2024-07-17 11:24:41 +05:00

31 KiB

Raw Blame History

Локальные нормативные акты

Общее описание назначения документа

Документ "Локальные нормативные акты" (далее ЛНА) предназначен для создания документов, с которыми требуется ознакомить сотрудников предприятия. Например, к данной группе относятся: Карта процессов, Методические руководства, Извещения об изменениях и т.д.

Существует несколько вариантов создания ЛНА:

ЛНА на бумажном носителе - данный документ сотрудники подписывают на бумажном носителе при приеме на работу. В данном случае создается ЛНА, проставляется признак "Ознакомлен ранее" во вкладке "Распространяется на", далее необходимо через операции выбрать "Разместить в личном кабинете" и данный ЛНА автоматически разместится в [личном кабинете сотрудника](../Профиль сотрудника/#нормативные_акты).
ЛНА в электронном виде - данный документ является электронным. Он создается в системе после этого направляется для ознакомления работающим сотрудникам. Далее по задаче планировщика данный ЛНА будет автоматически направляться вновь принятым сотрудникам для ознакомления.
ЛНА на бумажном носителе переведенный в электронный - данный документ был ранее подписан на бумажном носителе , но был переведен в электронный формат. В данном случае такой документ сперва заводится в системе с признаком Ознакомлен ранее, направляется в личный кабинет сотрудника, после этого признак ознакомления снимается. Такой документ также будет по задаче планировщика автоматически направляться вновь принятым сотрудникам для ознакомления.

Реестр

Для открытия реестра документов необходимо перейти в Меню - Кадровый документооборот - Локальные нормативные акты.

Откроется реестр документов.

Статус ознакомления - отображается статус ознакомления с ЛНА текущего пользователя. Если пользователь уже ознакомился с документом, то в ячейке содержится значение "Подписан" с зелёным значком. В случае, если еще не ознакомился в ячейке содержится значение "Не подписан" без значка;
Тип - отображается тип документа;
Номер - отображается номер документа;
Краткое содержание - отображается краткое содержание документа;
Организация - отображается организация, на которую распространяется документ;
Текст - отображается текст документа;
Статус - отображается статус документа (утвержден или проект);
Зона распространения - отображаются подразделения, должности и/или сотрудники на которых распространяется действие документа;
Маршрут - отображается вся информация по маршруту (не запущен, текущий, завершен, отменен);
В столбце Шаблон отображается по какому шаблону был создан маршрут;
Удален - отображает, является ли данный документ удаленным или архивным. Такие документы могут видеть только пользователи с определенными правами;
Ознакомлен ранее - признак проставляется у документов, которые доступны сотруднику, но не требуют ознакомления в системе. Используется для ЛНА, которые сотрудники подписывают на бумажном носителе при приеме на работу.
"Подписан КЭП" - отображается зеленый значок "Подписан КЭП" в тех локальных нормативных актах, в которых в завершенном маршруте подписания присутствует как минимум одна квалифицированная электронная подпись(данная настройка подключается администратором);
Переподписание документа КЭП - отображает, был ли данный документ [переподписан](../../Руководство для руководителя/Переподписание КЭП/) с помощью квалифицированной электронной подписи;

Документ

Создавать новый локальный нормативный акт может пользователь, у которого назначены специальные права. Для создания нового документа необходимо нажать на кнопку .

Новый документ выглядит следующим образом:

Вкладка "Основная"

Для создания нового документа необходимо вначале выбрать из справочника [Подтип документа](../../Подтипы документов/).

После выбора нужного подтипа документа на форме появляются новые параметры "Реквизиты документа", а также формируется часть для автозаполнения в текстовом поле.

В документ необходимо добавить вложение для ознакомления. Без добавленного вложения документ не сохранится в системе.

На вкладке "Основная" даты в поле "Действует с/по" заполняются в случае если у ЛНА присутствует срок действия. В остальных случаях проставлять даты не нужно.

В случае если ЛНА утвержден приказом по предприятию, необходимо указать номер и дату приказа.

Также необходимо заполнить "Реквизиты документа":

После заполнения реквизитов необходимо нажать на кнопку "Заполнить шаблон". После нажатия на кнопку данные реквизиты в качестве параметров передаются в текстовую часть документа и заменяют прописанные там входные параметры, заключенные в '#'.

