ecm-administrator-manuals/docs/Admin manuals/Настройка СЭД для администраторов/index.md

Настройка СЭД для администраторов

Описание

В данной инструкции описаны настройки для документов системы электронного документооборота (далее-СЭД), например, такие документы как входящие, исходящие, организационно-распределительный документ (далее-ОРД), поручения и служебные записки (далее СЗ). Для каждой формы СЭД должны быть созданы:

• [Настройки документа](../Настройка документов/);
• Подтипы документов
• Конструкторы документов, кроме документа поручение;
• [Шаблоны маршрутов](../Настройка шаблонов маршрутов/);
• [Журналы регистраций](../Журнал регистрации/).

Для работы с каждой формой необходимо настроить необходимые роли. О назначении ролей можно ознакомиться по ссылке [«редактирование пользователя»](../Управление пользователями/#редактирование_пользователя).

Также для каждой формы в системе присутствуют определенные дополнительные функции (константы).

Для отображения быстрых кнопок в панели инструментов должна быть настроена константа toolbar_docflow_route_processing_buttons

Входящие документы

Входящий документ служит для отображения данных по входящей корреспонденции организации.

Роль	Описание
incomingdocument_read	для просмотра и ознакомления с документом.
incomingdocument_write	для возможности редактирования документа.
master_registrar	позволяет назначать вручную регистрационный номер и дату регистрации документа.

Возможно использовать [вычисляемые атрибуты](../Конструктор документов/#вычисляемые_атрибуты)

#Master_PrintedText# - содержательная часть #Master_ReplyNumber# - в ответ на входящий - номер документа #Master_ReplyDate# - в ответ на входящий - дата документа

Исходящие документы

Исходящие документы - это оформление документов, которые написаны в индивидуальном порядке или в ответ на входящий документ.

Роль	Описание
outgoingdocument_read	для чтения и просмотра формы.
outgoingdocument_write	для редактирования формы.
outgoing_registrar	позволяет зарегистрировать документ.
master_registrar	позволяет вручную назначать регистрационный номер и дату регистрации документа.

Возможно использовать [вычисляемые атрибуты](../Конструктор документов/#вычисляемые_атрибуты)

#Master_PrintedText# - содержательная часть #Master_WhoseName# - на чье имя (Ф.И.О.) в исходящем документе

Имеется константа:

Авторегистрация_ИсхДок - автоматическое присваивание номера исходящего документа на этапе "Зарегистрировать".

ОРД

[ОРД](https://ecm-user-manuals.readthedocs.io/ru/latest/User manuals/%D0%9E%D0%A0%D0%94/#%D0%BE%D1%80%D0%B3%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B7%D0%B0%D1%86%D0%B8%D0%BE%D0%BD%D0%BD%D0%BE-%D1%80%D0%B0%D1%81%D0%BF%D0%BE%D1%80%D1%8F%D0%B4%D0%B8%D1%82%D0%B5%D0%BB%D1%8C%D0%BD%D1%8B%D0%B5_%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D1%8B_%D0%BE%D1%80%D0%B4) – это документ для автоматизации документооборота организационно-распорядительных документов (приказы, протоколы, распоряжения) в организации.

Роль	Описание
organizationaldocument_read	для чтения и ознакомления с документом.
organizationaldocument_write	для редактирования документа.
master_registrar	позволяет вручную назначать регистрационный номер и дату регистрации документа.

Имеются константы:

• Авторегистрация_ОРД - автоматическое присваивание номера документа на этапе "Зарегистрировать"

• servicerecord_with_signature - в реестре документов «Служебная записка» и «ОРД» добавляется колонка с признаком подписания ЭП и изменяется печатная форма документа на шаблон со штампом электронной подписи.

• Не_требовать_подписанта_в_ОРД - отключает проверку в ОРД на наличие этапа с подписанием.

Поручения

[«Поручения»](https://ecm-user-manuals.readthedocs.io/ru/latest/User manuals/%D0%9F%D0%BE%D1%80%D1%83%D1%87%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5/) – это документ, в котором одному или нескольким сотрудникам организации ставится задача достичь определенного результата к заданному сроку. Для поручений имеются необходимые роли:

Роль	Описание
instruction_read	для просмотра и ознакомления с документом.
instruction_write	для редактирования данной формы.

Имеются константы:

• поручение инициатор=контролер – в документе "Поручение" поле контролер автоматически заполняется значением из поля "Составитель".

• instruction_with_signature – чтобы в реестре документа «Поручение» добавляется колонка с признаком подписания ЭП и изменяется печатная форма документа на шаблон со штампом электронной подписи

Служебные записки

Служебные записки – это документ служащий для автоматизации документооборота служебных записок в организации. Подробнее с данной формой можно ознакомиться в разделе [«Служебные записки»](https://ecm-user-manuals.readthedocs.io/ru/latest/User manuals/%D0%A1%D0%BB%D1%83%D0%B6%D0%B5%D0%B1%D0%BD%D0%B0%D1%8F %D0%B7%D0%B0%D0%BF%D0%B8%D1%81%D0%BA%D0%B0/)

В служебных записках имеются технические роли для работы с формой документа:

Роль	Описание
servicerecord_read	дает возможность чтения и ознакомления формы.
servicerecord_write	дает право редактирования документа.
docconstructor_write	открывает доступ к переходу в конструктор документа по данному типу/подтипу документа.
routetemplate_write	открывает доступ к переходу в настройки шаблона маршрута по данному документу.
documentsubtype_write	открывает доступ к переходу в настройки подтипа документа.

