# Рассылки системы ## Описание В данной статье описаны типы рассылок, которые присутствуют в системе и способы их настройки. В качестве каналов оповещения могут быть использованы: электронная почта, мессенджер [Telegram](../Настройка телеграм/), SMS-сервис. ### Включение оповещений через мессенджер Telegram и/или SMS - сервис Чтобы получать уведомления через Telegram или SMS, необходимо выбрать соответствующий способ получения в [управлении пользователями](../Управление пользователями/) при создании/редактировании пользователя (-ей). ![Данные](media/person.png) ### Виды рассылок #### **О поступлении документа на обработку** Оповещения направляются пользователю при каждом поступлении документа на обработку. В качестве каналов оповещения могут быть использованы: электронная почта, мессенджер Telegram, SMS-сервис. Для получения оповещений по электронной почте не требуется никаких дополнительных настроек. Для получения оповещений через Telegram или SMS, необходимо указать способ получения, описанном [выше](#включение_оповещений_через_мессенджер_telegram_иили_sms_-_сервис). Настроить текст уведомления возможно в форме [Конструктор уведомлений](../Конструктор уведомлений/). ![Оповещение о поступлении документа на обработку](media/О поступлении документа на обработку.png) ![Alt text](image-1.png) ![Alt text](image.png) #### **О необходимости ознакомиться с документом** Оповещения направляются пользователю при каждом поступлении документа на ознакомление. В качестве каналов оповещения могут быть использованы: электронная почта, мессенджер Telegram, SMS-сервис. Для получения оповещений по электронной почте не требуется никаких дополнительных настроек. Для получения оповещений через Telegram или SMS, необходимо указать способ получения, описанном [выше](#включение_оповещений_через_мессенджер_telegram_иили_sms_-_сервис). Настроить текст уведомления возможно в форме [Конструктор уведомлений](../Конструктор уведомлений/). ![Alt text](image-3.png) ![Alt text](image-5.png) #### **Оповещение замещаемому сотруднику** Оповещения направляются пользователям, у которых настроено [замещение](https://ecm-user-manuals.readthedocs.io/ru/latest/User manuals/%D0%A0%D1%83%D0%BA%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D0%B4%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%BE %D0%B4%D0%BB%D1%8F %D1%80%D1%83%D0%BA%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D0%B4%D0%B8%D1%82%D0%B5%D0%BB%D1%8F/%D0%A4%D1%83%D0%BD%D0%BA%D1%86%D0%B8%D1%8F %D0%B7%D0%B0%D0%BC%D0%B5%D1%89%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D1%8F/%D0%A4%D1%83%D0%BD%D0%BA%D1%86%D0%B8%D1%8F %D0%B7%D0%B0%D0%BC%D0%B5%D1%89%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D1%8F/). В качестве канала оповещения используется электронная почта. Данное оповещение в системе настроено автоматически, дополнительная настройка не требуется. ![Замещение](media/Оповещение замещаему сотруднику.png) #### **Зависшие документы на этапе инициирования** Оповещения направляются инициатору документа, когда инициатор создал документ, но не запустил его дальше по маршруту. В качестве канала оповещения используется электронная почта. Для получения оповещений необходимо настроить задачу [**"Рассылка документов на этапе инициирования"**](../Функции планировщика задач/) в [планировщике задач](../Планировщик задач/). ![Зависший документ](media/Зависшие документы на этапе инициирования.png) #### **Приближается срок окончания обработки документов** Оповещения направляются пользователю о необходимости обработки документов, по которым завершается срок обработки. В качестве каналов оповещения могут быть использованы: электронная почта и SMS-сервис. Для получения оповещений по электронной почте необходимо: * в настройках учетной политики предприятия настроить константы: **Предупреждать об окончании норматива согласования за (дней)** и **Предупреждать об окончании норматива согласования за (часов)**. Константы могут работать как совместно, так и по отдельности. Дни и часы указываются **рабочие**. * настроить задачу [**"Уведомления о приближающейся просрочке документов"**](../Функции планировщика задач/) в [планировщике задач](../Планировщик задач/). Для получения оповещений по электронной почте не требуется никаких дополнительных настроек. Для получения оповещений через SMS, необходимо: * указать способ получения, описанном [выше](#включение_оповещений_через_мессенджер_telegram_иили_sms_-_сервис) * Настроить задачу [**"Уведомления о приближающейся просрочке документов через СМС"**](../Функции планировщика