DocERP/docs/Lexema-ERP/Отчетность.md

Отчетность

Подсистема предназначена для создания любых отчетных форм. Реализована гибкая система корректировки алгоритмов создания отчетных форм непосредственно пользователями.

Оборотно-сальдовая ведомость

Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) – это универсальный отчет, который наиболее часто используется в бухгалтерской практике. Оборотно-сальдовая ведомость представляет собой таблицу, по каждой строке которого выведены данные о начальных и конечных остатках и об оборотах бухгалтерского счета за отчетный период. Счета упорядочены в порядке возрастания номеров.

Отчет представляют информацию, содержащуюся в журнале проводок, в виде, удобном для анализа и работы. При формировании отчета отбираются данные только из нужных проводок, которые представляются в сгруппированном и обобщенном виде.

Отчет формируется для определенного периода времени и может быть распечатан в бумажном виде.

Отчет может быть настроен: пользователь может указать необходимость вывода субсчетов, количества (по счетам, для которых ведется количественный учет) или, наоборот, отключить вывод лишних подробностей. Можно указать критерии отбора информации для формирования отчета, например, указать определенные счета, по которым должен формироваться отчет или, наоборот, указать счета, исключаемые из отчета. Отчет находится в главном меню системы.

При нажатии на «Оборотно-сальдовая ведомость» откроется документ с тремя вкладками:

• Параметры и показатели (период с … по …) В данном разделе задаются параметры, по которым фильтруются проводки из общей базы за указанный период;
• Результат. После формирования, по заданным в первом разделе параметрам, здесь показываются данные;
• Документы. В этом разделе можно просмотреть документы, соответствующие отфильтрованным данными.

Во вкладке отчета «Параметры и показатели» необходимо уточнить период, за который будет формироваться отчет и выбрать организацию, данные по которой будут в него включены. По умолчанию поле заполняется значением той организации для которой ведется текущий учет, и которая выбрана при входе в систему. При пустом поле «Филиалы» отчет формируется по всем организациям.

Начальное и конечное сальдо по определенным счетам будут выведены в развернутом виде в разрезе аналитик учета. Настройка ведется в плане счетов.

«Включить забалансовые счета» – если флажок установлен, в отчет будут выведены не только балансовые, но и забалансовые счета. Обороты и сальдо по забалансовым счетам не включаются в общий итог отчета, если флажок не установлен.

Счета, по данным которых необходимо построить отчет, можно задать несколькими способами:

• В таблице (Плане счетов) слева галочками можно отметить необходимые счета. Одновременно выбираемые счета фиксируются в поле «Счет»;

• Ручным вводом значений в поле «Счет». При этом возможно использование специальных символов.

  Так символ «%», означающий по смыслу «любой», может использоваться как сам по себе, так и с участием частей номеров счетов. Например, «10%» - означает «по всем субсчетам 10 счета»;

  Поле «Маска», принимающая значения «Счет» и «Счет + субсчет», несет похожую смысловую нагрузку. Например, Счет - 10.01, Маска – «Счет» - означает только 10.01; Счет – 10, Маска - «Счет + субсчет» - означает все субсчета 10;

  Так же в значении счета может использоваться знак «^» (кнопка 6 в верхнем английском регистре). Он означает «кроме». Например, запись «10%, ^10.06» означает все субсчета 10, кроме 10.06.

После выбора счетов, соответствующие им аналитики автоматически подтягиваются в таблицы «Аналитики счета», «Аналитика корр. счета». Можно каждую аналитику пометить флажком для использования и ввести одну или несколько аналитик из соответствующих справочников. Также можно уточнить, показывать ли в результате код аналитики.

Таблицы «Аналитики счета», «Аналитика корр. счета» используются для фильтрации данных, участвующих в формировании ОСВ по аналитикам.

По кнопке «Сформировать» выполняется построение отчета в соответствии с текущей настройкой. Поле «Заголовок» позволяет сформировать наименование результат отчета и вывести его на печатную форму. Кнопка «Работа с шаблонами» позволяет сохранять и восстанавливать значений настроек. Возможно сохранить пользовательские настройки отчета, чтобы использовать их в дальнейшем.

В отчет заложен механизм детализации (расшифровки) данных из таблицы «Результат».

