173 lines
15 KiB
Markdown
173 lines
15 KiB
Markdown
# Работа с вложениями
|
||
|
||
Система предусматривает прикрепление файлов к карточке документов. Для этого находясь внутри документа нужно нажать кнопку «Вложения» на панели инструментов.
|
||
|
||
|
||
|
||
Откроется окно для прикрепления, удаления, просмотра вложенных файлов.
|
||
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
Кнопка "Добавить вложения" вызывает диалоговое окно для выбора файла. Можно выбрать несколько файлов, далее нажать на кнопку "Открыть"/"Open"
|
||
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
Выбранные файлы отобразятся в табличной части в окне «Вложения к документу»
|
||
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
Для удаления ошибочно прикрепленных файлов нужно отметить файл в крайней левой колонке и нажать кнопку «Удалить выделенные».
|
||
|
||
Пользователи, имеющие доступ к документу, могут скачать все файлы в один архив по кнопке «Скачать архив».
|
||
|
||
Также возможность скачать архив документов вместе с сертификатами электронных подписей всех подписантов, которые участвовали в маршруте, а также отчетной формой по согласованию документа, по кнопке "Скачать архив с ЭП".
|
||
|
||
Печатная форма документа будет сформирована при условии, что во вложении находятся файлы. При отсутствии вложений, печатная форма формироваться не будет.
|
||
|
||
Кнопка "Добавить версию" позволяет вести документацию в режиме [версионности](#версионность_файлов). При нажатии на кнопку "Добавить версию" вызывается диалоговое окно для выбора файлов.
|
||
|
||
<!-- При раскрытии строки "Отправка почты" можно настроить отправку вложений на сторонний ящик
|
||
|
||
{: .zoom} -->
|
||
|
||
**После отправления документа по маршруту вложения удалять нельзя!**
|
||
|
||
Программа запрещает удалять файлы, вложенные другими участниками.
|
||
|
||
Также программа запрещает удалять собственные вложения, если они были сделаны пользователем на одном из предыдущих этапов.
|
||
|
||
## Версионность файлов
|
||
|
||
Если нужно внести изменения во вложенные файлы, существует возможность обновить их, прикрепив новую версию файла. Старая версия при этом не удаляется, остается в системе.
|
||
|
||
Есть два способа обновления файла в документе:
|
||
|
||
**I способ:** Для обновления вложения необходимо добавить файл, в поле "Примечание" написать комментарий: актуальная версия. Важно, чтобы в этот момент документ находился на вашем этапе.
|
||
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
**II способ:** Воспользоваться функцией автоматического обновления версии через кнопку "Добавить версию".
|
||
|
||
Нажать кнопку «Добавить версию»
|
||
|
||
Откроется диалоговое окно для выбора вкладываемого файла. Выделить файл, который будет являться следующей редакцией исходного вложения, нажать кнопку "Открыть" (Open) или клавишу "Enter".
|
||
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
После загрузки выделенного файла появляется диалоговое окно, в котором нужно отметить файл и выбрать действие.
|
||
|
||
|
||
|
||
При выборе действия "Присвоить новое имя цепочке":
|
||
|
||
1. Исходный файл автоматически переименуется в имя выбранного файла
|
||
|
||
2. Добавленный файл переименовываться не будет, в колонке "Версия" ему будет присвоено значение 2.
|
||
|
||
3. Файлы будут сгруппированы по именам.
|
||
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
При выборе действия "Оставить старое имя цепочке":
|
||
|
||
1. загруженный файл с новым именем автоматически переименуется в имя исходного файла
|
||
|
||
2. в колонке "Версия" только что загруженному файлу присвоится номер 2 (то есть версия 2 исходного файла)
|
||
|
||
3. файлы с одинаковым именем будут сгруппированы.
|
||
|
||
4. файлы сортируются в обратном порядке, т.е. самые свежие попадают вверх списка пачки
|
||
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
## Вложения к документу согласно требованиям Минтруда России
|
||
|
||
Согласно [приказу Минтруда России от 20.09.2022 № 578н](http://publication.pravo.gov.ru/Document/View/0001202209300050?index=0&rangeSize=1) о единых требованиях к составу и форматам документов, связанных с работой и оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе необходимо сформировать описание документа в формате XML. Данный XML автоматически формируется во вложениях к документу после завершения [маршрута согласования](../../КЭДО/Работа с маршрутами/Работа с маршрутами.md). Система автоматически приводит имена файлов к стандарту Минтруда России.