В служебных записках имеется 2 константы:

• servicerecord_with_signature – чтобы в реестре документов «Служебная записка» и «ОРД» добавляется колонка с признаком подписания ЭП и изменяется печатная форма документа на шаблон со штампом электронной подписи.

• СЗ печать старой формы отчета до – отображает статичную печатную форму служебной записки. Возможно динамическое изменение печатной формы с помощью вычисляемых атрибутов

У служебных записок имеются сервисные функции, которые автоматически редактируют документ по заданным условиям. Так в служебных записках присутствуют такое сервисные функции как:

• Service.ListOf.AgreementUsers – автоматически определяет дополнительного согласованта в служебных записках

• Service.ListOf.Recipient – автоматически определяет получателя (-ей) служебной записки из "Кому".

• Service.Recipient – автоматически определяет получателя служебной записки из "Кому".

• Service.Signer – автоматически определяет подписанта в служебных записках.

Так же если поставить служебное слово Service.Signer в шаблоне маршрутов то по этому слову будет подставляться пользователь выбранный из выпадающего списка "Подписант". К примеру:

По шаблону данного маршрута можно убедиться в правильности заполнения сервисных функций в маршруте. А именно чтобы в маршрут вставали все кто указан в карточке в следующих табличных частях: Подписант, Кому, Копия и Доп. Согласование.

По умолчанию в поле подписанта встает руководитель инициатора документа, указанный в настройках пользователя. Подробнее с формой можно ознакомиться в инструкции [«настройки пользователя»](https://ecm-administrator-manuals.readthedocs.io/ru/latest/Admin manuals/%D0%9D%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0 %D0%BF%D0%BE%D0%BB%D1%8C%D0%B7%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D1%82%D0%B5%D0%BB%D0%B5%D0%B9/).

Но если у инициатора документа стоит галочка «Право подписи», то по умолчанию инициатор становиться подписантом. Например:

На скрине видно что в поле «Руководитель» указана Абдуллаева А.Н. Если в поле «право подписи» поставить галочку то в поле подписан встанет Admin, так как страница авторизована под Админом

Загрузить из Excel

Внутри служебной записки возможна загрузка данных из таблицы excel в табличную часть, подробнее можно ознакомиться по [ссылке](https://ecm-user-manuals.readthedocs.io/ru/latest/User manuals/%D0%A1%D0%BB%D1%83%D0%B6%D0%B5%D0%B1%D0%BD%D0%B0%D1%8F %D0%B7%D0%B0%D0%BF%D0%B8%D1%81%D0%BA%D0%B0/#%D0%B7%D0%B0%D0%B3%D1%80%D1%83%D0%B7%D0%B8%D1%82%D1%8C_%D0%B8%D0%B7_excel).

1. В конструкторе документов должна быть настроена верная нумерация для атрибутов иначе корректной вставки значений в табличную часть не произойдет:

2. Для выпадающих списков заполняется столбец "Код". Если заполнить столбец "Наименование" текстовыми значениями то вставка в табличную часть в документа не сработает.

Для типов атрибутов "Работник", "Должность", "Подразделение" рекомендуется использовать [вычисления](../Конструктор документов/#вкладка_настройка_вычислений) с помощью конструктора. Для примера в конструкторе документов создается атрибут "Строка" с наименованием "Табельный номер":

Служебное наименование таблицы	Наименование	Тип атрибута	Служебное наименование
#Table1#	Работник	Работник	#worker#
#Table1#	Табельный номер	Строка	#worker_tabn#
#Table1#	Должность	Должность	#worker_post#

И настроить следующие вычисления:

Основной атрибут	Зависимые атрибуты	Вычисления
#Table1_worker#	#Table1_worker_tabn#	(select "NumTab" from rp."RP_Worker" where "VCode" = #Table1_worker#)
#Table1_worker#	#Table1_worker_post#	(select rpwm."IdPost" from rp."RP_Worker" w join rp."RP_WorkerMove" rpwm on rpwm."IdWorker" = w."VCode" where w."VCode" = #Table1_worker# and w."NumTab" = #Table1_worker_tabn# order by coalesce(rpwm."DateEnd",'20700101') desc limit 1 )
#Table1_worker_tabn#	#Table1_worker#	(select "VCode" from rp."RP_Worker" where "NumTab" = #Table1_worker_tabn# order by coalesce("DateEnd",'20700101'::date) desc limit 1)

В этом случае пользователю будет достаточно заполнить столбец "Табельный номер", а остальные атрибуты будут заполнены автоматически.

Для корректной вставки данных из excel в табличную часть рекомендуется используются следующие правила заполнения атрибутов:

Тип атрибута	Заполнение
Произвольная выборка	Заполняется столбец "Код"
Контрагент	Заполняется столбец "Код"
Работник	Заполняется столбец "Код"
Подразделение	Заполняется столбец "Код"
Должность	Заполняется столбец "Код"
Пользовательский тип атрибута	Заполняется столбец "Код"
Договор	Заполняется столбец "Код"
Дата	01.01.2000
Дата и время	01.01.2000 0:00
Время	0:00
Логическое	true - установлена галочка