docs/ecm-administrator-manuals
2
0
Fork 0
Code Issues Pull Requests Packages Projects Releases Wiki Activity
Files
4d45726aafa813c1b0d2ff732308af834495b1ea
ecm-administrator-manuals/docs/Admin manuals/Рассылки системы/index.md
mirzakaev_tf 4d45726aaf пробелы
2023-10-10 17:31:48 +05:00

237 lines
30 KiB
Markdown
Raw Blame History

This file contains ambiguous Unicode characters
This file contains Unicode characters that might be confused with other characters. If you think that this is intentional, you can safely ignore this warning. Use the Escape button to reveal them.
# Рассылки системы
## Описание
В данной статье описаны типы рассылок, которые присутствуют в системе и способы их настройки. В качестве каналов оповещения могут быть использованы: электронная почта, мессенджер [Telegram](../Настройка телеграм/), SMS-сервис.
### Включение оповещений через мессенджер Telegram и/или SMS - сервис
Чтобы получать уведомления через Telegram или SMS, необходимо выбрать соответствующий способ получения в [управлении пользователями](../Управление пользователями/) при создании/редактировании пользователя (-ей).
![Данные](media/person.png)
### Виды рассылок
#### **О поступлении документа на обработку**
Оповещения направляются пользователю при каждом поступлении документа на обработку. В качестве каналов оповещения могут быть использованы: электронная почта, мессенджер Telegram, SMS-сервис. Для получения оповещений по электронной почте не требуется никаких дополнительных настроек. Для получения оповещений через Telegram или SMS, необходимо указать способ получения, описанном [выше](#включение_оповещений_через_мессенджер_telegram_иили_sms_-_сервис). Настроить текст уведомления возможно в форме [Конструктор уведомлений](../Конструктор уведомлений/).
![Оповещение о поступлении документа на обработку](media/О поступлении документа на обработку.png)
![Alt text](image-1.png)
![Alt text](image.png)
#### **О необходимости ознакомиться с документом**
Оповещения направляются пользователю при каждом поступлении документа на ознакомление. В качестве каналов оповещения могут быть использованы: электронная почта, мессенджер Telegram, SMS-сервис. Для получения оповещений по электронной почте не требуется никаких дополнительных настроек. Для получения оповещений через Telegram или SMS, необходимо указать способ получения, описанном [выше](#включение_оповещений_через_мессенджер_telegram_иили_sms_-_сервис). Настроить текст уведомления возможно в форме [Конструктор уведомлений](../Конструктор уведомлений/).
![Alt text](image-3.png)
![Alt text](image-5.png)
#### **Оповещение замещаемому сотруднику**
Оповещения направляются пользователям, у которых настроено [замещение](https://ecm-user-manuals.readthedocs.io/ru/latest/User manuals/%D0%A0%D1%83%D0%BA%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D0%B4%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%BE %D0%B4%D0%BB%D1%8F %D1%80%D1%83%D0%BA%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D0%B4%D0%B8%D1%82%D0%B5%D0%BB%D1%8F/%D0%A4%D1%83%D0%BD%D0%BA%D1%86%D0%B8%D1%8F %D0%B7%D0%B0%D0%BC%D0%B5%D1%89%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D1%8F/%D0%A4%D1%83%D0%BD%D0%BA%D1%86%D0%B8%D1%8F %D0%B7%D0%B0%D0%BC%D0%B5%D1%89%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D1%8F/). В качестве канала оповещения используется электронная почта. Данное оповещение в системе настроено автоматически, дополнительная настройка не требуется.
![Замещение](media/Оповещение замещаему сотруднику.png)
<!-- #### **Оповещение инициатору по окончанию согласования документа по маршруту**
Оповещения направляются инициатору документа по окончанию согласования документа по маршруту. В качестве канала оповещения используется электронная почта. Для получения оповещений необходимо в [настройке документов](../../Настройка документов/Настройка документов.md#опции) включить опцию "Оповещать инициатора".