Вкладка "Распространяется на"

Далее необходимо перейти к заполнению второй вкладки формы: Распространяется на.

На этой вкладке ответственные исполнители указывают список подразделений и/или должностей, либо сотрудников, на которых распространяет свое действие создаваемый нормативный документ. Исходя из заданных таблиц, она определяет итоговый набор сотрудников, которым данный документ должен прийти для ознакомления.

Для быстрого заполнения вкладки можно выбрать одну из групп рассылки, которые определяются в реестре [Группы рассылки](../../Группы рассылки/)

После выбора группы рассылки из справочника подтягиваются данные по Подразделениям, Должностям и Сотрудникам.

Для внесения в список рассылки подразделения, должности или сотрудника нужно нажать на кнопку "+" в соответствующей таблице. Также в табличной части возможно добавить сотрудников, которых необходимо исключить из списка рассылки. Если в [группе рассылки](../../Группы рассылки/) присутствуют пользователи, они также автоматически добавляются в исключаемую таблицу.

Существует несколько способов формирования списка рассылки, которые задаются при помощи поля «Выбрать способ формирования рассылки»:

1 способ - Сотрудник относится к указанному подразделению ИЛИ имеет указанную должность. В данном примере локальный нормативный акт будет направлен на ознакомление всем сотрудникам, которые работают в подразделении "Администрация УК", а также всем сотрудникам имеющим должность "Ведущий инженер" вне зависимости от того, в каком подразделении они работают.

2 способ - Сотрудник относится к указанному подразделению И имеет указанную должность. В данном примере локальный нормативный акт будет направлен на ознакомление только сотрудникам, которые работают в подразделении "Администрация УК" и имеют должность "Ведущий инженер".

3 способ - В случае если необходимо отправить локальный нормативный акт на ознакомление только определенным сотрудникам без указания подразделения и/или должности, необходимо очистить поле "Выбрать способ формирования списка рассылки". В данном примере локальный нормативный акт будет направлен на ознакомление только сотрудникам Денежной Е.К. и Антипову В.А.

Для третьего способа в системе есть возможность загрузки списка с сотрудниками в систему, которые автоматически будут добавлены в таблицу "Сотрудники". Для этого необходимо в панели инструментов нажать на кнопку "Операции" и выбрать "Сформировать шаблон для загрузки сотрудников".

Автоматически будет скачан документ в формате xlsx, который необходимо будет заполнить Ф.И.О. и табельный номер сотрудников и сохранить файл.

Для загрузки списка в панели инструментов необходимо в операциях нажать на "Загрузить сотрудников" и выбрать сформированный список.

После загрузки файла через некоторое время сотрудники будут автоматически добавлены в таблицу.

Также система автоматически скачает файл в формате xlsx, в котором будут указаны сотрудники, которые не были добавлены в рассылку.

В ЛНА имеется строка "Добавить сотрудников из маршрута согласования" с признаком, который при отмеченном признаке позволяет добавлять в список рассылки сотрудников учавствующих в маршруте документа.

Поле Срок ознакомления с нормативным документом - необязательно для заполнения. Если проставить дату, то срок на ознакомление будет отчитываться от нее.

Ознакомлен ранее - признак проставляется у документов, которые доступны сотруднику, но не требуют ознакомления в системе. Используется для ЛНА, которые сотрудники подписывают на бумажном носителе при приеме на работу. Чтобы такие документы отображались в [личном кабинете сотрудника](../../Руководство линейного сотрудника/Профиль сотрудника/#нормативные_акты), необходимо в панели инструментов нажать на кнопку "Операции" (данная кнопка появляется после утверждения ЛНА), и выбрать "Разместить в личном кабинете".

При нажатии на "Утвердить и отправить на ознакомление" локальныйнормативный акт будет автоматически утвержден и отправлен на ознакомление согласно списка адресатов. После утверждения появится всплывающее окно, в котором будет предложено просмотреть предварительный список адресатов. Если нажать "Да" в новом окне отобразится предварительный список адресатов. Если непросматривать, то ЛНА будет утвержден и отправлен на ознакомление согласно зоны распространения.

Предварительный список адресатов

В системе есть возможность просмотра списка адресатов, которым будет направлен на ознакомление данный локальный нормативный акт. В этот список попадают сотрудники, которые соответствуют условиям распространения документа. Чтобы просмотреть список адресатов необходимо определить список подразделений и/или должностей, либо сотрудников, на которых распространяет свое действие создаваемый нормативный документ, сохранить локальный нормативный акт, нажать на кнопку "Операции" и выбрать "Предварительный список адресатов".

