262 lines
23 KiB
Markdown
262 lines
23 KiB
Markdown
# Договор
|
||
|
||
Для согласования заявки на договор нужно нажать на кнопку **Согласовать договор** в плиточном меню главного окна системы.
|
||
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
|
||
|
||
### Карточка документа
|
||
В открывшейся форме подсвечиваются обязательные для заполнения поля.<br/>
|
||
В поле **«Организация»** важно выбрать Юридическое лицо, от имени которого заполняется карточка.<br/>
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
### Множествнность ЮЛ с нашей стороны
|
||
В списке Юридических лиц можно отметить несколько юридических лиц, от которых заключается договор, в случае множественности Юридических лиц с нашей стороны.<br/>
|
||
В этом случае в поле Организация указываем **1- ООО «БорисХоф Холдинг»**
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
### Нетиповой доходный договор
|
||
Для **нетиповых доходных договоров** печатную форму необходимо прикрепить документу по кнопке **«Вложения»**.
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
### Отправка документа по маршруту
|
||
Для согласования и подписания документа нужно отправить его на согласование. <br/>
|
||
Для этого на панели инструмента нажать на кнопку **"Запустить маршрут"**. <br/>
|
||
После этого появляется кнопка **"Подтвердить подготовку"**.<br/>
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
### Удаление документа
|
||
Если заявка становится неактуальной, ее можно удалить по кнопке **«Удалить»** внутри документа «Договор», когда он находится на вашем этапе.
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
### Расходный типовой договор
|
||
Для **расходных** важно заполнить поля Парал. импорт – да или нет, Условие платежа, Форма оплаты,
|
||
Предмет договора, Основание договора.<br/>
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
Для **типовых** расходных договоров типовая форма создается по кнопке **«Печать»**. <br/>
|
||
{: .zoom}<br/>
|
||
Документ скачивается в загрузки и отображается в правом углу браузера. Необходимо открыть документ, внести необходимые правки, затем необходимо прикрепить файл к документу по кнопке «Вложения».<br/>
|
||
|
||
**Настроены следующие типовые формы:**<br/>
|
||
- Договор поставки<br/>
|
||
- Договор на оказание услуг<br/>
|
||
- Соглашение о соблюдении антикоррупц. и антимоноп. условий<br/>
|
||
- Соглашение о взаимодействии<br/>
|
||
- Соглашение о конфиденциальности<br/>
|
||
- Соглашение об условиях обработки персональных данных<br/>
|
||
- Соглашение о правах на результаты интелл.деят. и средства индивидуализации<br/>
|
||
- Договор подряда<br/>
|
||
- Форма технического задания к договору подряда<br/>
|
||
- Согласие контрагента ФЛ-ИП<br/>
|
||
|
||
Для **нетиповых** договоров файл необходимо прикрепить документу по кнопке «Вложения».
|
||
|
||
### Обязательные типы вложений
|
||
Обязательными типами вложений для расходных договоров являются- **Анкета, Устав и ОГРН(Выписка ЕГРЮЛ)**.<br/>
|
||
В случае, если этих вложений не будет – выйдет предупреждение в правом углу о необходимости добавить вложения.<br/>
|
||
|
||
Для **физических лиц** – это согласие на обработку персональных данных. <br/>
|
||
{: .zoom}
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
Вложить файлы необходимо в карточку контрагента, карточка открывается по кнопке **Перейти**. <br/>
|
||
Либо вложить в Договор, файлы перенесутся в карточку Контрагента автоматически.<br/>
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
Также обязательным является тип вложения – Причина не обложения НДС, в случае если не указан признак С НДС.
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
Для **Самозанятых, ИП, ФЛ ** обязательным типом вложения является скан паспорта.
|
||
Для **Самозанятых** также важно Подтверждение использования НПД
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
При создании нового контрагента, если он имеет статус **Самозанятый** – необходимо указать: <br/>
|
||
Орг. Правововая форма – 13-Самозанятый и Вид контрагента – Юр. лицо<br/>
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
### Выбор контрагента
|
||
При выборе контрагента необходимо обратить внимание на **Тип контрагента** и признак «Заблокирован».
|
||
Для доходных договоров необходимо выбрать Покупателя, для расходных - Поставщика
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
### Новый контрагент
|
||
Для создания нового контрагента нужно нажать на кнопку справа от поля **«Контрагент»**.