Конечный пункт детализации – операция или документ, где интересующая нас цифра впервые была введена в базу. Если обнаружена ошибка, можно исправить проводки операции или реквизиты документа. Для обновления данных отчета после исправления, необходимо нажать кнопку «Сформировать».

С помощью универсального отчета в системе можно построить следующие стандартные отчеты:

• Шахматная ведомость (отчет, который содержит табличное представление оборотов между счетами за выбранный период времени);
• Оборотно-сальдовая ведомость по счету (используется для получения остатков и оборотов по выбранному счету. Отчет позволяет получить детализацию по субсчетам счета, а для счетов, по которым ведется аналитический учет – детализацию по конкретным объектам аналитического учета. Ведомость может быть построена по выбранному счету бухгалтерского учета для выбранной организации)
• Анализ счета (выводит начальное и конечное сальдо по счету учета, а также обороты в корреспонденции со счетами. Дополнительно можно получить детализацию по субсчетам и аналитикам)
• Карточка счета (отчет выводит данные для предварительно выбранного счета и представляет собой таблицу, в каждой строке которого отображена информация об одной проводке, в которой задействован выбранный счет);
• Главная книга (показывает для каждого счета начальное и конечное сальдо, его обороты с другими счетами);
• и другие виды отчетов.

Стандартные отчеты предназначены для бухгалтеров предприятия. Найти их можно в шаблонах. Последовательность заполнения параметров ОСВ:

План счетов (по умолчанию – Бухгалтерский). Указать счет или несколько счетов через запятую.

Счета, участвующие в формировании ОСВ, можно задать несколькими способами:

• В таблице (Плане счетов) слева галочками можно отметить необходимые счета. Одновременно выбираемые счета фиксируются в поле «Счет»;
• Ручным вводом значений в поле «Счет». При этом возможно использование специальных символов. Так символ «%», означающий по смыслу «любой», может использоваться как сам по себе, так и с участием частей номеров счетов. Например, если поставить «%» в поле «Счет» - это будет означать формирование ОСВ по всем счетам плана счетов, «10%» - означает «по всем субсчетам 10 счета»;
• Поле «Маска», принимающая значения «Счет» и «Счет+субсчет», несет похожую смысловую нагрузку. Например, Счет - 10.01, Маска – «Счет» - означает только 10.01; Счет – 10, Маска - «Счет+субсчет» - означает все субсчета 10;
• Так же в значении счета может использоваться знак «^» (кнопка «6» в верхнем англ. регистре). Он означает «кроме». Например, запись «10%, ^10.06» - означает все субсчета 10, кроме 10.06. Отметить необходимые аналитические характеристики счета и установить при необходимости фильтр на любую из аналитик.

После выбора счетов, аналитики им соответствующие автоматически подтягиваются в таблицы этих папок. Можно каждую пометить галкой для использования и ввести конкретные значения из соответствующих справочников. Также можно уточнить, показывать ли в результате код.

Фильтр можно устанавливать на несколько значений

Фильтр можно устанавливать не только на аналитики, отмеченные галочками для отражения этой аналитики при формировании ОСВ, но и на те, которые для просмотра не выбраны.

После указания необходимых параметров, нужно нажать кнопку «Сформировать» на панели инструментов.

Результат: ОСВ по счету 62.01 выбранного контрагента с аналитиками договора и первичный документ.

По двойному клику мыши на строку с оборотами за выбранный период можно увидеть перечень первичных документов, по которым формируются эти проводки:

И далее уже дойти до самого первичного документа:

Чтобы переформировать ОСВ за другой период, нужно нажать на кнопку «Период» на панели инструментов, выбрать необходимый период и снова нажать кнопку «Сформировать».

