрации. @@ -137,23 +114,9 @@ 3. Нажимает кнопку «**Отправить»** в маршруте документа, при этом если есть список на ознакомление, то документ поступает соответствующим лицам, в противном случае маршрут завершается. -Возможные действия с документом: +"**Отправить адресату**" - используется , если документ является исходящим из одной организации и одновременно входящим для другой организации внутри холдинга. Кнопка активна на этапе регистрации документа. При нажатии на кнопку "История отправлений", на панели инструментов, откроется всплывающее окно с историей отправлений данного исходящего письма. +![alt text](media/image.png) - a) Согласовать - b) Зарегистрировать - c) Ознакомиться - d) Подписать - e) Отправить - -Статусы документа: - a) Согласован - b) Зарегистрирован - c) Ознакомлен - d) Подписан - e) Отправлен - -Если документ является исходящим из одной организации и одновременно входящим для другой организации **внутри холдинга**, регистратор нажимает кнопку **«Отправить адресату»**. При этом автоматически -создается карточка документа в реестре входящих у компании-получателя, а сотруднику на почту уходит уведомление.