![Оповещать инициатора](media/Оповещать инициатора.png)
![Оповещение инициатору](media/Оповещение инициатору по всем действиям по маршруту.png) -->
#### **Зависшие документы на этапе инициирования**
Оповещения направляются инициатору документа, когда инициатор создал документ, но не запустил его дальше по маршруту. В качестве канала оповещения используется электронная почта. Для получения оповещений необходимо настроить задачу [**"Рассылка документов на этапе инициирования"**](../Функции планировщика задач/) в [планировщике задач](../Планировщик задач/).
![Зависший документ](media/Зависшие документы на этапе инициирования.png)
#### **Приближается срок окончания обработки документов**
Оповещения направляются пользователю о необходимости обработки документов, по которым завершается срок обработки. В качестве каналов оповещения могут быть использованы: электронная почта и SMS-сервис. Для получения оповещений по электронной почте необходимо:
* в настройках учетной политики предприятия настроить константы: **Предупреждать об окончании норматива согласования за (дней)** и **Предупреждать об окончании норматива согласования за (часов)**. Константы могут работать как совместно, так и по отдельности. Дни и часы указываются **рабочие**.
* настроить задачу [**"Уведомления о приближающейся просрочке документов"**](../Функции планировщика задач/) в [планировщике задач](../Планировщик задач/).
Для получения оповещений по электронной почте не требуется никаких дополнительных настроек.
Для получения оповещений через SMS, необходимо:
* указать способ получения, описанном [выше](#включение_оповещений_через_мессенджер_telegram_иили_sms_-_сервис)
* Настроить задачу [**"Уведомления о приближающейся просрочке документов через СМС"**](../Функции планировщика задач/) в [планировщике задач](../Планировщик задач/)
![Приближается срок](media/Приближается срок окончания обработки документов.png)
![Смс](media/smsProsrochka.png)
#### **О просроченных документах**
Оповещения направляются в случае нарушения сроков по обработке документов, пользователю который нарушил сроки, а также пользователю который его замещает. В качестве каналов оповещения могут быть использованы: электронная почта и SMS-сервис. Для получения оповещений по электронной почте необходимо:
* в настройках учетной политики предприятия настроить константы: **СЭД_Частота_уведомлений_о_просрочке_документов_дни** и **СЭД_Частота_уведомлений_о_просрочке_документов_минуты**. Константы могут работать как совместно, так и по отдельности. Дни и часы указываются **рабочие**.
* настроить задачу [**"Просроченные документы"**](../Функции планировщика задач/) в [планировщике задач](../Планировщик задач/).
Чтобы получать уведомления через SMS, необходимо:
* Указать способ получения, описанном [выше](#включение_оповещений_через_мессенджер_telegram_иили_sms_-_сервис)
* Настроить задачу [**"Уведомления о приближающейся просрочке документов через СМС"**](../Функции планировщика задач/) в [планировщике задач](../Планировщик задач/)
![Просроченные документы](media/Просроченные документы.png)
![Смс](media/smsProsrochka.png)
#### **О просроченных тиражированных документах**
Оповещения направляются в случае нарушения сроков по обработке тиражированных документов пользователю, который нарушил сроки. В качестве канала оповещения используется электронная почта. Для получения оповещений необходимо:
* в настройках учетной политики предприятия настроить константы: **СЭД_Частота_уведомлений_о_просрочке_тиражированных_документов_часы** и **СЭД_Частота_уведомлений_о_просрочке_тиражированных_документов_дни**. Константы могут работать как совместно, так и по отдельности. Дни и часы указываются **рабочие**.
* настроить задачу [**"Просроченные документы"**](../Функции планировщика задач/) в [планировщике задач](../Планировщик задач/).
#### **О просроченных документах сотрудников руководителю**
Оповещения направляются руководителю сотрудников в случае нарушения ими сроков по обработке документов. В качестве канала оповещения используется электронная почта. Для получения оповещений необходимо настроить задачу [**"Рассылка просроченных документов руководителям"**](../Функции планировщика задач/) в [планировщике задач](../Планировщик задач/).