задач/) в [планировщике задач](../Планировщик задач/) ![Приближается срок](media/Приближается срок окончания обработки документов.png) ![Смс](media/smsProsrochka.png) #### **О просроченных документах** Оповещения направляются в случае нарушения сроков по обработке документов, пользователю который нарушил сроки, а также пользователю который его замещает. В качестве каналов оповещения могут быть использованы: электронная почта и SMS-сервис. Для получения оповещений по электронной почте необходимо: * в настройках учетной политики предприятия настроить константы: **СЭД_Частота_уведомлений_о_просрочке_документов_дни** и **СЭД_Частота_уведомлений_о_просрочке_документов_минуты**. Константы могут работать как совместно, так и по отдельности. Дни и часы указываются **рабочие**. * настроить задачу [**"Просроченные документы"**](../Функции планировщика задач/) в [планировщике задач](../Планировщик задач/). Чтобы получать уведомления через SMS, необходимо: * Указать способ получения, описанном [выше](#включение_оповещений_через_мессенджер_telegram_иили_sms_-_сервис) * Настроить задачу [**"Уведомления о приближающейся просрочке документов через СМС"**](../Функции планировщика задач/) в [планировщике задач](../Планировщик задач/) ![Просроченные документы](media/Просроченные документы.png) ![Смс](media/smsProsrochka.png) #### **О просроченных тиражированных документах** Оповещения направляются в случае нарушения сроков по обработке тиражированных документов пользователю, который нарушил сроки. В качестве канала оповещения используется электронная почта. Для получения оповещений необходимо: * в настройках учетной политики предприятия настроить константы: **СЭД_Частота_уведомлений_о_просрочке_тиражированных_документов_часы** и **СЭД_Частота_уведомлений_о_просрочке_тиражированных_документов_дни**. Константы могут работать как совместно, так и по отдельности. Дни и часы указываются **рабочие**. * настроить задачу [**"Просроченные документы"**](../Функции планировщика задач/) в [планировщике задач](../Планировщик задач/). #### **О просроченных документах сотрудников руководителю** Оповещения направляются руководителю сотрудников в случае нарушения ими сроков по обработке документов. В качестве канала оповещения используется электронная почта. Для получения оповещений необходимо настроить задачу [**"Рассылка просроченных документов руководителям"**](../Функции планировщика задач/) в [планировщике задач](../Планировщик задач/). ![Просроченные задачи руководителю](media/Просроченные документы работников (руководителю).png) #### **Сводка по документам с просроченными действиями по маршруту/ознакомлению** Оповещения направляются инициатору с информацией по документам, действия по которым просрочил любой из маршрута. В качестве канала оповещения используется электронная почта. Для получения оповещений необходимо: * В [настройках рассылки уведомлений](../Настройки рассылки уведомлений/) включить опцию **Со сводкой инициатору**; * Настроить задачу [**Рассылка сводки по просроченным документам их инициаторам**](../Функции планировщика задач/) в [планировщике задач](../Планировщик задач/). ![Сводка](media/svodka.png) #### **Заявка на регистрацию в Личном кабинете работника** Оповещения направляются модератору системы при поступлении заявки на регистрацию через сайт [**саморегистрации**](https://ecm-user-manuals.readthedocs.io/ru/latest/User manuals/%D0%9D%D0%B0%D1%87%D0%B0%D0%BB%D0%BE %D1%80%D0%B0%D0%B1%D0%BE%D1%82%D1%8B/%D0%90%D0%B2%D1%82%D0%BE%D1%80%D0%B8%D0%B7%D0%B0%D1%86%D0%B8%D1%8F %D1%87%D0%B5%D1%80%D0%B5%D0%B7 %D1%81%D0%B0%D0%B9%D1%82 %D1%80%D0%B5%D0%B3%D0%B8%D1%81%D1%82%D1%80%D0%B0%D1%86%D0%B8%D0%B8/%D0%90%D0%B2%D1%82%D0%BE%D1%80%D0%B5%D0%B3%D0%B8%D1%81%D1%82%D1%80%D0%B0%D1%86%D0%B8%D1%8F/). В качестве канала оповещения используется электронная почта. Для получения оповещений не требуется никаких дополнительных настроек. ![Сайт саморегистрации](media/Заявка на регистрацию в Личном кабинете работника.png) #### **Регистрация в системе кадрового электронного документооборота** Оповещения направляются новому пользователю при регистрации его в системе. В качестве каналов оповещения могут быть использованы: электронная почта и SMS-сервис. Для получения оповещений по электронной почте не требуется дополнительных настроек. Чтобы получать уведомления через SMS, необходимо указать способ получения, описанном [выше](#включение_оповещений_через_мессенджер_telegram_иили_sms_-_сервис). Пользователя в системе можно зарегистрировать двумя способами: * **Ручной** - через [управление пользователями](../Управление пользователями/#создание_пользователя). При ручном создании пользователей дополнительная настройка не требуется. * [**Автоматизированный**](../Автоматическое создание пользователей/) - с помощью задачи [**"Создание новых пользователей"**](../Функции планировщика задач/) в [планировщике задач](../Планировщик задач/). При автоматизированном создании пользователей, в настройках учетной политики предприятия необходимо настроить константу **УпрП_уведомление_о_создание_УЗ** для направления оповещения новому пользователю о регистрации в системе. ![Регистрация в системе](media/Регистрация в системе электронного документооборота.png) ![Alt text](image-2.png) #### [**Напоминание о регистрации в системе**](../Автоматическое создание пользователей/#повторное_уведомление_пользователя_о_регистрации_пользователя) Оповещения направляются пользователям, которые зарегистрированы в системе, но не прошли авторизацию. В качестве канала оповещения используется электронная почта. Для получения оповещений необходимо: * настроить задачу [**"Напоминание о входе в систему неактивированным пользователям"**](../Функции планировщика задач/) в [планировщике задач](../Планировщик задач/); * в настройках учетной политики предприятия настроить константу **УпрП_напоминание_о_созданной_УЗ**. ![Напоминание](media/Регистрация в системе электронного документооборота_напоминание.png) Также данное оповещение направляется пользователям, которые дали согласие на кадровый электронный документооборот, но также не зарегистрировались в системе. Для получения оповещений необходимо: * настроить задачу [**"Напоминание о входе в систему неактивированным пользователям"**](../Функции планировщика задач/) в [планировщике задач](../Планировщик задач/), если она не была настроена ранее; * в настройках учетной политики предприятия настроить константу **ПереходНаКЭДО_НапоминаниеОбОригинале**. ![Напоминание по КЭДО](media/Оповещение о необходимости сдачи оригиналов заявления и расписки на ЭП.png) #### **Напоминание о необходимости сдачи заявления на выпущенный ЭП в отдел кадров** Оповещения направляются пользователям, у которых есть выпущенный, не отозванный сертификат электронной подписи, но отсутствует [отметка](../Выпуск ОНЭП/#просмотр_заявки_на_выпуск_сертификатов) об сдаче заявления на выпуск сертификата и расписки в получении. В качестве канала оповещения используется электронная почта. Для получения оповещений необходимо: * настроить задачу [**"Напоминание о необходимости сдачи заявления на сертификат в отдел кадров"**](../Функции планировщика задач/) в [планировщике задач](../Планировщик задач/); ![Электронный сертификат](media/Электронный сертификат.png) #### Восстановление пароля Оповещения направляются пользователям при первичной авторизации в системе, а также при восстановлении пароля в системе. В качестве каналов оповещения могут быть использованы: электронная почта и SMS-сервис. Для получения оповещений по электронной почте не требуется дополнительных настроек. Чтобы получать уведомления через SMS, необходимо указать способ получения, описанном [выше](#включение_оповещений_через_мессенджер_telegram_иили_sms_-_сервис). ![Восстановление пароля](media/vosstanovlenie.png) ![СМС](media/vosstanSMS.png) #### **О перевыпуске сертификата НЭП** Оповещения направляются пользователям, у которых заканчивается срок действия сертификата ЭП и которым были автоматически перевыпущены новые сертификаты. В качестве каналов оповещения могут быть использованы: электронная почта, мессенджер Telegram, SMS-сервис. Для получения оповещений необходимо: * настроить задачу [**"Выпуск новых сертификатов, когда истекают сроки"**](../Функции планировщика задач/) в [планировщике задач](../Планировщик задач/); * в настройках учетной политики предприятия настроить константу **ЭЦП_количество_дней_за_сколько_отправтить_заявку_на_перевыпуск**, где указывается значение количества дней по которому нужно проверять сертификаты. Если текущая дата меньше даты окончания действующего ЭП либо равна константе - то по каждому работнику автоматически формируется документ "Заявка на выпуск" с новым выпущенным сертификатом, с заявлением на выдачу сертификата, распиской в получении сертификата. ![НЭП](../Конструктор уведомлений/media/nep3.png) #### **Уведомления по форме корректировки маршрутов** Оповещения направляются пользователям, которые были скорректированы в [форме согласования маршрутов](https://ecm-user-manuals.readthedocs.io/ru/latest/User