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
В открывшемся окне необходимо указать ИНН и нажать на кнопку «Загрузить реквизиты»
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
В случае иностранного ЮЛ необходимо указать признак **«Нерезидент», Идентификатор Ин.ЮЛ**. И заполнить поля, отмеченные *
|
||
{: .zoom}<br/>
|
||
|
||
Подробнее см. [Контрагенты](../../Контрагенты/Контрагенты/Контрагенты.md).
|
||
|
||
### Заявка на проверку контрагента, создаваемая из документа «Договор»
|
||
Из документа «Договор» по определенным условиям (нет первоначальной проверки, достигнута пороговая сумма)автоматически создается документ «Заявка на проверку контрагента» при запуске маршрута.
|
||
Заявка на проверку контрагента сразу переходит на этап согласования, по завершении которого Инициатор договора получает уведомление.<br/>
|
||
Заявка на согласование договора при этом остается на этапе инициатора, так как при отправке о маршруту выходит ошибка:<br/>
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
Уведомление о завершении маршрута по Заявке на проверку контрагента приходит в следующем виде:
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
### Связки из документа «Договор»
|
||
Посмотреть какие документы связаны с документом Договор можно по кнопке **Связки**:
|
||
В первой строчке указывается документ, связанный с текущим документом, далее все связанные с этим документом:
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
### Наблюдатели
|
||
Вкладка **Наблюдатели**. При отправке по маршруту Наблюдателям документ устанавливается на контроль.
|
||
Пользователю на почту приходит уведомление, и в Документообороте во вкладке Контроль появляется документ для контроля.
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
### Отправка документа «Договор» по маршруту после проверки контрагента
|
||
После получения уведомления о согласовании проверки контрагента может быть продолжена работа с договорами.
|
||
То есть нужно зайти в карточку документа и отправить его по маршруту по кнопке **«Подтвердить подготовку»**.
|
||
{: .zoom}
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
### Согласование договоров
|
||
Документ приходит на согласование по маршруту с допустимыми действиями – **Согласовать** или **Отказать** в согласовании.
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
При отказе документ вернется Инициатору с действием **Исправить**, а затем обратно тем согласующим, которые не согласовали в предыдущей итерации.
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
- **Добавление участника**<br/>
|
||
|
||
Можно добавить в маршрут доп. согласующего, даже если он уже прошел свой этап маршрута. При таком способе добавления – мы сами остаемся на текущем этапе документа
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
- **Делегирование**<br/>
|
||
|
||
Можно делегировать согласование другому пользователю системы, в этом случае документ переходит на этап другого участника, уходит у нас из задач.
|
||
{: .zoom}
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
- **Делегирование с контролем**<br/>
|
||
Можно делегировать согласование с контролем другому пользователю системы, в этом случае документ переходит на этап другого участника, уходит у нас из задач, а затем, после прохождения им маршрута, возвращается к нам обратно.
|
||
{: .zoom}
|
||
{: .zoom}<br/>
|
||
|
||
Более подробно работа с маршрутами описана в разделе [Работа с маршрутами](../../Работа с маршрутами/Работа с маршрутами.md).
|
||
|
||
### Этап регистрации, выпуск финальной версии
|
||
На этап регистрации документ приходит администратору договоров
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
Администратор принимает все правки в последней версии файла, загружает его, отмечает галочкой **Оригинал**. После прохождения этапа файл .pdf со штампиком **«Согласовано СЭД Лексема»** вкладывается системой автоматически.
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
### Подписание договора – на бумаге или через ЭДО Диадок
|
||
При выборе контрагента заполняется поле *Способ подписания*. В случае если настроен обмен с контрагентом по *Диадок* – Способ подписания заполняется значением *сертификатом КЭП в Лексеме, отправка в Диадок из Лексемы*.
|
||
Иначе Способ подписания заполняется значением – *вне системы* или *на бумаге
|
||
Подписант в печатной форме на Подписант КЭП для отправки в Диадок*.
|
||
В случае необходимости подписания на бумаге при настроенном обмене по *Диадок* – необходимо в поле Способ подписания выбрать значение «вне системы» или «на бумаге
|
||
Подписант в печатной форме на Подписант КЭП для отправки в Диадок» до формирования маршрута.
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
При способе подписания **«на бумаге»** – в маршруте будет действие «Подписать», что означает подписание вне Лексемы.
|
||
При способе подписания **«через Диадок»** – в маршруте будет действие **«Подписать КЭП»**, что означает подписание сертификатом КЭП в Лексеме. Подписант для маршрута указывается в поле Подписант в печатной форме, *у данного пользователя системы сертификат КЭП должен быть привязан в Лексеме (через техподдержку)*.
|
||
|
||
### Подписание на бумаге
|
||
После того, как договор прошел этапы согласования и выпуска финальной версии, документ возвращается инициатору . В случае, если был выбран Способ подписания – «на бумаге» - Инициатор должен скачать pdf файл, организовать его подписание.
