Входящие, исходящие, орд, поручения обновление инструкции
This commit is contained in:
khasipova_lr
parent
7e8bd4b6d1
commit
e418629c9e
@ -1,12 +1,29 @@
|
||||
# Входящие документы
|
||||
|
||||
**Входящий документ** служит для отображения данных по входящей корреспонденции организации. Документ создается работником канцелярии или другим работником, который отвечает за регистрацию входящей
|
||||
корреспонденции. Далее документ отправляется посредством документооборота для ознакомления и дальнейшей работы сотрудникам в соответствии с утвержденными маршрутами на предприятии. Из входящего документа могут быть созданы документы «Поручение», «Исходящий документ», «Служебная записка».
|
||||
**Входящий документ** служит для отображения данных по входящей корреспонденции организации. В системе ведется регистрация всех видов входящих документов в электронной форме. Регистрацией и распределением входящей документации в большинстве организаций занимается делопроизводитель, либо работник отдела канцелярии. Далее документ отправляется посредством документооборота для ознакомления и дальнейшей работы сотрудникам в соответствии с утвержденными маршрутами на предприятии. В ходе рассмотрения на документ накладывается резолюция и в зависимости от принятого решения осуществляются дальнейшие действия, например, передача на исполнение сотруднику, отправка на ознакомление группе сотрудников, отклонение документа и т.д.
|
||||
Из входящего документа могут быть созданы документы «Поручение», «Исходящий документ», «Служебная записка».
|
||||
|
||||
Процесс обработки входящего документа в системе может содержать этапы Регистрация, Рассмотрение, Исполнение.
|
||||
Для каждого типа входящего документов настраивается карточка документа, документам присваивается номер, позволяющий осуществлять быстрый поиск, также возможно настроить справочники, для быстрой подстановки типовых данных. Сами документы приложены к карточке документа в качестве вложенных файлов.
|
||||
|
||||
Возможность Регистрации входящего документа должна быть предоставлена для категории пользователей – Регистратор. Для настройки такой категории необходимо обратиться к администратору системы.
|
||||
В большинстве случаев обработка входящей документации разделена на три этапа:
|
||||
|
||||
1. Регистрация документа
|
||||
|
||||
2. Согласование документа (ознакомление)
|
||||
|
||||
3. Исполнение
|
||||
|
||||
|
||||
## **Порядок работы с документом**
|
||||
|
||||
|
||||
|
||||
**Регистрация документа**
|
||||
|
||||
Инициатор(и регистратор в одном лице):
|
||||
|
||||
**1.** Создает документ;
|
||||
|
||||
Для создания **нового входящего документа** необходимо в Меню в поисковой строке ввести - «Входящие документы».
|
||||
|
||||
{ width=60% }
|
||||
@ -15,12 +32,11 @@
|
||||
|
||||
|
||||
|
||||
Кнопка «Создать» в панели управления вверху позволяет сформировать новую форму входящего документа.
|
||||
Кнопка **«Создать»** в панели управления вверху позволяет сформировать новую форму входящего документа.
|
||||
|
||||
|
||||
|
||||
|
||||
**2.** Заполняет необходимые поля: Тип документа, Входящий номер, Входящая дата, Требуется ответ, Срок предоставления ответа, От кого, Кому, Краткое содержание, Содержательная часть. [Побробнее об реквизитах документа](#основные_реквизиты_входящего_документа).
|
||||
**2.** Заполняет необходимые поля: Тип документа, Входящий номер, Входящая дата, Требуется ответ, Срок предоставления ответа, От кого, Кому, Краткое содержание, Содержательная часть. [Побробнее об реквизитах документа](../../Входящий документ/#реквизиты_документасылки).
|
||||
|
||||
**3.** Регистрирует документ в системе по кнопке **«Зарегистрировать»**, если номер и дата не введены вручную, то системой присвоится Регистрационный номер документа и Дата регистрации.
|
||||
В номер регистрации включаются индексы объектов, например, вид документа, подразделение и тд.
|
||||
@ -31,13 +47,13 @@
|
||||
|
||||
**5.** Для согласования или иных действий документ отправляют по маршруту. Для этого регистратор создает маршрут по кнопке **«Маршрут»** на панели инструментов. Если у данного вида документа несколько настроенных маршрутов, то сотрудник выбирает шаблон маршрута из предложенных системой. При необходимости этапы, участники маршрута и виды действия по маршруту могут быть отредактированы. Отправляет документ на следующий этап, нажав кнопку **«Отправить»**
|
||||
|
||||
Более подробно работа с маршрутами описана в разделе [Как отредактировать маршрут?](../Работа с маршрутами/index.md)
|
||||
Более подробно работа с маршрутами описана в разделе [Как отредактировать маршрут?](../../Работа с маршрутами/).
|
||||
|
||||
|
||||
|
||||
В случае ознакомления с документом широкого списка лиц следует сделать рассылку через сервис «Список рассылки». Добавить пользователей и нажать кнопку «Отправить»
|
||||
|
||||
Более подробно работа со списками рассылки описана в разделе [Списки рассылки](../Обработка документов/#список_рассылки).
|
||||
Более подробно работа со списками рассылки описана в разделе [Списки рассылки](../../Обработка документов/#список_рассылки).
|
||||
|
||||
|
||||
|
||||
@ -87,131 +103,16 @@
|
||||
|
||||
### Вкладка **Дополнительная**
|
||||
|
||||
=======
|
||||
|
||||
В данной форме документа имеется вкладка "Дополнительная" где при необходимости можно заполнить необходимые реквизиты документа, например такие как "Подразделение", "Журнал регистрации", "Проект" и т.д.