|
||
|
||
|
||
|
||
Описание в XML содержит информацию о электронном документе, связанном с работой. Более подробно о требованиях можно ознакомиться в [приказе Минтруда России](http://publication.pravo.gov.ru/Document/View/0001202209300050?index=0&rangeSize=1).
|
||
|
||
|
||
|
||
### Главный документ
|
||
|
||
Столбец **"Главный документ"** указывает на основной электронный документ и помогает определить все остальные файлы как пояснительные документы. В зависимости от бизнес-процесса, галочка может быть установлена автоматически, например, в заявлениях на ежегодный отпуск, в которых присутствуют автогенерируемый PDF файл, либо ее может установить составитель, например, в локально-нормативном документе, где система не может сама определить, какой файл является основным. Выбор основного файла определяет структуру XML-описи.
|
||
|
||
|
||
|
||
## Архив документов
|
||
|
||
Скачать вложенные в документы файлы можно в документе **Архив документов**. Для этого нужно перейти в меню Документооборот -> Анализ и отчетность -> Архив документов. Откроется форма документа:
|
||
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
Чтобы настроить фильтры нужно раскрыть настройку параметров поиска:
|
||
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
Настроить фильтры можно по:
|
||
|
||
- способу формирования архива;
|
||
- периоду документа;
|
||
- типу документа;
|
||
- типу вложения;
|
||
- проекту;
|
||
- работнику;
|
||
- контрагенту;
|
||
- договору.
|
||
|
||
В зависимости от выбранного фильтра в "Способ формирования архива" формируется архив кадровых докуметов
|
||
|
||
* Документы для РВР - формируются оригиналы документов и КЭП. Например выберем "Заявление от сотрудника №122" и нажмем "Скачать архив с ЭП";
|
||
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
Скачается архив, в котором будут находиться оригиналы документов и КЭП;
|
||
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
* Все из маршрута - формируется оригинал документа, отчет по подписанию (ознакомлению, исполнению) и отчет по подписанию данного документа работниками . Скачаем архив с ЭП по тому же заявлению от сотрудника №122;
|
||
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
Скачается архив, в котором будут находиться оригиналы документов и отчеты по подписанию;
|
||
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
* Подписано работником - формируется оригинал документа, отчет по подписанию (ознакомлению, исполнению) и подпись выбранных сотрудников. Для формирования необходимо выбрать как минимум одного сотрудника(допускается выбирать нескольких);
|
||
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
Нужно выбрать любое заявление и нажать "Скачать архив с ЭП". Скачается архив в котором будут находиться оригинал заявления, отчет по подписанию и ОНЭП сотрудника.
|
||
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
Можно выбрать несколько значений по одному фильтру. Например, если нужен архив по нескольким типам документов, то их надо по очереди выбирать в поле "Тип документа". Выбранные типы документов отразятся в таблице "Множественный фильтр по аналитикам". Лишние фильтры можно удалить, отметив галочкой и нажав на кнопку "Удалить".
|
||
|
||
|
||
|
||
Если нужно выгрузить архив за период по всем документам, то нужно указать только период.
|
||
|
||
По кнопке **Сформировать** на панели инструментов загрузятся документы, удовлетворяющие заданным фильтрам.
|
||
В информационном сообщении система покажет количество загруженных элементов:
|
||
|
||
|
||
|
||
Чтобы скачать архив документов нужно отметить документы в табличной части и нажать кнопку **Скачать архив** на панели инструмента.
|
||
|
||
{: .zoom}
|
||
|
||
В папке "Загрузки" (Downloads) создастся папка с архивом вложений
|
||
|
||
|
||
|
||
Аналогично скачивается архив документов с ЭП. Только при этом для каждого документа создается отдельная папка
|
||
|
||
|
||
|
||
Если в документе имеются этапы, не подписываемые ЭП (были использованы любые статусы, отличные от Подписан ЭП, Отказ ЭП, Отказ ЭП аннулирован , Подписан КЭП, Отказ КЭП, Отказ КЭП аннулирован), то в отчете с водяным знаком в поле "Период действия сертификата" будет пусто, а в поле "Сертификат" будет указано "Простая электронная подпись"(ПЭП).
|
||
|
||
|
||
|
||
Отчетная форма документа генерируется в формате pdf/a - 1. Удостовериться, что формат созданного файла действительно pdf/a-1 можно с помощью [онлайн сервиса](https://avepdf.com/ru/pdfa-validation) |