ecm-administrator-manuals/docs/Admin manuals/Настройка СЭД для администраторов/index.md

Настройка СЭД для администраторов

Описание

В данной инструкции описаны настройки для документов системы электронного документооборота (далее-СЭД), например, такие документы как входящие, исходящие, организационно-распределительный документ (далее-ОРД), поручения и служебные записки (далее СЗ). Для каждой формы СЭД должны быть созданы настройки документа, шаблоны маршрутов, журналы регистраций. Для ОРД, поручений, СЗ дополнительно настраиваются подтипы документов. Для служебной записки также дополнительно необходимо создать конструктор документов.

Входящие документы

Входящий документ служит для отображения данных по входящей корреспонденции организации.

Для работы с данной формой необходимо настроить следующие роли для пользователя:

• incomingdocument_read – для просмотра и ознакомления с документом

• incomingdocument_write – для возможности редактирования документа

• attachment_remove – для открытия возможности к удалению файлов во вложении в документе

О назначении ролей можно ознакомиться по ссылке «редактирование пользователя».

Исходящие документы

Документооборот исходящих документов - это оформление документов, которые написаны в индивидуальном порядке или в ответ на входящий документ.

Для работы с данной формой необходимо настроить следующие роли для пользователя:

• outgoingdocument_read – для чтения и просмотра формы

• outgoingdocument_write – для редактирования формы

• attachment_remove – для открытия возможности к удалению файлов во вложении в документе

Также для данной формы возможно настроить автоматическое присваивание номера исходящего документа на этапе "Зарегистрировать". Для этого необходимо в настройках учетной политики проставить значение: Авторегистрация_ИсхДок. Подробнее об этом можно узнать в разделе "Настройка учетной политики"

ОРД

ОРД – это документ для автоматизации документооборота организационно-распорядительных документов (приказы, протоколы, распоряжения) в организации. Подробнее с формой можно ознакомиться по ссылке «ОРД»

Чтобы начать работу с ОРД необходимо иметь соответствующие роли:

• organizationaldocument_read - для чтения и ознакомления с документом

• organizationaldocument_write - для редактирования документа.

Так же в ОРД имеются константы:

• servicerecord_with_signature - в реестре документов «Служебная записка» и «ОРД» добавляется колонка с признаком подписания ЭП и изменяется печатная форма документа на шаблон со штампом электронной подписи.

• Не_требовать_подписанта_в_ОРД - отключает проверку в ОРД на наличие этапа с подписанием.

Поручения

Поручения – это документ, в котором одному или нескольким сотрудникам организации ставится задача достичь определенного результата к заданному сроку. Работа с поручениями включает в себя формирование поручений, их исполнение, контроль исполнения. Подробнее с данной формой можно ознакомиться по ссылке «Поручения»

Для поручений имеются необходимые роли:

• instruction_read – для просмотра и ознакомления с документом

• instruction_write – для редактирования данной формы

• attachment_remove – для открытия возможности к удалению файлов во вложении в документе

В поручениях имеются константы:

• поручение инициатор=контролер – в документе "Поручение" поле контролер автоматически заполняется значением из поля "Составитель".

• instruction_with_signature – чтобы в реестре документа «Поручение» добавляется колонка с признаком подписания ЭП и изменяется печатная форма документа на шаблон со штампом электронной подписи

Служебные записки

Служебные записки – это документ служащий для автоматизации документооборота служебных записок в организации. Подробнее с данной формой можно ознакомиться в разделе «Служебные записки»

В служебных записках имеются технические роли для работы с формой документа:

• servicerecord_read – дает возможность чтения и ознакомления формы

• servicerecord_write дает право редактирования документа

• attachment_remove - открывает возможность к удалению файлов во вложении в документе

• docconstructor_write - открывает доступ к переходу в конструктор документа по данному типу/подтипу документа

• routetemplate_write - открывает доступ к переходу в настройки шаблона маршрута по данному документу

• documentsubtype_write - открывает доступ к переходу в настройки подтипа документа

В служебных записках имеется 2 константы:

• servicerecord_with_signature – чтобы в реестре документов «Служебная записка» и «ОРД» добавляется колонка с признаком подписания ЭП и изменяется печатная форма документа на шаблон со штампом электронной подписи.