Для счетов, имеющих количественные показатели (например, счета 10% - материалы), можно при формировании ОСВ, увидеть количество, суммы по остаткам и оборотам, отметив признак «Данные количественного учета»:

В результате видим суммы и количество в разрезе номенклатур:

Важно знать, что для верного отражения оперативного учета счета, имеющие количественный учет проводятся в баланс не зависимо от статуса документа, поэтому при формировании ОСВ для таких счетов предусмотрен еще один параметр:

Для отражения проводок по налоговому учету нужно указать признак «Данные налогового учета»:

Получим сведения и налогового и бухгалтерского учета

Для формирования ОСВ с аналитиками корсчетов можно заполнить параметры, так же, при необходимости, указав фильтр:

Результат:

Для ввода дополнительных характеристик при формировании ОСВ нужно установить признак в «Основные характеристики ведомости»

При выборе параметров цифра рядом с параметром означает очередность расположения колонки в сформированной ведомости. Настройка:

Результат:

Для быстрой настройки очередности полей, счетов и аналитик можно воспользоваться кнопкой «Работа с шаблонами» на панели инструментов.

1. Настроить параметры формирования ОСВ под свои нужды, сохранить настройки в шаблон с именем (сохратится в пунке меню Личные шаблоны)

2. При последующих формированиях ОСВ загружать шаблон

Так же можно воспользоваться общими шаблонами.

Если выбирать шаблоны неудобно, можно настроить вид, которым будете пользоваться в большинстве случаев. Для этого настраиваете параметры и нажимаете «Сохранить вид». Вид по умолчанию можно будет удалить и, при необходимости, настроить новый.

Остатки на складе

Для работы с документом «Остатки на складе» необходимо в окне «Мои документы» найти папку «Складской учет», щелчком мыши открыть папку, выбрать пункт «Остатки на складе».

Выбор в меню документа Остатки на складе

Остатки по номенклатуре можно рассматривать в разных ракурсах. Для этого необходимо настроить параметры:

• Дата расчета – на эту дату будут строиться остатки;
• Место хранения – в таблицу попадут остатки только по этому складу/МОЛ. Можно настроить для просмотра несколько складов;

• Группа номенклатуры - в таблицу попадут данные только по выбранной группе номенклатуры;
• Номенклатура – в таблицу попадут данные только по выбранной номенклатуре; возможен множественный выбор: необходимо выбрать нужные номенклатуры из выпадающего списка, и они появятся в табличной части в правой верхней части окна, их можно редактировать (удалять);

• Счет – в данном поле можно ввести конкретный балансовый счет или маску для фильтрации записей. В маске можно использовать знак процента «%», который означает «все». Например, 10% - по всем субсчетам 10-го счета; 41%, 10.01, 10.02 – по всем субсчетам 41-го счета и счетам 10.01, 10.02.
• Учитывать неподтвержденный приход (флажок). Как известно, проводки по приходу формируются после изменения статуса приходных накладных на «Проверено». При наличии отметки в таблицу будут попадать остатки, возникающие в случае статуса приходных документов «Проверено».
• Развернуть по партиям (флажок). От наличия флажка зависит вид таблицы. При добавлении отметки в таблице появляются колонки: «Номер партии», «Код поставщика», «Наименование поставщика», «Дата поставки», «Технические данные» (шифр проекта);

Формирование данных отчета происходит по кнопке

• Группировка записей. Для удобства анализа остатков, их можно сгруппировать по наименованию любой колонки в таблице. Включение группировки производится мышкой. Необходимо мышкой встать на шапку колонки, нажать левую кнопку мыши и, удерживая в таком состоянии, перетащить в зону на уровне записи «Перетащите сюда колонку для группировки по ней».

На примере показано включение группировки по складам. Возможно множественная группировка.

Анализ движения на складе

Информацию об остатках товаров, их поступлениях и выбытиях в течение заданного периода времени можно просмотреть с помощью отчета «Анализ движения на складе».

Анализ движения на складе – инструмент, позволяющий фильтровать бухгалтерские проводки за период с различными параметрами фильтрации. В результате формируется документ с визуализацией остатков на начало и конец расчетного периода и оборотов.

Для работы с документом «Анализ движения на складе» необходимо в окне «Мои документы» выбрать папку «Складской учет. Отчетность». В открывшейся папке выбрать пункт меню «Анализ движения на складе».

При выборе пункта меню «Анализ движения на складе» откроется аналитическая форма с окном выбора расчетного периода, по которому будет формироваться отчет.