manuals/%D0%A0%D1%83%D0%BA%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D0%B4%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%BE %D0%B4%D0%BB%D1%8F HR/%D0%A4%D0%BE%D1%80%D0%BC%D0%B0 %D0%BA%D0%BE%D1%80%D1%80%D0%B5%D0%BA%D1%82%D0%B8%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%BA%D0%B8 %D0%BC%D0%B0%D1%80%D1%88%D1%80%D1%83%D1%82%D0%BE%D0%B2 %D1%81%D0%BE%D0%B3%D0%BB%D0%B0%D1%81%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D1%8F/%D0%A4%D0%BE%D1%80%D0%BC%D0%B0 %D0%BA%D0%BE%D1%80%D1%80%D0%B5%D0%BA%D1%82%D0%B8%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%BA%D0%B8 %D0%BC%D0%B0%D1%80%D1%88%D1%80%D1%83%D1%82%D0%BE%D0%B2 %D1%81%D0%BE%D0%B3%D0%BB%D0%B0%D1%81%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D1%8F/). В качестве каналов оповещения могут быть использованы: электронная почта, мессенджер Telegram, SMS-сервис. Для получения оповещений по электронной почте не требуется никаких дополнительных настроек. **О поступлении в работу:** ![Форма](../Конструктор уведомлений/media/correctPostup3.png) **Удаление из маршрута** ![Удаление](../Конструктор уведомлений/media/deleteMail.png) **Возврат на предыдущий этап** ![Возврат](../Конструктор уведомлений/media/return.png) #### **О настроенных пользователю замещениях** Оповещения направляются пользователям, которым были назначены [замещения](https://ecm-user-manuals.readthedocs.io/ru/latest/User manuals/%D0%A0%D1%83%D0%BA%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D0%B4%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%BE %D0%B4%D0%BB%D1%8F %D1%80%D1%83%D0%BA%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D0%B4%D0%B8%D1%82%D0%B5%D0%BB%D1%8F/%D0%A4%D1%83%D0%BD%D0%BA%D1%86%D0%B8%D1%8F %D0%B7%D0%B0%D0%BC%D0%B5%D1%89%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D1%8F/%D0%A4%D1%83%D0%BD%D0%BA%D1%86%D0%B8%D1%8F %D0%B7%D0%B0%D0%BC%D0%B5%D1%89%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D1%8F/). В качестве каналов оповещения могут быть использованы: электронная почта и SMS-сервис. Для получения оповещений по электронной почте не требуется никаких дополнительных настроек. ![Замещение](media/zamesh.png) #### Внутрисистемные уведомления На проекте есть возможность настроить внутрисистемные уведомления для пользователей. Подробнее о настройке можно ознакомиться в статье ["Настройка внутрисистемных уведомлений"](../Настройка внутрисистемных уведомлений/) Примеры уведомлений: * [**О приближении начала отпуска по основному месту работы:**](../Настройка внутрисистемных уведомлений/) ![Отпуск](media/otpuskOsnovnoi.png) * [**Оповещение о списке работников, которые не создали заявление об отпуске**](../Настройка внутрисистемных уведомлений/#оповещение_о_списке_работников_которые_не_создали_заявление_об_отпуске) ![Кадровик](media/hr.png) * [**О приближении начала отпуска по внутреннему месту работы:**](../Настройка внутрисистемных уведомлений/#уведомления_об_отпуске_на_основании_графика_отпусков_по_внутренним_совместителям) ![Внутренний](media/otpuskVnutren.png) * [**О приближении начала отпуска по внешнему месту работы:**](../Настройка внутрисистемных уведомлений/#уведомления_об_отпуске_на_основании_графика_отпусков_по_внешним_совместителям) ![Отпуск внешний](media/otpuskVnesh.png) * [**Документы, которые не были выгружены в систему из 1С:**](../Настройка внутрисистемных уведомлений/#документы_не_пришедшие_на_подписание_в_систему_из_1с) ![1С](media/1C.png) * [**Об окончании испытательного срока сотрудников:**](../Настройка внутрисистемных уведомлений/#об_окончании_испытательного_срока) ![Испытательный срок](media/ИспытательныйСрок.png) * [**Отсутствие планового графика отпусков по подразделению**](../Настройка внутрисистемных уведомлений/#отсутствие_планового_графика_отпусков_по_подразделению) ![Отсутствие графика](media/otsutstviePlanOtpusk.png) * [**Оповещение о необходимости замены паспорта**](../Настройка внутрисистемных уведомлений/#оповещение_о_необходимости_замены_паспорта) ![Паспорт](media/passport.png) * [**Сообщение о приближающихся юбилеях**](../Настройка внутрисистемных уведомлений/#сообщение_о_приближающихся_юбилеях) ![Юбилей](media/yubiley.png) * [**Сообщения о приближающемся юбилее работы в компании**](../Настройка внутрисистемных уведомлений/#сообщение_о_приближающихся_юбилеях#сообщения_о_приближающемся_юбилее_работы_в_компании) ![Юбилей в компании](media/yubileyCompan.png) * [**Уведомление HR о перевыпуске сертификата в связи с изменением ФИО**](../Настройка внутрисистемных уведомлений/#уведомление_о_перевыпуске_сертификата_в_связи_с_изменением_фио) ![Сертификаты](media/certs.png)