![Просроченные задачи руководителю](media/Просроченные документы работников (руководителю).png)
#### **Сводка по документам с просроченными действиями по маршруту/ознакомлению**
Оповещения направляются инициатору с информацией по документам, действия по которым просрочил любой из маршрута. В качестве канала оповещения используется электронная почта. Для получения оповещений необходимо:
* В [настройках рассылки уведомлений](../Настройки рассылки уведомлений/) включить опцию **Со сводкой инициатору**;
* Настроить задачу [**Рассылка сводки по просроченным документам их инициаторам**](../Функции планировщика задач/) в [планировщике задач](../Планировщик задач/).
![Сводка](media/svodka.png)
#### **Заявка на регистрацию в Личном кабинете работника**
Оповещения направляются модератору системы при поступлении заявки на регистрацию через сайт [**саморегистрации**](https://ecm-user-manuals.readthedocs.io/ru/latest/User manuals/%D0%9D%D0%B0%D1%87%D0%B0%D0%BB%D0%BE %D1%80%D0%B0%D0%B1%D0%BE%D1%82%D1%8B/%D0%90%D0%B2%D1%82%D0%BE%D1%80%D0%B8%D0%B7%D0%B0%D1%86%D0%B8%D1%8F %D1%87%D0%B5%D1%80%D0%B5%D0%B7 %D1%81%D0%B0%D0%B9%D1%82 %D1%80%D0%B5%D0%B3%D0%B8%D1%81%D1%82%D1%80%D0%B0%D1%86%D0%B8%D0%B8/%D0%90%D0%B2%D1%82%D0%BE%D1%80%D0%B5%D0%B3%D0%B8%D1%81%D1%82%D1%80%D0%B0%D1%86%D0%B8%D1%8F/). В качестве канала оповещения используется электронная почта. Для получения оповещений не требуется никаких дополнительных настроек.
![Сайт саморегистрации](media/Заявка на регистрацию в Личном кабинете работника.png)
#### **Регистрация в системе кадрового электронного документооборота**
Оповещения направляются новому пользователю при регистрации его в системе. В качестве каналов оповещения могут быть использованы: электронная почта и SMS-сервис. Для получения оповещений по электронной почте не требуется дополнительных настроек. Чтобы получать уведомления через SMS, необходимо указать способ получения, описанном [выше](#включение_оповещений_через_мессенджер_telegram_иили_sms_-_сервис).
Пользователя в системе можно зарегистрировать двумя способами:
* **Ручной** - через [управление пользователями](../Управление пользователями/#создание_пользователя). При ручном создании пользователей дополнительная настройка не требуется.
* [**Автоматизированный**](../Автоматическое создание пользователей/) - с помощью задачи [**"Создание новых пользователей"**](../Функции планировщика задач/) в [планировщике задач](../Планировщик задач/). При автоматизированном создании пользователей, в настройках учетной политики предприятия необходимо настроить константу **УпрП_уведомление_о_создание_УЗ** для направления оповещения новому пользователю о регистрации в системе.
![Регистрация в системе](media/Регистрация в системе электронного документооборота.png)
![Alt text](image-2.png)
#### [**Напоминание о регистрации в системе**](../Автоматическое создание пользователей/#повторное_уведомление_пользователя_о_регистрации_пользователя)
Оповещения направляются пользователям, которые зарегистрированы в системе, но не прошли авторизацию. В качестве канала оповещения используется электронная почта. Для получения оповещений необходимо:
* настроить задачу [**"Напоминание о входе в систему неактивированным пользователям"**](../Функции планировщика задач/) в [планировщике задач](../Планировщик задач/);
* в настройках учетной политики предприятия настроить константу **УпрП_напоминание_о_созданной_УЗ**.
![Напоминание](media/Регистрация в системе электронного документооборота_напоминание.png)
Также данное оповещение направляется пользователям, которые дали согласие на кадровый электронный документооборот, но также не зарегистрировались в системе. Для получения оповещений необходимо:
* настроить задачу [**"Напоминание о входе в систему неактивированным пользователям"**](../Функции планировщика задач/) в [планировщике задач](../Планировщик задач/), если она не была настроена ранее;
* в настройках учетной политики предприятия настроить константу **ПереходНаКЭДО_НапоминаниеОбОригинале**.
