82 lines
8.3 KiB
Markdown
82 lines
8.3 KiB
Markdown
# Служебные записки
|
||
|
||
Документ «Служебная записка» служит для автоматизации документооборота служебных записок в организации.
|
||
|
||
|
||
|
||
Типовой бизнес-процесс в данном модуле состоит из четырех этапов.
|
||
|
||
| Этап | Описание |
|
||
| ---- | -------- |
|
||
1 этап | Инициатор создает документ "Служебная записка" из реестра служебных записок. В нем заполняет все необходимые поля и отправляет по маршруту.
|
||
2 этап | Руководитель принимает документ и подписывает его на своем этапе
|
||
3 этап | Документ отправляется на дополнительное согласование
|
||
4 этап | Документ рассматривается адресатами
|
||
|
||
Сценарий работы со служебной запиской можно посмотреть в видео или прочитать ниже:
|
||
|
||
|
||
|
||
## Создание новой служебной записки
|
||
|
||
Для создания перейдите в Меню - Делопроизводство - Служебные записки. Откроется реестр документов за заданный период. Нажать кнопку "Создать" на панели инструментов.
|
||
|
||
|
||
|
||
Откроется форма документа "Служебная записка"
|
||
|
||
|
||
|
||
**Номер** присваивается при подписании документа (действие "Подписать" в маршруте). Номер также присвоится при делегировании задачи подписантом другим сотрудникам.
|
||
|
||
**Дата** автоматически заполняется текущей датой.
|
||
|
||
Поле **"Подписант"** заполняется ФИО руководителя инициатора (составителя) документа. Если документ создает руководитель подразделения, то в данном поле будет указан инициатор. Подписант автоматически подставляется в шаблон маршрута согласования.
|
||
|
||
**Подразделение** автоматически заполняется подразделением инициатора.
|
||
|
||
***Пользователь, указанный в поле Подписант, копируется в маршрут с действием "Подписать".***
|
||
|
||
**Тип документа**, **Приоритет** выбираются из справочника.
|
||
|
||
**Краткое содержание**, **Содержательная часть** - обязательные для заполнения поля.
|
||
|
||
**Проект**, **Направление** выбираются из справочника, если существует необходимость.
|
||
|
||
Обязательно к заполнению поле **Кому** (при необходимости заполняется таблица **Копия** - в случае наличия нескольких адресатов). Пользователь из поля **Кому** является основным адресатом служебной записки.
|
||
|
||
***Пользователь, указанный в поле Кому копируется в маршрут с действием "Рассмотреть"***.
|
||
|
||
Пользователи из таблицы **Копия** являются дополнительными адресатами служебной записки и ***копируются в маршрут с действием "Ознакомиться".*** Для того, чтобы внести дополнительных адресатов, нужно нажать кнопку "Добавить"
|
||
|
||
При необходимости для формирования в маршруте согласующих лиц их следует добавить в таблицу **"Доп.согласование"** по кнопке "Добавить".
|
||
***Пользователи из таблицы Дополнительное согласование копируются в маршрут с действием "Согласовать".***
|
||
В список согласующих включаются сотрудники, область деятельности которых затрагивается проектом служебной записки.
|
||
|
||
|
||
|
||
При необходимости можно приложить скан-образы документов по кнопке "Вложения".
|
||
Для отправки документа по маршруту необходимо нажать на кнопку **"Запустить маршрут"** на панели инструментов документа (автоматически создаться маршрут документа). Подписать служебную записку можно несколькими способами:
|
||
|
||
* с помощью быстрой кнопки "Подписать" на панели инструментов;
|
||
* Пройти в "Маршрут", нажать "Отправить", во всплывающем окне выбрать статус этапа и нажать "Ок"
|
||
|
||
При нажатии на кнопку "Печать" возможно скачать печатный отчет служебной записки с листом согласования либо без листа согласования.
|
||
|
||
Если нужно сохранить проект документ без отправки по маршруту, нужно нажать кнопку "Сохранить" или "Сохр.Закрыть"
|
||
|
||
Если СЗ создавалась для согласования руководства и создания поручения смежному подразделению (например, закупка СИЗ, закупка комплектующих и т.д.), то инициатор после получения оповещения о согласовании, заходит в этот документ и создает на основании него Поручение по операции "Создать поручение". В нем указывает ответственного исполнителя и проставляет срок исполнения. Все вложения с СЗ переходят в документ "Поручение".
|
||
|
||
|
||
|
||
## Создание новой служебной записки на основе завершенной
|
||
|
||
Если необходимо создать новую служебную записку на основе уже созданной служебной записки, необходимо нажать на "Операции" и выбрать "Создать СЗ".
|
||
|
||
|
||
|
||
## Копирование служебной записки
|
||
|
||
Если необходимо скопировать служебную записку, необходимо выбрать необходимую в реестре и нажать кнопку "Копировать". Система автоматически откроет скопированную служебную записку, которую необходимости возможно отредактировать, и после этого запустить вновь по маршруту. Скопировать можно служебную записку как с завершенным, так и не завершенным маршрутом согласования.
|
||
|
||
 |