Перед формированием документа необходимо задать параметры фильтрации:

• Период (с … по … - две даты), за который будут анализироваться проводки. Период выбирается при входе в документ (окно появляется автоматически) или при нажатии кнопки «Период» в панели управления;
• Места хранения – из справочника можно выбрать один или несколько складов, или МОЛов. В отчет попадут проводки, касающиеся только этих мест хранения;
• Счет – балансовый счет, по которому будут фильтроваться проводки, включая и дебет, и кредит счета. При этом возможно использование специальных символов. Так символ «%», означающий по смыслу «любой», может использоваться как сам по себе, так и с участием частей номеров счетов. Например, если поставить «%» в поле «Счет» - это будет означать формирование документа по всем счетам плана счетов, «10%» - означает «по всем субсчетам 10 счета». Так же в значении счета может использоваться знак «^» (кнопка «6» в верхнем англ. регистре). Он означает «кроме». Например, запись «10%, ^10.06» - означает все субсчета 10, кроме 10.06.;
• Номенклатура – выбирается из справочника «Номенклатура». Фильтрация проводок будет осуществляться по выбранным позициям номенклатуры.
• «Развернуть по партиям» - при включенном флаге расширяется список полей в табличной части документа, добавляются партионные характеристики (в том числе «Технические данные» (шифр проекта).
• «Учитывать неподтвержденный приход» - с поднятым флагом в отчет попадут проводки по приходным документам со статусом «Создан». Отчет переформируется только после нажатия кнопки «Загрузить» в панели управления.

На панели управления имеются кнопки:

• «Период» - позволяет изменить период представления данных;
• «Закрыть» - нажатие прекращает работу с документом;
• «Загрузить» - запускает процесс фильтрации и расчета данных, которыми в результате заполняется табличная часть документа.

В результативной таблице представлена номенклатура, удовлетворяющая параметрам фильтрации. В первых двух столбцах имеются ссылки на складские документы:

• ссылка «Кол-во операций» указывает какое кол-во операций было произведено с данной номенклатурой;
• ссылка «Код» указывает на код номенклатуры, с которой проводились операции.

При нажатии на ссылку открывается «Карточка складского учета» для выбранной номенклатуры. Форма карточки складского учета позволяет перейти к первичному документу.

В столбце «Статус» указывается объединенное значение «Подтверждено» для всех документов складского учета со статусами: Проверен, Принят к учету, Отправлен в 1С.

В открывшейся карточке складского учета, кликнув на ссылку «Код» в группе полей «Документы» можно открыть связанный складской документ.

Если в «Анализе движения по складу» поднят флажок «Развернуть по партиям», то в столбце «Номер партии» будет доступна ссылка на «Карточку складского учета» с учетом номера партии.

Для распечатки используется кнопка «Экспорт» в правом верхнем углу таблицы. В результате экспорта будет получен файл с расширением *.xlsx, который можно редактировать в программе Microsoft Excel и далее распечатать.

Реестр приходов

Отчетная форма «Реестр приходов» предназначен для анализа всех приходных накладных, заведенных в системе. Для работы с документом «Реестр приходов» необходимо в окне «Мои документы» выбрать папку «Складской учет. Отчетность». В открывшейся папке выбрать пункт меню «Реестр приходов».

При выборе пункта меню открывается аналитическая форма.

На панели управления имеются кнопки:

• «Закрыть» - нажатие прекращает работу с документом;
• «Период» - позволяет изменить период представления данных;
• «Загрузить» - запускает процесс фильтрации и расчета данных, которыми в результате заполняется табличная часть документа.

Поля для фильтрации:

• Период (с … по … - две даты), за который будут анализироваться проводки. Период выбирается при входе в документ (окно появляется автоматически) или при нажатии кнопки «Период» в панели управления;
• План счетов – по умолчанию «Управленческий»;
• Филиалы – справочник филиалов организации;
• Статусы – справочник статусов документа «Приходная накладная»;
• Счета – балансовые счета, по которым будут фильтроваться проводки, включая и дебет, и кредит счета. При этом возможно использование специальных символов. Так символ «%», означающий по смыслу «любой», может использоваться как сам по себе, так и с участием частей номеров счетов. Например, если поставить «%» в поле «Счет» - это будет означать формирование документа по всем счетам плана счетов, «10%» - означает «по всем субсчетам 10 счета». Так же в значении счета может использоваться знак «^» (кнопка «6» в верхнем англ. регистре). Он означает «кроме». Например, запись «10%, ^10.06» - означает все субсчета 10, кроме 10.06.;
• Склады – из справочника можно выбрать один или несколько складов. В отчет попадут проводки, касающиеся только этих мест хранения;
• Номенклатура – выбирается из справочника «Номенклатура». Фильтрация проводок будет осуществляться по выбранным позициям номенклатуры.

