167 lines
16 KiB
Markdown
167 lines
16 KiB
Markdown
# Исходящие документы
|
||
|
||
Документооборот **исходящих документов** - это оформление документов, которые написаны в индивидуальном порядке или в ответ на входящий документ. Адресатами могут быть как частные физические лица, так и другие компании. Все виды исходящих документов оформляются на официальном документе и подлежат обязательной регистрации. Как правило, внутренние исходящие документы готовят специалисты или руководители подразделения.
|
||
|
||
Процесс обработки исходящего документа в системе может содержать этапы Разработка проекта, Согласование, Утверждение (Подписание), Подготовка к подписанию (применимо при подписании бумажного документа), Регистрация, Информирование (Ознакомление), Отправка.
|
||
|
||
Сценарий работы с исходящим документом можно посмотреть в видео или прочитать ниже:
|
||
|
||
|
||
|
||
Если исходящий документ оформляется без привязки ко входящему документу, то нужно выбрать в главном меню пункт **«Исходящие документы»**.
|
||
|
||
Откроется реестр исходящих документов за выбранный период. Кнопка «Создать» позволяет сформировать новую форму для регистрации документа.
|
||
|
||
|
||
|
||
**Для исходящего документа обычно обязательными полями являются:**
|
||
|
||
* Номер документа;
|
||
* Дата документа;
|
||
* Адресат (кому адресован документ);
|
||
* Тема документа;
|
||
* Содержание документа.
|
||
|
||
**Реквизиты исходящего документа**:
|
||
|
||
*"Составитель"* - авторизованный пользователь, не может быть изменен.
|
||
|
||
*"Своя организация"* - автоматически присваивается код своей организации согласно правам доступа пользователя. Не может быть изменено.
|
||
|
||
*"Исходящий номер/от"* - формируется системой автоматически. Принцип формирования регистрационного номера исходящего документа задается в настройках системы (см. [Журнал регистрации и нумерация](../Журнал регистрации/Журнал регистрации.md)).
|
||
|
||
*"В ответ на входящий - номер/от"* - номер и дата входящего документа контрагента, заполняется в случае, если исходящий документ создается в ответ на входящий документ.
|
||
|
||
*"Тип документа"* - тип исходящего документа, выбирается из справочника [Тип документа (для входящих и исходящих документов)](../Типы вх и исх документов/Типы вх и исх документов.md). По умолчанию заполняется значением "Письмо". Права на заполнение справочника есть у Администратора системы. Могут быть следующие типы:
|
||
|
||
a) Выписка
|
||
b) Заявка
|
||
c) Заявление
|
||
d) Письмо
|
||
e) Повестка
|
||
f) Постановление/приказ
|
||
g) Сопроводительное письмо
|
||
h) Судебное письмо
|
||
i) Телефонограмма
|
||
j) Тендерное предложение
|
||
k) Уведомление
|
||
l) Претензия
|
||
m) Извещение
|
||
n) Определение
|
||
|
||
*"Инициатор"* - автоматически заполняется составителем документа. При необходимости (когда подчиненный создает документ за руководителя) можно выбрать из справочника пользователей.
|
||
|
||
*"Подразделение"* - автоматически присваивается код подразделения составителя согласно правам доступа пользователя. Не может быть изменено.
|
||
|
||
*Табличная часть "Кому (адресаты)*":
|
||
|
||
*"Контрагент"* - организация, которой адресован данный документ. Заполняется значением из справочника контрагентов. Возможен поиск по части полного или краткого наименования, по ИНН. Если контрагент отсутствует в списке, то его нужно завести в справочнике [Контрагенты](../Контрагенты/Контрагенты.md). Права на заполнение справочника есть у Администратора системы, юристов.
|
||
|
||
*"Электронная почта"* - контактный электронный адрес организации-адресата, вводится вручную. Если указан в справочнике контрагентов – подтягивается автоматически.
|
||
|
||
*"ФИО адресата"* вводится вручную.
|
||
|
||
*"Договор"* - выбирается из справочника договоров по данному контрагенту.
|
||
|
||
*"Проект"* - проект, которому адресовано письмо. Заполняется значением из справочника проектов.
|
||
|
||
*"Направление"* - направление проекта. Заполняется значением из справочника направлений.
|
||
|
||
*"Краткое содержание"* - краткое содержание документа, заполняется вручную.
|
||
|
||
*"Содержательная часть"* - непосредственный текст документа.
|
||
|
||
*"Требуется ответ"* - ставится признак, если обязательно ответное письмо. Заполняется вручную.
|
||
|
||
*"Срок предоставления ответа"* - заполняется вручную, если есть признак "Требуется ответ".
|
||
|
||
*"Ответ предоставлен в срок*" - заполняется вручную после получения ответного документа.
|
||
|
||
|
||
|
||
*"Зарегистрировать"* - кнопка регистрации документа. Регистрировать документ имеет право пользователь с определенными правами.
