23 KiB
Договор
Для согласования заявки на договор нужно нажать на кнопку Согласовать договор в плиточном меню главного окна системы.
{: .zoom}
Карточка документа
В открывшейся форме подсвечиваются обязательные для заполнения поля.
В поле «Организация» важно выбрать Юридическое лицо, от имени которого заполняется карточка.
{: .zoom}
Множествнность ЮЛ с нашей стороны
В списке Юридических лиц можно отметить несколько юридических лиц, от которых заключается договор, в случае множественности Юридических лиц с нашей стороны.
В этом случае в поле Организация указываем 1- ООО «БорисХоф Холдинг»
{: .zoom}
Нетиповой доходный договор
Для нетиповых доходных договоров печатную форму необходимо прикрепить документу по кнопке «Вложения».
{: .zoom}
Отправка документа по маршруту
Для согласования и подписания документа нужно отправить его на согласование.
Для этого на панели инструмента нажать на кнопку "Запустить маршрут".
После этого появляется кнопка "Подтвердить подготовку".
{: .zoom}
Удаление документа
Если заявка становится неактуальной, ее можно удалить по кнопке «Удалить» внутри документа «Договор», когда он находится на вашем этапе.
{: .zoom}
Расходный типовой договор
Для расходных важно заполнить поля Парал. импорт – да или нет, Условие платежа, Форма оплаты,
Предмет договора, Основание договора.
{: .zoom}
Для типовых расходных договоров типовая форма создается по кнопке «Печать».
{: .zoom}
Документ скачивается в загрузки и отображается в правом углу браузера. Необходимо открыть документ, внести необходимые правки, затем необходимо прикрепить файл к документу по кнопке «Вложения».
Настроены следующие типовые формы:
- Договор поставки
- Договор на оказание услуг
- Соглашение о соблюдении антикоррупц. и антимоноп. условий
- Соглашение о взаимодействии
- Соглашение о конфиденциальности
- Соглашение об условиях обработки персональных данных
- Соглашение о правах на результаты интелл.деят. и средства индивидуализации
- Договор подряда
- Форма технического задания к договору подряда
- Согласие контрагента ФЛ-ИП
Для нетиповых договоров файл необходимо прикрепить документу по кнопке «Вложения».
Обязательные типы вложений
Обязательными типами вложений для расходных договоров являются- Анкета, Устав и ОГРН(Выписка ЕГРЮЛ).
В случае, если этих вложений не будет – выйдет предупреждение в правом углу о необходимости добавить вложения.
Для физических лиц – это согласие на обработку персональных данных.
{: .zoom}
{: .zoom}
Вложить файлы необходимо в карточку контрагента, карточка открывается по кнопке Перейти.
Либо вложить в Договор, файлы перенесутся в карточку Контрагента автоматически.
{: .zoom}
Также обязательным является тип вложения – Причина не обложения НДС, в случае если не указан признак С НДС.
{: .zoom}
Для **Самозанятых, ИП, ФЛ ** обязательным типом вложения является скан паспорта.
Для Самозанятых также важно Подтверждение использования НПД
{: .zoom}
При создании нового контрагента, если он имеет статус Самозанятый – необходимо указать:
Орг. Правововая форма – 13-Самозанятый и Вид контрагента – Юр. лицо
{: .zoom}
Выбор контрагента
При выборе контрагента необходимо обратить внимание на Тип контрагента и признак «Заблокирован».
Для доходных договоров необходимо выбрать Покупателя, для расходных - Поставщика
{: .zoom}
Новый контрагент
Для создания нового контрагента нужно нажать на кнопку справа от поля «Контрагент».
{: .zoom}
В открывшемся окне необходимо указать ИНН и нажать на кнопку «Загрузить реквизиты»
{: .zoom}
В случае иностранного ЮЛ необходимо указать признак «Нерезидент», Идентификатор Ин.ЮЛ. И заполнить поля, отмеченные *
{: .zoom}
Подробнее см. Контрагенты.
Заявка на проверку контрагента, создаваемая из документа «Договор»
Из документа «Договор» по определенным условиям (нет первоначальной проверки, достигнута пороговая сумма)автоматически создается документ «Заявка на проверку контрагента» при запуске маршрута.
Заявка на проверку контрагента сразу переходит на этап согласования, по завершении которого Инициатор договора получает уведомление.
Заявка на согласование договора при этом остается на этапе инициатора, так как при отправке о маршруту выходит ошибка:
{: .zoom}
Уведомление о завершении маршрута по Заявке на проверку контрагента приходит в следующем виде:
{: .zoom}
Связки из документа «Договор»
Посмотреть какие документы связаны с документом Договор можно по кнопке Связки:
В первой строчке указывается документ, связанный с текущим документом, далее все связанные с этим документом:
{: .zoom}
Наблюдатели
Вкладка Наблюдатели. При отправке по маршруту Наблюдателям документ устанавливается на контроль.
Пользователю на почту приходит уведомление, и в Документообороте во вкладке Контроль появляется документ для контроля.
{: .zoom}
Отправка документа «Договор» по маршруту после проверки контрагента
После получения уведомления о согласовании проверки контрагента может быть продолжена работа с договорами.
То есть нужно зайти в карточку документа и отправить его по маршруту по кнопке «Подтвердить подготовку».
{: .zoom}
{: .zoom}
Согласование договоров
Документ приходит на согласование по маршруту с допустимыми действиями – Согласовать или Отказать в согласовании.
{: .zoom}
При отказе документ вернется Инициатору с действием Исправить, а затем обратно тем согласующим, которые не согласовали в предыдущей итерации.