• СЗ печать старой формы отчета до – отображает статичную печатную форму служебной записки. Возможно динамическое изменение печатной формы с помощью вычисляемых атрибутов

У служебных записок имеются сервисные функции, которые автоматически редактируют документ по заданным условиям. Так в служебных записках присутствуют такое сервисные функции как:

• Service.ListOf.AgreementUsers – автоматически определяет дополнительного согласованта в служебных записках

• Service.ListOf.Recipient – автоматически определяет получателя (-ей) служебной записки из таблицы "Кому".

• Service.Recipient – автоматически определяет получателя служебной записки из таблицы "Кому".

• Service.Signer – автоматически определяет подписанта в служебных записках.

Так же если поставить служебное слово Service.Signer в шаблоне маршрутов то по этому слову будет подставляться пользователь выбранный из выпадающего списка "Подписант". К примеру:

По шаблону данного маршрута можно убедиться в правильности заполнения сервисных функций в маршруте. А именно чтобы в маршрут вставали все кто указан в карточке в следующих табличных частях: Подписант, Кому, Копия и Доп. Согласование.

По умолчанию в поле подписанта встает руководитель инициатора документа, указанный в настройках пользователя. Подробнее с формой можно ознакомиться в инструкции «настройки пользователя».

Но если у инициатора документа стоит галочка «Право подписи», то по умолчанию инициатор становиться подписантом. Например:

На скрине видно что в поле «Руководитель» указана Абдуллаева А.Н. Если в поле «право подписи» поставить галочку то в поле подписан встанет Admin, так как страница авторизована под Админом

Загрузить из Excel

Внутри служебной записки возможна загрузка данных из таблицы excel в табличную часть, подробнее можно ознакомиться по ссылке.

1. В конструкторе документов должна быть настроена верная нумерация для атрибутов иначе корректной вставки значений в табличную часть не произойдет:

2. Для выпадающих списков заполняется столбец "Код". Если заполнить столбец "Наименование" текстовыми значениями то вставка в табличную часть в документа не сработает.

Для типов атрибутов "Работник", "Должность", "Подразделение" рекомендуется использовать [вычисления](../Конструктор документов/#вкладка_настройка_вычислений) с помощью конструктора. Для примера в конструкторе документов создается атрибут "Строка" с наименованием "Табельный номер":

Служебное наименование таблицы	Наименование	Тип атрибута	Служебное наименование
#Table1#	Работник	Работник	#worker#
#Table1#	Табельный номер	Строка	#worker_tabn#
#Table1#	Должность	Должность	#worker_post#

И настроить следующие вычисления:

Основной атрибут	Зависимые атрибуты	Вычисления
#Table1_worker#	#Table1_worker_tabn#	(select "NumTab" from rp."RP_Worker" where "VCode" = #Table1_worker#)
#Table1_worker#	#Table1_worker_post#	(select rpwm."IdPost" from rp."RP_Worker" w join rp."RP_WorkerMove" rpwm on rpwm."IdWorker" = w."VCode" where w."VCode" = #Table1_worker# and w."NumTab" = #Table1_worker_tabn# order by coalesce(rpwm."DateEnd",'20700101') desc limit 1 )
#Table1_worker_tabn#	#Table1_worker#	(select "VCode" from rp."RP_Worker" where "NumTab" = #Table1_worker_tabn# order by coalesce("DateEnd",'20700101'::date) desc limit 1)

В этом случае пользователю будет достаточно заполнить столбец "Табельный номер", а остальные атрибуты будут заполнены автоматически.

Для корректной вставки данных из excel в табличную часть рекомендуется используются следующие правила заполнения атрибутов:

Тип атрибута	Заполнение
Произвольная выборка	Заполняется столбец "Код"
Контрагент	Заполняется столбец "Код"
Работник	Заполняется столбец "Код"
Подразделение	Заполняется столбец "Код"
Должность	Заполняется столбец "Код"
Пользовательский тип атрибута	Заполняется столбец "Код"
Договор	Заполняется столбец "Код"
Дата	01.01.2000
Дата и время	01.01.2000 0:00
Время	0:00
Логическое	true - установлена галочка