|
||
|
||
После подписания Инициатор вкладывает скан-образ подписанного оригинала договора во вложения и отправляет далее по маршруту.<br/>
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
После этапа "Размещение оригинала" договор направляется бухгалтеру на этап Завершения маршрута.
|
||
|
||
### Подписание через ЭДО Диадок
|
||
|
||
Подробное описание Подписания договоров через Диадок на странице [Диадок](../../Диадок/Диадок.md)
|
||
|
||
В случае если обмен данными происходит электронно через **«Диадок»** (выбран способ подписания – «через ДИАДОК») - на этап подписания договор приходит к пользователю, который был указан в поле «Подписант в печатной форме».
|
||
*У данного пользователя системы сертификат КЭП должен быть привязан в Лексеме (через техподдержку)*. При нажатии на кнопку **Подписать КЭП** - документ подписывается КЭП и направляется инициатору для отправки в Диадок на этап "Размещение оригинала".
|
||
|
||
На этапе **«Размещение оригинала»** отправляем договор в Диадок по операции – **Отправить в Диадок**.<br/>
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
Выходит сообщение о том, что договор направлен в Диадок.
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
Система проверяет статусы отправленных документов каждые 30 минут, в случае необходимости статус можно запросить вручную по операции – Запросить статус в Диадоке.
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
Если документ был подписан и загрузился файл с подписями, выйдет сообщение.
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
После подписания документа контрагентом файл с подписями приходит автоматически, также направляется письмо инициатору<br/>
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
После получения письма от системы нужно убедиться, что файл из Диадок загрузился во вложения и завершить маршрут по кнопке "Оригинал размещен".
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
Название файла выглядит примерно так:{: .zoom}
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
После этапа "Размещение оригинала" договор направляется бухгалтеру на этап **Завершения маршрута**
|
||
|
||
### Признак «Оригинал предоставлен»
|
||
Признак **"Оригинал предоставлен"** устанавливает бухгалтер после получения после получения подписанного с 2х сторон экземпляра договора.
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
После этапа «Завершить" статус договора устанавливается в значение **"Заключен"**.<br/>
|
||
|
||
### Доп.соглашения к историческим договорам
|
||
|
||
**ВАЖНО!** Если в системе нет договора, а документ исторический (до 2019) – необходимо создать «Договор» без маршрута и к этому договору создать документ Дополнительное соглашение.<br/>
|
||
|
||
|
||
### **Описание отрицательных статусов маршрутов**<br/>
|
||
|
||
<table border="1">
|
||
<tr>
|
||
<th width="150px">Этап</th>
|
||
<th width="180px">Действие</th>
|
||
<th width="width:auto;">Статус</th>
|
||
</tr>
|
||
<tr>
|
||
<td>Администратор</td>
|
||
<td>Принять</td>
|
||
<td> Отправить на доработку – вернется инициатору, маршрут начнется заново</td>
|
||
</tr>
|
||
<tr>
|
||
<td>Администратор</td>
|
||
<td>Принять</td>
|
||
<td> Отклонить – вернется только инициатору с пропуском всех последующих этапов, только для ознакомления и завершения маршрута</td>
|
||
</tr>
|
||
<tr>
|
||
<td>Согласующие</td>
|
||
<td>Согласовать</td>
|
||
<td> Не согласовано - документ вернется инициатору - Исправить и всем не согласовавшим - Согласовать (новая итерация согласования, их может быть несколько). Затем продолжится маршрут – Зарегистрировать, Подписать…</td>
|
||
</tr>
|
||
<tr>
|
||
<td>Администратор</td>
|
||
<td>Зарегистрировать</td>
|
||
<td> Отклонить – вернется только инициатору с пропуском всех последующих этапов, только для ознакомления и завершения маршрута</td>
|
||
</tr>
|
||
<tr>
|
||
<td>Инициатор</td>
|
||
<td>Подписать</td>
|
||
<td> Отклонить - вернется инициатору, маршрут начнется заново</td>
|
||
</tr>
|
||
<tr>
|
||
<td>Подписант</td>
|
||
<td>Подписать КЭП</td>
|
||
<td>Отказ КЭП с аннулированием– вернется только инициатору с пропуском всех последующих этапов, только для ознакомления и завершения маршрута</td>
|
||
</tr>
|
||
<tr>
|
||
<td>Инициатор</td>
|
||
<td>Разместить оригинал</td>
|
||
<td>Отклонить – вернется только инициатору с пропуском всех последующих этапов, только для ознакомления и завершения маршрута</td>
|
||
</tr>
|
||
<tr>
|
||
<td>Инициатор</td>
|
||
<td>Разместить оригинал</td>
|
||
<td>Отправить на доработку – вернется инициатору, маршрут начнется заново</td>
|
||
</tr>
|
||
</table>
|