Откроется всплывающее окно со списком адресатом:

В списке отображается следующая информация:

Ф.И.О. получателя;
Табельный номер;
Подразделение работника;
Родительское подразделение;
Должность работника;
Каналы оповещения - в случае если у пользователя настроено получение уведомлений через каналы [оповещений SMS и телеграмм](../Управление пользователями/index.md#создание_пользователя)

!!! Примечание В случае если сотрудник является совместителем, то в предварительном списке будет отображаться основное место работы.

При нажатии на "Утвердить и отправить на ознакомление" локальный нормативный акт будет автоматически утвержден и отправлен на ознакомление согласно списка адресатов.

Дополнительные каналы уведомлений - при включенных опциях сотруднику будет дополнительно направлены уведомления об необходимости ознакомления по каналам связи телеграм и смс, если они настроены.

Дальнейшая работа с документом

Существуют два варианта дальнейшей работы с данным документом:

1 вариант: ответственный сотрудник вкладывает скан-копию ранее утвержденного ЛНА, например, "Положение о премировании сотрудников", переводит его в статус "Утвержден" и направляет на ознакомление пользователям.
2 вариант: документ проходит стадию согласования по [маршруту](../../Работа с маршрутами/) у руководителя, утверждается и после этого направляется ознакомление пользователям.

Добавление вложений в документ

Для добавления вложения к документу необходимо нажать на соответствующую кнопку в панели инструментов, и выбрать необходимый документ, который будет загружен. После добавления документ будет отображен в окне вложений к документу.

Подробнее про работу со вложениями можно почитать в разделе ["Работа со вложениями"](../../СЭД/Работа со вложениями/).

Утверждение документа

Чтобы утвердить документ, необходимо перевести его в статус "Утверждён" при помощи соответствующей кнопки во вкладке "Основная".

При отсутствии вложений к документу система выдаст соответствующее оповещение:

Согласование ЛНА по маршруту

Для согласования документа необходимо отправить его по маршруту, нажав на кнопку

После нажатия на кнопку "Маршрут" необходимо нажать на кнопку создать "Создать маршрут". После этапа согласования локального нормативного акта должен присутствовать этап с ответственным сотрудником, который направит документ на ознакомление. Более подробно про работу с маршрутами можно прочесть в статье [Как отредактировать маршрут?](../../Работа с маршрутами/).

!!! warning

После запуска маршрута редактировать документ и добавлять вложения запрещается.

Если документ не имеет вложений, система сообщит об этом при отправке документа по маршруту.

Более подробно про подписание ЭП можно прочесть в [инструкции по подписанию квалифицированным/неквалифицированным сертификатом](../../Подписание сертификатом/)

Отправка документа на ознакомление

Для формирования списка рассылки по заполненным на вкладке "Распространяется на" таблицам необходимо, чтобы статус документа был "Утвержден" и к документу был приложен утверждённый/подписанный ЛНА.

В утверждённом документе на панели инструментов появится кнопка "Операции" с пунктом "Отправить на ознакомление".

В системе появится уведомление что данный ЛНА был отправлен на ознакомление

По нажатию на пункт "Отправить на ознакомление" локальный нормативный акт будет направлен пользователям по списку рассылки. Для просмотра списка пользователей, которым был направлен документ необходимо нажать на кнопку "Список рассылки".

Более подробно работа со списками рассылки описана в разделе [Списки рассылки](../../Обработка документов/#список_рассылки).

Как ознакомиться с локальным нормативным актом можно почитать в разделе ["Обработка документов"](../../Обработка документов/).

В случае если пользователь не успел вовремя ознакомиться с документом до окончания даты действия (если такие указаны во вкладке "Основная"), то с помощью функции планировщика задач, система автоматически снимет с ознакомления таких пользователей.

Отчет по ознакомлению

Для отслеживания ознакомления сотрудниками с ЛНА возможно воспользоваться при нажатии на кнопку "Отчет по ознакомлению" в панели инструментов.

Откроется новая вкладка в браузере с печатной формой ознакомления с ЛНА.

31 KiB Raw Blame History Unescape Escape