Формирование отчета по кнопке "Сформировать".

По ссылке в поле «Дата» происходит переход в соответствующий документ «Приходная накладная».

Реестр перемещений

Отчетная форма «Реестр перемещений» предназначен для анализа всех накладных на перемещение, заведенных в системе.

Для работы с документом «Реестр перемещений» необходимо в окне «Мои документы» выбрать папку «Складской учет. Отчетность». В открывшейся папке выбрать пункт меню «Реестр перемещений».

При выборе пункта меню открывается аналитическая форма.

На панели управления имеются кнопки:

• «Закрыть» - нажатие прекращает работу с документом;
• «Период» - позволяет изменить период представления данных;
• «Загрузить» - запускает процесс фильтрации и расчета данных, которыми в результате заполняется табличная часть документа.

Поля для фильтрации:

• Период (с … по … - две даты), за который будут анализироваться проводки. Период выбирается при входе в документ (окно появляется автоматически) или при нажатии кнопки «Период» в панели управления;
• План счетов – по умолчанию «Управленческий»;
• Филиалы – справочник филиалов организации;
• Статусы – справочник статусов документа «Накладная на перемещение»;
• Счета – балансовые счета, по которым будут фильтроваться проводки, включая и дебет, и кредит счета. При этом возможно использование специальных символов. Так символ «%», означающий по смыслу «любой», может использоваться как сам по себе, так и с участием частей номеров счетов. Например, если поставить «%» в поле «Счет» - это будет означать формирование документа по всем счетам плана счетов, «10%» - означает «по всем субсчетам 10 счета». Так же в значении счета может использоваться знак «^» (кнопка «6» в верхнем англ. регистре). Он означает «кроме». Например, запись «10%, ^10.06» - означает все субсчета 10, кроме 10.06.;
• Склад откуда – из справочника можно выбрать один или несколько складов. В отчет попадут проводки, касающиеся только этих мест хранения;
• Склад откуда – из справочника можно выбрать один или несколько складов. В отчет попадут проводки, касающиеся только этих мест хранения;
• Номенклатура – выбирается из справочника «Номенклатура». Фильтрация проводок будет осуществляться по выбранным позициям номенклатуры.

Формирование отчета по кнопке "Сформировать"

По ссылке в поле «Дата» происходит переход в соответствующий документ «Накладная на перемещение».

Регламентированная отчетность

Организация обязана периодически формировать регламентированную отчетность – комплекты отчетов, порядок заполнения которых устанавливается нормативными документами. Система «Lexema-ERP» максимально облегчает решение этой задачи. Регламентированные отчеты предназначены для передачи в контролирующие инстанции, в том числе в электронном виде.

К регламентированной отчетности относятся:

• Бухгалтерская отчетность;
• Налоговые декларации и расчеты;
• Отчеты в социальные внебюджетные фонды;
• Статистическая отчетность; и др.

В бухгалтерских регламентированных отчетах предусмотрен механизм расшифровки, благодаря которому можно посмотреть алгоритм вычисления показателя.

В «Lexema-ERP» включены следующие регламентированные бухгалтерские отчеты:

• Бухгалтерский баланс,
• Отчет о финансовых результатах,
• Отчет об изменениях капитала,
• Отчет о движении денежных средств,
• Пояснения к балансу и отчету о финансовых результатах,
• Отчет о целевом использовании полученных средств.

Отчеты находятся в главном меню системы. Для формирования отчетов существует настраиваемые шаблоны и сами электронные формы для формирования отчета.

Электронная форма любого отчета предназначена для выбора периода и определения других параметров для построения отчета. После нажатия кнопки «Заполнить» система заполнит табличную часть формы данными, полученными из информационной базы.

Если регламентированный отчет состоит из нескольких разделов, то его форма будет содержать соответствующие закладки.

Для печати отчета используется кнопка «Печать».

