DocERP/docs/Концепция системы.md

Концепция системы

Платформа и прикладные решения

Система программы «Lexema-ERP» включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций. Сама платформа не является программным продуктом для использования конечными пользователями.

Пользователи работают с одним из прикладных решений, разработанных на данной платформе. Такой подход позволяет автоматизировать различные виды деятельности, используя единую технологическую платформу.

Гибкость платформы позволяет применять «Lexema-ERP» в самых разнообразных областях:

• Автоматизация производственных и торговых предприятий;

• Поддержка оперативного управления предприятием;

• Автоматизация организационной и хозяйственной деятельности;

• Ведение бухгалтерского учета с несколькими планами счетов и произвольными измерениями учета, регламентированная отчетность;

• Широкие возможности для управленческого учета и построения аналитической отчетности, поддержка много валютного учета;

• Решение задач планирования, бюджетирования и финансового анализа;

• Расчет зарплаты и управление персоналом.

  Функциональный состав «Lexema-ERP» поставляется в качестве типовой версии для учета типовых операций для разных областей применения, но может быть изменен и дополнен администраторами системы.

Объекты системы

Структура прикладного решения определяется составом объектов и взаимосвязями между ними.

Константы

В константах хранятся редко изменяемые значения, например, название организации, ИНН, ФИО руководителя и т.д.

Справочники

В справочниках содержится условно-постоянная списковая информация, например, список материалов, список сотрудников. Справочники содержат данные, меняющиеся сравнительно редко. Данные вводятся один раз и используются много раз, в нескольких хозяйственных операциях.

Документы

Документы служат для ввода информации о фактах хозяйственной деятельности предприятия. С их помощью регистрируются операции по движению денежных средств, получению и отпуску МПЗ, начислению амортизации и т.д.

Документы предназначены для регистрации событий и операций. Документы группируются по смысловой нагрузке. Документ характеризуется номером и датой. С помощью администратора системы можно организовать настройку нумерации документов разного типа.

План счетов

Планы счетов содержат список счетов бухгалтерского учета, предназначенных для группировки информации о хозяйственной деятельности предприятия по определенным признакам.

Отчеты

Отчеты предназначены для получения аналитической информации по определенному алгоритму. На основе информации из базы данных отчеты выдают печатные формы, содержащие детальную и сводную информацию. В качестве примера можно привести отчеты «Оборотно-сальдовая ведомость», «Анализ остатков на складе» и т.д.

Интерфейсы

Представляют собой совокупность панелей интерфейса: меню и панели инструментов. Интерфейсы настраиваются по ролям пользователей в зависимости от их функциональных обязанностей в системе. Один документ может иметь несколько видов.

Роли

Роли предназначены для определения прав пользователей, работающих с информационной базой, например, роли «Бухгалтер», «Администратор». Каждый пользователь может иметь несколько ролей.

Справочная информация системы

Наличие удобной и исчерпывающей справочной системы делает программу удобной и привлекательной для начинающих пользователей, так как в любой момент времени пользователь имеет возможность получить справку о конкретном объекте программы.

Вся необходимая пользователю информация теперь выдается в гипертекстовом виде. Справочная информация по конфигурации и по платформе интегрирована в единую справочную систему.

В главном меню программы для вызова помощи существует пункт «Справка».

Информация о системе

Пункт вызова информации о системе находится на панели инструментов.

В окне информации о системе выводится следующая информация:

• текущая версия платформы «Lexema-ERP»;
• состав и номера версий библиотек, которые вошли в данную версию системы;
• дата сборки версии.

План счетов

План счетов является главной составляющей оперативного, бухгалтерского, налогового учета. Планы счетов могут быть разными для всех организаций, от лица которых ведется учет в данной базе.

Вызов плана счетов для формирования и редактирования осуществляется из пункта главного меню системы «План счетов». План счетов формируется на этапе создания приложения администратором системы на основании учетной политики организации. Редактируется план счетов в пользовательском режиме. При необходимости пользователь может в режиме ведения учета добавить в план счетов собственные счета и субсчета, ввести дополнительные разрезы аналитического учета.

План счетов находится в главном меню системы.

В реестре плана счетом отражаются свойства счета:

• обозначение (формат обозначения определяется учетной политикой организации);
• наименование счета;
• признак вида плана счетов (бухгалтерский, управленческий и др.);
• тип счета по отношению к балансу (активный, пассивный, активно-пассивный, итоговый);
• возможные аналитики счета (определяются учетной политикой ведения аналитического учета);
• признак забалансового счета;
• период действия счета.

Организация аналитического учета реализуется с помощью понятия «Аналитика».

Аналитика – это объект аналитического учета, тип аналитики – это множество однотипных объектов аналитического учета, из которого выбирается объект.

Типами аналитики являются, например, контрагенты, склады, подразделения, работники, номенклатура, первичные документы и др.

Типы аналитик прикрепляются к счетам бухгалтерского учета непосредственно в плане счетов.

К одному бухгалтерскому счету можно прикрепить сколько угодно много аналитик.

Проводки из первичных документов содержат одновременно информацию в бухгалтерском, налоговом и аналитическом учетах.