![Напоминание по КЭДО](media/Оповещение о необходимости сдачи оригиналов заявления и расписки на ЭП.png)
#### **Напоминание о необходимости сдачи заявления на выпущенный ЭП в отдел кадров**
Оповещения направляются пользователям, у которых есть выпущенный, не отозванный сертификат электронной подписи, но отсутствует [отметка](../Выпуск ОНЭП/#просмотр_заявки_на_выпуск_сертификатов) об сдаче заявления на выпуск сертификата и расписки в получении. В качестве канала оповещения используется электронная почта. Для получения оповещений необходимо:
* настроить задачу [**"Напоминание о необходимости сдачи заявления на сертификат в отдел кадров"**](../Функции планировщика задач/) в [планировщике задач](../Планировщик задач/);
![Электронный сертификат](media/Электронный сертификат.png)
#### Восстановление пароля
Оповещения направляются пользователям при первичной авторизации в системе, а также при восстановлении пароля в системе. В качестве каналов оповещения могут быть использованы: электронная почта и SMS-сервис. Для получения оповещений по электронной почте не требуется дополнительных настроек. Чтобы получать уведомления через SMS, необходимо указать способ получения, описанном [выше](#включение_оповещений_через_мессенджер_telegram_иили_sms_-_сервис).
![Восстановление пароля](media/vosstanovlenie.png)
![СМС](media/vosstanSMS.png)
#### **О перевыпуске сертификата НЭП**
Оповещения направляются пользователям, у которых заканчивается срок действия сертификата ЭП и которым были автоматически перевыпущены новые сертификаты. В качестве каналов оповещения могут быть использованы: электронная почта, мессенджер Telegram, SMS-сервис. Для получения оповещений необходимо:
* настроить задачу [**"Выпуск новых сертификатов, когда истекают сроки"**](../Функции планировщика задач/) в [планировщике задач](../Планировщик задач/);
* в настройках учетной политики предприятия настроить константу **ЭЦП_количество_дней_за_сколько_отправтить_заявку_на_перевыпуск**, где указывается значение количества дней по которому нужно проверять сертификаты. Если текущая дата меньше даты окончания действующего ЭП либо равна константе - то по каждому работнику автоматически формируется документ "Заявка на выпуск" с новым выпущенным сертификатом, с заявлением на выдачу сертификата, распиской в получении сертификата.
![НЭП](../Конструктор уведомлений/media/nep3.png)
#### **Уведомления по форме корректировки маршрутов**
Оповещения направляются пользователям, которые были скорректированы в [форме согласования маршрутов](https://ecm-user-manuals.readthedocs.io/ru/latest/User manuals/%D0%A0%D1%83%D0%BA%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D0%B4%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%BE %D0%B4%D0%BB%D1%8F HR/%D0%A4%D0%BE%D1%80%D0%BC%D0%B0 %D0%BA%D0%BE%D1%80%D1%80%D0%B5%D0%BA%D1%82%D0%B8%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%BA%D0%B8 %D0%BC%D0%B0%D1%80%D1%88%D1%80%D1%83%D1%82%D0%BE%D0%B2 %D1%81%D0%BE%D0%B3%D0%BB%D0%B0%D1%81%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D1%8F/%D0%A4%D0%BE%D1%80%D0%BC%D0%B0 %D0%BA%D0%BE%D1%80%D1%80%D0%B5%D0%BA%D1%82%D0%B8%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%BA%D0%B8 %D0%BC%D0%B0%D1%80%D1%88%D1%80%D1%83%D1%82%D0%BE%D0%B2 %D1%81%D0%BE%D0%B3%D0%BB%D0%B0%D1%81%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D1%8F/). В качестве каналов оповещения могут быть использованы: электронная почта, мессенджер Telegram, SMS-сервис. Для получения оповещений по электронной почте не требуется никаких дополнительных настроек.