Нормативные документы предусматривают возможность представления бухгалтерской и налоговой отчетности как в бумажном, так и в электронном виде.

Для формирования отчетности в электронном виде в верхней части формы регламентированного отчета располагается кнопка «Выгрузить». По нажатию на кнопку «Выгрузить» система формирует XML-файл для импорта в личный кабинет системы обмена данными с контролирующими органами.

С заполненным регламентированным отчетом можно обращаться как с табличным документом системы «Lexema-ERP»: его можно отредактировать как отдельный табличный документ и сохранить в информационной базе.

Если после формирования регламентированного отчета нажать кнопку «Сохранить», то отчет сохранится в реестре каждого вида отчетов.

С реестром отчетов можно работать как с обычным реестром документов системы «Lexema-ERP». В реестре отображается список всех ранее сформированных и сохраненных отчетов, причем если в реестре хранится слишком большое количество отчетов, то для удобства просмотра можно установить отбор по виду отчета и по периоду. Из реестра можно открыть любой ранее сформированный отчет, внести в него изменения и заново сохранить с уже внесенными изменениями. Причем если форма регламентированного отчета со временем изменилась, то отчет будет открываться в соответствующей «старой» форме. Можно повторно распечатать отчет, выгрузить его в электронном виде, можно удалить старые или неправильно заполненные отчеты.

Декларация по НДС

Декларация по НДС – документ показывает исчисление суммы косвенного налога продавцом при реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) покупателю.

Для открытия документа необходимо в меню «Главная форма» выбрать папку «Бухгалтерская отчетность» и затем сам документ – «Декларация по НДС».

После выбора документа в меню, появится диалоговое окно, которое предложит Вам выбрать период, за который нужно отобразить уже существующие документы.

После выбора периода будет открыт реестр документов:

Для открытия существующего документа необходимо нажать на него. Для создания нового – нажать на кнопку «Создать» на панели инструментов.

Окно документа выглядит следующим образом: Вкладка «Титул»

Вкладка «Раздел 8»

Вкладка «Раздел 8.1»

Вкладка «Раздел 9»

Вкладка «Раздел 9.1»

В документе нужно заполнить данные о налоговом периоде, налоговом органе, виде декларации, месту предоставления, ОКВЭД, номере корректировки и нажать кнопку «Сформировать файлы по разделам 8-9 на вкладке «Титул».

Сформированную декларацию проверить по разделам и выйти из документа с сохранением, воспользовавшись кнопками на панели инструментов.

По кнопке «Вложения» можно прикрепить необходимые документы.

Настройка Шаблонов в аналитических формах реестров документов

Для работы с шаблонами пользователю доступны 3 кнопки на панели управления:

• «Загрузить шаблон»,
• «Сохранить шаблон»,
• «Удалить шаблон».

Для того, чтобы каждый раз не вводить множество складов, счетов, номенклатуры, для получения справки, можно использовать шаблоны, которые запоминают все введенные настройки и потом могут быть использованы для быстрого ввода информации. Шаблоны могут быть «личными», созданными сотрудником для личного использования, и «общими», доступными всем сотрудникам.

Удаление шаблонов:

После нажатия кнопки «Удалить шаблон» появляется рамка со списком шаблонов в табличной форме. В таблице имеются следующие колонки:

• Колонка пометки шаблонов галкой для удаления;
• Наименование шаблона;
• Владелец (автор) шаблона;
• Личный – флаг, определяющий вид шаблона.

Для удаления шаблонов необходимо их пометить галкой в крайней левой колонке и нажать кнопку «Удалить». Право на удаление имеют владелец шаблона и администратор.

Сохранение шаблона:

После нажатия кнопки «Сохранить шаблон» появится рамка:

Перед сохранением необходимо ввести наименование шаблона и поставить галочку «Для всех», если шаблон необходимо сохранить как общий. Далее нажимается кнопка «Сохранить».

Загрузка шаблона:

Для загрузки шаблона необходимо нажать кнопку «Загрузка шаблона», в результате появится меню:

Вначале выбирается тип шаблона, личный или общий. После выбора меню раскрывается далее, появляются наименования доступных шаблонов. В результате выбора шаблона заполняются поля документа.