Система предусматривает прикрепление файлов к карточке документов. Для этого находясь внутри документа нужно нажать кнопку «Вложения» на панели инструментов.
Откроется окно для прикрепления, удаления, просмотра вложенных файлов.
Для удаления ошибочно прикрепленных файлов нужно отметить файл в крайней левой колонке и нажать кнопку «Удалить выделенные».
Пользователи, имеющие доступ к документу, могут скачать все файлы в один архив по кнопке «Скачать архив».
Также возможность скачать архив документов вместе с сертификатами электронных подписей всех подписантов, которые участвовали в маршруте, а также отчетной формой по согласованию документа, по кнопке "Скачать архив с ЭП".
Печатная форма документа будет сформирована при условии, что во вложении находятся файлы. При отсутствии вложений, печатная форма формироваться не будет.
При нажатой кнопке "Показать все версии" в списке вложений будут отображены все вложенные файлы. Если кнопку нажать повторно – отображается свернутый список по названиям файлов.
Первый файл добавляется во вложения без запроса контроля версий.<br/>
Затем по кнопке "Добавить вложение" появляется новое окно, в котором необходимо выбрать действие. Для добавления нового файла - нажать кнопку "Новый документ".<br/>
Если нужно добавить новый документ, не продолжая цепочку версий, нажимаем на кнопку Новый документ.
Если вкладываем файл, с тем же названием, который уже был во вложениях, но при этом выбираем вариант **«Новый документ»**, то файл добавится во вложения с тем же названием с добавлением текущей дата.
При выборе кнопки **Прочие документы** файл добавится во вложения с тем же названием и в колонке *Категория вложения* - Прочие. Прочие документы не версионируются. <br/>
На этапе **«Размещение оригинала»** необходимо вкладывать файлы по кнопке **Оригинал**. Файл добавится во вложения с тем же названием, в колонке *Оригинал* установится признак и в колонке *Категория документа* - Подписанный документ.<br/>
При выборе кнопки **«Показать версии»** - пользователь может просмотреть все вложения по документу. При повторном нажатии кнопки, первоначальные версии скрываются из виду.
По документам на согласование, по которым будет выпускаться финальная версия, в колонке *Категория вложения* не будет значения. То есть администратор договоров сформирует финальный файл со штампом «Согласовано СЭД Лексема» к последним версиям файлов, у которых в колонке *Категория вложения* не выбрано значение.
Скачать вложенные в документы файлы можно в документе **Архив документов**. Для этого нужно перейти в меню Документооборот -> Анализ и отчетность -> Архив документов. Откроется форма документа:
* Документы для РВР - формируются оригиналы документов и КЭП. Например выберем "Заявление от сотрудника №122" и нажмем "Скачать архив с ЭП";
{: .zoom}
Скачается архив, в котором будут находиться оригиналы документов и КЭП;
{: .zoom}
*Все из маршрута - формируется оригинал документа, отчет по подписанию (ознакомлению, исполнению) и отчет по подписанию данного документа работниками . Скачаем архив с ЭП по тому же заявлению от сотрудника №122;
{: .zoom}
Скачается архив, в котором будут находиться оригиналы документов и отчеты по подписанию;
{: .zoom}
* Подписано работником - формируется оригинал документа, отчет по подписанию (ознакомлению, исполнению) и подпись выбранных сотрудников. Для формирования необходимо выбрать как минимум одного сотрудника(допускается выбирать нескольких);
{: .zoom}
Нужно выбрать любое заявление и нажать "Скачать архив с ЭП". Скачается архив в котором будут находиться оригинал заявления, отчет по подписанию и ОНЭП сотрудника.
{: .zoom}
Можно выбрать несколько значений по одному фильтру. Например, если нужен архив по нескольким типам документов, то их надо по очереди выбирать в поле "Тип документа". Выбранные типы документов отразятся в таблице "Множественный фильтр по аналитикам". Лишние фильтры можно удалить, отметив галочкой и нажав на кнопку "Удалить".
Если нужно выгрузить архив за период по всем документам, то нужно указать только период.
По кнопке **Сформировать** на панели инструментов загрузятся документы, удовлетворяющие заданным фильтрам.
В информационном сообщении система покажет количество загруженных элементов:
В папке "Загрузки" (Downloads) создастся папка с архивом вложений
Аналогично скачивается архив документов с ЭП. Только при этом для каждого документа создается отдельная папка
Если в документе имеются этапы, не подписываемые ЭП (были использованы любые статусы, отличные от Подписан ЭП, Отказ ЭП, Отказ ЭП аннулирован , Подписан КЭП, Отказ КЭП, Отказ КЭП аннулирован), то в отчете с водяным знаком в поле "Период действия сертификата" будет пусто, а в поле "Сертификат" будет указано "Простая электронная подпись"(ПЭП).
Отчетная форма документа генерируется в формате pdf/a - 1. Удостовериться, что формат созданного файла действительно pdf/a-1 можно с помощью [онлайн сервиса](https://avepdf.com/ru/pdfa-validation)