|
||
|
||
*"Дата регистрации"* - фактическая дата регистрации документа. Заполняется автоматически при регистрации документа по кнопке "Зарегистрировать"
|
||
|
||
*"Журнал регистрации"* - при создании документа пользователем журнал определяется автоматически в зависимости от типа документа и подразделения пользователя. Не может быть изменено. Настройка журналов регистрации происходит в документе [Журнал регистрации](../Журнал регистрации/Журнал регистрации.md).
|
||
|
||
*_"Срочность"_ - срочность документа.
|
||
|
||
!!! note
|
||
Для данного поля должны быть настроены соответствующий справочник в системе и шаблон маршрута в зависимости от вида срочности. Для настройки необходимо обратиться к администратору системы.
|
||
|
||
*«Отправить адресату»* - используется , если документ является исходящим из одной организации и одновременно входящим для другой организации **внутри холдинга**. Кнопка активна на этапе **регистрации** документа. При нажатии на кнопку "История отправлений", на панели инструментов, откроется всплывающее окно с историей отправлений данного исходящего письма.
|
||
|
||
|
||
|
||
*"Примечание"* - свободный текст резолюции, заполняется вручную.
|
||
|
||
*"С уведомлением"* - признак, что письмо доставлено с уведомлением, вводится вручную.
|
||
|
||
*"Информация об уведомлении"* - дополнительные комментарии к уведомлению. Вводится вручную.
|
||
|
||
***Процесс работы с документом***
|
||
|
||
**Инициатор**
|
||
|
||
1. Создает документ. Откроется форма документа «Исходящий документ»
|
||
|
||
2. Заполняет обязательные поля документа (Тип документа, Инициатор, Кому, Краткое содержание, содержательная часть). Исходящий номер присвоится при регистрации документа.
|
||
|
||
3. Прикрепляет проект исходящего документа по кнопке «Вложения» на панели инструментов
|
||
|
||
>
|
||
|
||
1. Создает маршрут из шаблона по кнопке «Маршрут» на панели инструментов. Если нужно отредактировать список согласующих, то вносит или удаляет их вручную с помощью кнопок управления маршрутом («Этап, участник», «Участник», «Удалить»). Более подробно работа с маршрутами описана в разделе [Как отредактировать маршрут?](../../КЭДО/Работа с маршрутами/Работа с маршрутами.md).
|
||
|
||
|
||
|
||
5. По кнопке «Отправить» в маршруте документа отправляет проект документа на согласование.
|
||
|
||
**Согласующее лицо** (может быть несколько) - участник маршрута с видом действия «Согласовать». Переходит в проект исходящего документа, проверяет и отправляет далее по маршруту.
|
||
|
||
Проект исходящего документа, поступивший на согласование, отразится в панели «Документооборот» в разделе «На обработку»:
|
||
|
||
|
||
|
||
**Регистратор** с видом действия «**Зарегистрировать»**.
|
||
|
||
1. Регистрирует документ, нажав кнопку **«Зарегистрировать»,** при этом документу присваивается номер и фиксируется дата регистрации.
|
||
|
||
|
||
|
||
2. Отправляет письмо на электронную почту.
|
||
|
||
3. Нажимает кнопку «**Отправить»** в маршруте документа, при этом если есть список на ознакомление, то документ поступает соответствующим лицам, в противном случае маршрут завершается.
|
||
|
||
Возможные действия с документом:
|
||
|
||
a) Согласовать
|
||
b) Зарегистрировать
|
||
c) Ознакомиться
|
||
d) Подписать
|
||
e) Отправить
|
||
|
||
Статусы документа:
|
||
a) Согласован
|
||
b) Зарегистрирован
|
||
c) Ознакомлен
|
||
d) Подписан
|
||
e) Отправлен
|
||
|
||
Если документ является исходящим из одной организации и одновременно входящим для другой организации **внутри холдинга**, регистратор нажимает кнопку **«Отправить адресату»**. При этом автоматически
|
||
создается карточка документа в реестре входящих у компании-получателя, а сотруднику на почту уходит уведомление.
|
||
|
||
**Создание исходящего документа из входящего документа**
|
||
|
||
В системе существует возможность формирования исходящего письма в ответ на входящее.
|
||
|
||
|
||
|
||
Откроется форма документа «Исходящий документ». Автоматически заполняются поля «В ответ на входящий номер», «Дата», «Инициатор», «Кому», «Краткое содержание», «Содержательная часть». При необходимости их можно редактировать. Заполнить поле «Тип документа».
|
||
|
||
|
||
|
||
Обработка исходящего документа, созданного из входящего документа, производится по той же схеме, что и обработка исходящего документа, созданного без привязки ко входящему документу.
|
||
|
||
В Системе предусмотрена печать шаблона печатной формы исходящего документа на основании полей карточки. |