120 lines
11 KiB
Markdown
120 lines
11 KiB
Markdown
# Служебные записки
|
||
|
||
Документ «Служебная записка» служит для автоматизации документооборота служебных записок в организации.
|
||
|
||
|
||
|
||
Типовой бизнес-процесс в данном модуле состоит из четырех этапов.
|
||
|
||
| Этап | Описание |
|
||
| ---- | -------- |
|
||
1 этап | Инициатор создает документ "Служебная записка" из реестра служебных записок. В нем заполняет все необходимые поля и отправляет по маршруту.
|
||
2 этап | Руководитель принимает документ и подписывает его на своем этапе
|
||
3 этап | Документ отправляется на дополнительное согласование
|
||
4 этап | Документ рассматривается адресатами
|
||
|
||
## Создание новой служебной записки
|
||
|
||
Для создания служебной записки необходимо открыть "Меню" и в поиске меню ввести - "Служебные записки".
|
||
|
||
|
||
|
||
Откроется форма документа "Служебная записка"
|
||
|
||
|
||
|
||
# Регистрация
|
||
|
||
**Тип документа** - выбирается из справочника в форме выпадающего списка со строкой быстрого поиска.
|
||
|
||
**Срочность** - из выпадающего списка присваивается срочность документа.
|
||
|
||
**Рег. данные номер** - присваивается при подписании документа (действие "Подписать" в маршруте). Номер также присвоится при делегировании задачи подписантом другим сотрудникам. Так же присвоить номер можно вручную.
|
||
|
||
**От** - автоматически заполняется текущей датой.
|
||
|
||
**Приоритет** - Выбирается приоритет из выпадающего списка.
|
||
|
||
**Автор**, **Должность**, **Подразделение**, **Организация** - заполняются автоматически и к редактированию не доступны.
|
||
|
||
# Содержание
|
||
|
||
**Содержание** - непосредственный текст документа.
|
||
|
||
Поле **"Подписант"** заполняется ФИО руководителя инициатора (составителя) документа. Если документ создает руководитель подразделения, то в данном поле будет указан инициатор. Подписант автоматически подставляется в шаблон маршрута согласования.
|
||
|
||
***Пользователь, указанный в поле Подписант, копируется в маршрут с действием "Подписать".***
|
||
|
||
**Кому** - поле адресата, обязательное к заполнениюю, кому будет направлен данный документ, заполняется с помощью кнопки "+Получателя", при необходимости можно добавить несколько адресатов.
|
||
|
||
***Пользователь из строки "Кому" копируются в маршрут документа***
|
||
|
||
**Копия** - поле для отправления копии определеннуму(ным) пользователю(лям), назначается пользователь так же как и строка **Кому**.
|
||
|
||
***Пользователи из таблицы "Копия" являются дополнительными адресатами служебной записки и копируются в маршрут с действием "Ознакомиться". Для того, чтобы внести дополнительных адресатов, нужно нажать кнопку "Добавить".***
|
||
|
||
**Доп. Согласование** - поле для выбора допольнительного согласуещего пользователя данного документа, выбор согласующего аналогично строкам **Кому** и **Копия**.
|
||
|
||
|
||
|
||
|
||
|
||
!!! Примечание
|
||
Для данного поля должны быть настроены соответствующий справочник в системе и шаблон маршрута в зависимости от вида срочности. Для настройки необходимо обратиться к администратору системы.
|
||
|
||
При необходимости для формирования в маршруте согласующих лиц их следует добавить в таблицу **"Доп.согласование"** по кнопке "+Получателя".
|
||
***Пользователи из таблицы Дополнительное согласование копируются в маршрут с действием "Согласовать".***
|
||
В список согласующих включаются сотрудники, область деятельности которых затрагивается проектом служебной записки.
|
||
|
||
|
||
|
||
В блоке **"Реквизиты документа"**, при наличии в данном типе документа, отображается табличная часть документа.
|
||
|
||
|
||
|
||
При необходимости можно приложить скан-образы документов по кнопке "Вложения". После заполнения служебной записки необходимо нажать на **"Сформировать документ"**.
|
||
Для отправки документа по маршруту необходимо нажать на кнопку **"Запустить маршрут"** на панели инструментов документа (автоматически создаться маршрут документа). Подписать служебную записку можно несколькими способами:
|
||
|
||
* с помощью быстрой кнопки "Подписать" на панели инструментов;
|
||
* Пройти в "Маршрут", нажать "Отправить", во всплывающем окне выбрать статус этапа и нажать "Ок"
|
||
|
||
При нажатии на кнопку "Печать" возможно скачать печатный отчет служебной записки с листом согласования либо без листа согласования.
|
||
|
||
Если нужно сохранить проект документ без отправки по маршруту, нужно нажать кнопку "Сохранить" или "Сохр.Закрыть"
|
||
|
||
Если СЗ создавалась для согласования руководства и создания поручения смежному подразделению (например, закупка СИЗ, закупка комплектующих и т.д.), то инициатор после получения оповещения о согласовании, заходит в этот документ и создает на основании него Поручение по операции "Создать поручение". В нем указывает ответственного исполнителя и проставляет срок исполнения. Все вложения с СЗ переходят в документ "Поручение".
|
||
|
||
|
||
|
||
### Загрузить из Excel
|
||
|
||
С помощью данной операции возможно загрузить в табличную часть документа данные из excel таблицы. Для этого необходимо в табличной части документа нажать на "Экспорт".
|
||
|
||
|
||
|
||
!!! Примечание
|
||
Данная операция появляется только в подтипах в которых присутствует табличная часть
|
||
|
||
Далее откроется файл в формате excel который необходимо заполнить.
|
||
|
||
|
||
|
||
После этого необходимо нажать на операцию "Загрузить из Excel" и выбрать загрузка данной таблицы. Если в документе несколько табличных частей, то система предложит несколько вариантов.
|
||
|
||
|
||
|
||
После этого загруженные данные будут добавлены в реквизиты документа.
|
||
|
||
|
||
|
||
## Создание новой служебной записки на основе завершенной
|
||
|
||
Если необходимо создать новую служебную записку на основе уже созданной служебной записки, необходимо нажать на "Операции" и выбрать "Создать СЗ".
|
||
|
||
|
||
|
||
## Копирование служебной записки
|
||
|
||
Если необходимо скопировать служебную записку, необходимо выбрать нужную в реестре и нажать кнопку "Копировать". Система автоматически откроет скопированную служебную записку, которую при необходимости возможно отредактировать, и после этого запустить вновь по маршруту. Скопировать можно служебную записку как с завершенным, так и не завершенным маршрутом согласования.
|
||
|
||
 |