{: .zoom}
- Добавление участника
Можно добавить в маршрут доп. согласующего, даже если он уже прошел свой этап маршрута. При таком способе добавления – мы сами остаемся на текущем этапе документа
{: .zoom}
- Делегирование
Можно делегировать согласование другому пользователю системы, в этом случае документ переходит на этап другого участника, уходит у нас из задач.
{: .zoom}
{: .zoom}
- Делегирование с контролем
Можно делегировать согласование с контролем другому пользователю системы, в этом случае документ переходит на этап другого участника, уходит у нас из задач, а затем, после прохождения им маршрута, возвращается к нам обратно.
{: .zoom}
{: .zoom}
Более подробно работа с маршрутами описана в разделе [Работа с маршрутами](../../Работа с маршрутами/Работа с маршрутами.md).
Этап регистрации, выпуск финальной версии
На этап регистрации документ приходит администратору договоров
{: .zoom}
Администратор принимает все правки в последней версии файла, загружает его, отмечает галочкой Оригинал. После прохождения этапа файл .pdf со штампиком «Согласовано СЭД Лексема» вкладывается системой автоматически.
{: .zoom}
Подписание договора – на бумаге или через ЭДО Диадок
При выборе контрагента заполняется поле Способ подписания. В случае если настроен обмен с контрагентом по Диадок – Способ подписания заполняется значением сертификатом КЭП в Лексеме, отправка в Диадок из Лексемы.
Иначе Способ подписания заполняется значением – вне системы или на бумаге
Подписант в печатной форме на Подписант КЭП для отправки в Диадок.
В случае необходимости подписания на бумаге при настроенном обмене по Диадок – необходимо в поле Способ подписания выбрать значение «вне системы» или «на бумаге
Подписант в печатной форме на Подписант КЭП для отправки в Диадок» до формирования маршрута.
{: .zoom}
При способе подписания «на бумаге» – в маршруте будет действие «Подписать», что означает подписание вне Лексемы. При способе подписания «через Диадок» – в маршруте будет действие «Подписать КЭП», что означает подписание сертификатом КЭП в Лексеме. Подписант для маршрута указывается в поле Подписант в печатной форме, у данного пользователя системы сертификат КЭП должен быть привязан в Лексеме (через техподдержку).
Подписание на бумаге
После того, как договор прошел этапы согласования и выпуска финальной версии, документ возвращается инициатору . В случае, если был выбран Способ подписания – «на бумаге» - Инициатор должен скачать pdf файл, организовать его подписание.
После подписания Инициатор вкладывает скан-образ подписанного оригинала договора во вложения и отправляет далее по маршруту.
{: .zoom}
После этапа "Размещение оригинала" договор направляется бухгалтеру на этап Завершения маршрута.
Подписание через ЭДО Диадок
Подробное описание Подписания договоров через Диадок на странице Диадок
В случае если обмен данными происходит электронно через «Диадок» (выбран способ подписания – «через ДИАДОК») - на этап подписания договор приходит к пользователю, который был указан в поле «Подписант в печатной форме». У данного пользователя системы сертификат КЭП должен быть привязан в Лексеме (через техподдержку). При нажатии на кнопку Подписать КЭП - документ подписывается КЭП и направляется инициатору для отправки в Диадок на этап "Размещение оригинала".
На этапе «Размещение оригинала» отправляем договор в Диадок по операции – Отправить в Диадок.
{: .zoom}
Выходит сообщение о том, что договор направлен в Диадок.
{: .zoom}
Система проверяет статусы отправленных документов каждые 30 минут, в случае необходимости статус можно запросить вручную по операции – Запросить статус в Диадоке.
{: .zoom}
Если документ был подписан и загрузился файл с подписями, выйдет сообщение.
{: .zoom}
После подписания документа контрагентом файл с подписями приходит автоматически, также направляется письмо инициатору
{: .zoom}
После получения письма от системы нужно убедиться, что файл из Диадок загрузился во вложения и завершить маршрут по кнопке "Оригинал размещен".
{: .zoom}
Название файла выглядит примерно так:
{: .zoom}
{: .zoom}
После этапа "Размещение оригинала" договор направляется бухгалтеру на этап Завершения маршрута
Признак «Оригинал предоставлен»
Признак "Оригинал предоставлен" устанавливает бухгалтер после получения после получения подписанного с 2х сторон экземпляра договора.
{: .zoom}
После этапа «Завершить" статус договора устанавливается в значение "Заключен".
Доп.соглашения к историческим договорам
ВАЖНО! Если в системе нет договора, а документ исторический (до 2019) – необходимо создать «Договор» без маршрута и к этому договору создать документ Дополнительное соглашение.
Описание отрицательных статусов маршрутов
| Этап | Действие | Статус |
|---|---|---|
| Администратор | Принять | Отправить на доработку – вернется инициатору, маршрут начнется заново |
| Администратор | Принять | Отклонить – вернется только инициатору с пропуском всех последующих этапов, только для ознакомления и завершения маршрута |
| Согласующие | Согласовать | Не согласовано - документ вернется инициатору - Исправить и всем не согласовавшим - Согласовать (новая итерация согласования, их может быть несколько). Затем продолжится маршрут – Зарегистрировать, Подписать… |
| Администратор | Зарегистрировать | Отклонить – вернется только инициатору с пропуском всех последующих этапов, только для ознакомления и завершения маршрута |
| Инициатор | Подписать | Отклонить - вернется инициатору, маршрут начнется заново |
| Подписант | Подписать КЭП | Отказ КЭП с аннулированием– вернется только инициатору с пропуском всех последующих этапов, только для ознакомления и завершения маршрута |
| Инициатор | Разместить оригинал | Отклонить – вернется только инициатору с пропуском всех последующих этапов, только для ознакомления и завершения маршрута |
| Инициатор | Разместить оригинал | Отправить на доработку – вернется инициатору, маршрут начнется заново |