Для добавления аналитики к счету в табличную часть описания свойств счета вводится новая строка с необходимой аналитикой. В качестве типов аналитик выступают «Справочники». Все аналитики, используемые для настройки плана счетов, собраны в иерархическом справочнике «Обозреватель аналитик». Вызвать и просмотреть справочник аналитик можно из главного меню.

В карточке счета проводится настройка по указанным типам аналитик:

• являются ли они остаточными,
• разворачивать ли по ним сальдо,
• по какой стороне они являются обязательными.

К каждой аналитике настраиваются допустимые типы аналитик. Допустимыми аналитиками к одной основной аналитике могут быть несколько. Например, к основной аналитике «Контрагент» может быть прикреплены «Контрагент», «Физическое лицо», «Работник». Если по аналитике не указаны допустимые типы, то в первичных документах может отражаться пустой справочник в поле выбора аналитики.

Администратор системы вносит изменения в карточку счета. Создать новый счет можно по кнопке «Создать» на панели инструментов из реестра Плана счетов.

Загрузить план счетов из предварительно подготовленного файла в заданном формате можно по кнопке «Загрузить план счетов». Реестр плана счетов можно выгрузить в Excel-формат по специальной кнопке.

Константы

Для работы с постоянной и условно постоянной информацией в системе используются понятие «Константа». Информация, хранящаяся в константах, редко изменяется, но, как правило, часто используется в работе. Например, в константах может храниться настройка счетов учета, вывода параметров в отчетах и другая подобная информация.

В системе может быть описано неограниченное количество констант.

Вся работа с константами ведется в специальной форме «Настройка учетной политики предприятия», вкладка «Настройка констант». Доступ к документу имеет администратор системы.

В пользовательском режиме работы с программой можно только корректировать значения констант в форме. Добавление новых констант, удаление ненужных констант, изменение наименования у существующих констант может выполняться только разработчиком прикладного решения или администратором системы.

Сведения об организации – постоянная или условно-постоянная информация об организации от имени которой ведется учет. Поскольку в программе «Lexema-ERP» в одной базе можно вести учет от лица нескольких организаций, основные сведения о каждой из них хранятся в справочнике «Контрагенты». Открыть этот справочник можно из пункта меню «Контрагенты».

Признак организации, для которой настраивается учет, отмечается во вкладке «Настройка» в справочнике контрагентов.

Для корректной настройки учета для своей организации необходимо указать в справочнике контрагентов на вкладке «Доп. реквизиты»:

• Код и наименование инспекции федеральной налоговой службы (ИФНС).
• Код территории, где зарегистрирована организация по Общероссийскому классификатору административно-территориальных образований (ОКАТО).
• Код организации в реестре предприятий и организаций, зарегистрированных на территории РФ (ОКПО).
• Регистрационный номер в пенсионном фонде (ПФР).
• Особые территориальные условия (например, РКС – район крайнего севера).

Справочники

Для работы с постоянной и условно постоянной информацией с некоторым множеством значений в системе используются объекты типа «Справочник» (Приложение 1).

В конкретной конфигурации создается необходимое количество справочников, для хранения данных об объектах, используемых при автоматизации данной предметной области. Например, это могут быть справочники «Контрагенты», «Номенклатура», «Физические лица» и т.д.

Кроме того, справочники используются для организации аналитического учета, что позволяет исключить неоднозначность при заполнении реквизитов документов или других справочников. При вводе информации в экранные формы документа минимум этой информации вводится с клавиатуры, а большая часть – выбором из открывающихся справочников.

Как правило справочник может редактироваться в процессе работы – могут вводиться новые элементы, редактироваться или удаляться уже существующие (если это не запрещено конкретному пользователю).

Работа со справочниками осуществляется в двух режимах: режиме просмотра и редактирования.

Доступ к справочникам осуществляется через главное меню системы или с помощью специальной пиктограммы в ячейке документа.

Справочники делятся на два вида:

1. Справочник имеет свою экранную форму и редактируется пользователем (например, контрагенты, номенклатура, статьи затрат)
2. Справочник запрограммирован с постоянными значениями и редактируется только разработчиком системы, отдельной экранной формы не имеет (например, статусы документов).

Способы регистрации информации

Отражение в программе «Lexema-ERP» фактов хозяйственной жизни предприятия возможно тремя разными способами: ручными операциями, с помощью документов и используя режим типовых операций.

Способ регистрации фактов хозяйственной жизни с помощью документов является в системе основным. Заполненный и проведенный документ автоматически генерирует необходимые проводки и сохраняется программой в соответствующих реестрах.

Если в информационную базу следует ввести нестандартную операцию, для которой не предусмотрено наличие соответствующего документа, то такая операция вводится вручную, например, с помощью документа «Бухгалтерская справка».

Для записи в информационную базу рутинных, ежедневно повторяющихся операций с одинаковым набором проводок и других реквизитов, удобно использовать типовые операции, при этом заранее настраивается шаблон операции, в которой отражаются все постоянные реквизиты для заполнения в документе.

При использовании всех способов регистрации хозяйственных фактов формируются бухгалтерские проводки, которые доступны для просмотра через журнал проводок.