**О поступлении в работу:**
![Форма](../Конструктор уведомлений/media/correctPostup3.png)
**Удаление из маршрута**
![Удаление](../Конструктор уведомлений/media/deleteMail.png)
**Возврат на предыдущий этап**
![Возврат](../Конструктор уведомлений/media/return.png)
#### **О настроенных пользователю замещениях**
Оповещения направляются пользователям, которым были назначены [замещения](https://ecm-user-manuals.readthedocs.io/ru/latest/User manuals/%D0%A0%D1%83%D0%BA%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D0%B4%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%BE %D0%B4%D0%BB%D1%8F %D1%80%D1%83%D0%BA%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D0%B4%D0%B8%D1%82%D0%B5%D0%BB%D1%8F/%D0%A4%D1%83%D0%BD%D0%BA%D1%86%D0%B8%D1%8F %D0%B7%D0%B0%D0%BC%D0%B5%D1%89%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D1%8F/%D0%A4%D1%83%D0%BD%D0%BA%D1%86%D0%B8%D1%8F %D0%B7%D0%B0%D0%BC%D0%B5%D1%89%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D1%8F/). В качестве каналов оповещения могут быть использованы: электронная почта и SMS-сервис. Для получения оповещений по электронной почте не требуется никаких дополнительных настроек.
![Замещение](media/zamesh.png)
#### Внутрисистемные уведомления
На проекте есть возможность настроить внутрисистемные уведомления для пользователей. Подробнее о настройке можно ознакомиться в статье ["Настройка внутрисистемных уведомлений"](../Настройка внутрисистемных уведомлений/)
Примеры уведомлений:
* [**О приближении начала отпуска по основному месту работы:**](../Настройка внутрисистемных уведомлений/)
![Отпуск](media/otpuskOsnovnoi.png)
* [**Оповещение о списке работников, которые не создали заявление об отпуске**](../Настройка внутрисистемных уведомлений/#оповещение_о_списке_работников_которые_не_создали_заявление_об_отпуске)
![Кадровик](media/hr.png)
* [**О приближении начала отпуска по внутреннему месту работы:**](../Настройка внутрисистемных уведомлений/#уведомления_об_отпуске_на_основании_графика_отпусков_по_внутренним_совместителям)
![Внутренний](media/otpuskVnutren.png)
* [**О приближении начала отпуска по внешнему месту работы:**](../Настройка внутрисистемных уведомлений/#уведомления_об_отпуске_на_основании_графика_отпусков_по_внешним_совместителям)
![Отпуск внешний](media/otpuskVnesh.png)
* [**Документы, которые не были выгружены в систему из 1С:**](../Настройка внутрисистемных уведомлений/#документы_не_пришедшие_на_подписание_в_систему_из_1с)
![1С](media/1C.png)
* [**Об окончании испытательного срока сотрудников:**](../Настройка внутрисистемных уведомлений/#об_окончании_испытательного_срока)
![Испытательный срок](media/ИспытательныйСрок.png)
* [**Отсутствие планового графика отпусков по подразделению**](../Настройка внутрисистемных уведомлений/#отсутствие_планового_графика_отпусков_по_подразделению)
![Отсутствие графика](media/otsutstviePlanOtpusk.png)
* [**Оповещение о необходимости замены паспорта**](../Настройка внутрисистемных уведомлений/#оповещение_о_необходимости_замены_паспорта)
![Паспорт](media/passport.png)
* [**Сообщение о приближающихся юбилеях**](../Настройка внутрисистемных уведомлений/#сообщение_о_приближающихся_юбилеях)
![Юбилей](media/yubiley.png)
* [**Сообщения о приближающемся юбилее работы в компании**](../Настройка внутрисистемных уведомлений/#сообщение_о_приближающихся_юбилеях#сообщения_о_приближающемся_юбилее_работы_в_компании)
![Юбилей в компании](media/yubileyCompan.png)
* [**Уведомление HR о перевыпуске сертификата в связи с изменением ФИО**](../Настройка внутрисистемных уведомлений/#уведомление_о_перевыпуске_сертификата_в_связи_с_изменением_фио)
![Сертификаты](media/certs.png)
Reference in New Issue View Git Blame Copy Permalink