|
||||
|
||||
|
||||
|
||||
### **Регистрационные данные документа**:
|
||||
|
||||
*"Тип документа"* - заполняется с помощью выпадающего списка.
|
||||
|
||||
*"Входящий - номер/от"* - заполняется в ручную, присваивается номер для данного документа.
|
||||
|
||||
*"Регистрационный № документа/от*" - запоняется как вручную так или автоматом при нажатии на кнопку "Зарегистрировать" находящуюся рядом.
|
||||
|
||||
*"В ответ на исходящиц - номер/от"* - заполняется в ручную, присваивается номер для данного документа, который будет указан в исходящем документе, если создать исходящий документ на основе данного документа через кнопку в панели управления "Операции".
|
||||
|
||||
### **От кого**
|
||||
|
||||
*"Контрагент*" - заполняется с помощью выпадающего списка из значений справочника контрагентов.
|
||||
Если контрагент не заведен в системе, можно создать новый, не выходя из документа. Для этого нажать кнопку . В случае если нет необходимости заводить конрагента в системе, например, входящий документ поступил от администрации города или исполнительного органа, в этом случае заполняется поле под "Контрагент".
|
||||
|
||||
Подробнее заполнение справочника описано в разделе [Контрагенты](../Контрагенты/index.md). Права на заполнение справочника есть у Администратора системы, юристов.
|
||||
|
||||
*"ФИО отправителя"* - в случае получения документов от частных лиц, заполняется вручную.
|
||||
|
||||
*"Электронная почта"* - заполняется автоматически, если в справочнике контрагентов заполнен электронный адрес, иначе заполняется вручную.
|
||||
|
||||
*"Договор"* - выбирается из справочника договоров по данному контрагенту.
|
||||
|
||||
*"Проект"* - проект, которому адресовано письмо. Заполняется значением из справочника проектов.
|
||||
|
||||
### **Кому**
|
||||
|
||||
"*Организация*" - заполняется автоматически в зависимости на какой организации находится.
|
||||
|
||||
"*Составитель*" - заполняется вручную тем лицом, кто создает данный документ.
|
||||
|
||||
"*Входящая резолюция*" - свободный текст резолюции, заполняется вручную.
|
||||
|
||||
"*Краткое содержание*" - краткое содержание документа, заполняется вручную.
|
||||
|
||||
"*Содержательная часть*" - непосредственный текст документа.
|
||||
|
||||
### **Реквизиты документа**
|
||||
|
||||
Допольнительные реквизиты из конструктора документов, заполняется вручную.
|
||||
|
||||
|
||||
### Вкладка **Дополнительная**
|
||||
|
||||
"*Подразделение*" - выбирается подразделение автора документа из выпадающего списка.
|
||||
|
||||
"*Журнал регистрации"* - при создании документа пользователем журнал определяется автоматически в зависимости от типа документа и подразделения пользователя. Не может быть изменено. Настройка журналов регистрации происходит в документе [Журнал регистрации](../Журнал регистрации/index.md).
|
||||
|
||||
"*Срочность*" - срочность документа.
|
||||
|
||||
"*Требуется ответ*" - ставится признак, если обязательно ответное письмо. Заполняется вручную.
|
||||
|
||||
"*Срок предоставления ответа*" - заполняется вручную, если есть признак "Требуется ответ" .
|
||||
|
||||
"*Срок исполнения*" - срок исполнения по данному письму, заполняется вручную.
|
||||
|
||||
!!!Примечание
|
||||
Для данного поля должны быть настроены соответствующий справочник в системе и шаблон маршрута в зависимости от вида срочности. Для настройки необходимо обратиться
|
||||
к администратору системы.
|
||||
|
||||
"*С уведомлением*" - признак, что письмо доставлено с уведомлением, вводится вручную.
|
||||
|
||||
"*Вид доставки*" - заполняется в ручную через выпадающий список. Назначается способ доставки через "Почту", "Email" или "Нарочно".
|
||||
|
||||
"*Направление*" - направление проекта. Заполняется значением из справочника направлений.
|
||||
|
||||
"*Ответ предоставлен в срок*" - заполняется вручную после получения ответного документа.
|
||||
|
||||
"*Информация об уведомлении*" - дополнительные комментарии к уведомлению. Вводится вручную.
|
||||
|
||||
## **Порядок работы с документом**
|
||||
|
||||
Инициатор(и регистратор в одном лице):
|
||||
|
||||
1. Создает документ;
|
||||
|
||||
2. Заполняет обязательные поля (Тип документа, Вид доставки, ФИО отправителя, Краткое содержание, содержательная часть);
|
||||
|
||||
3. Вкладывает скан-образ документа по кнопке «Вложения» на верхней панели инструментов;
|
||||
|
||||
4. Регистрирует в системе по кнопке «Сформировать документ», присвоится Регистрационный № документа и Дата регистрации.
|
||||
|
||||
|
||||
1. Для согласования или иных действий документ отправляют по маршруту. Для этого регистратор создает маршрут по кнопке «Маршрут» на панели инструментов. Выбирает шаблон маршрута, который настроен для данного вида документа. При необходимости этапы, участники маршрута и виды действия по маршруту могут быть отредактированы. Отправляет документ на следующий этап, нажав кнопку **«Отправить»**
|
||||
|
||||
Более подробно работа с маршрутами описана в разделе [Как отредактировать маршрут?](../../Работа с маршрутами/).
|
||||
|
||||
|
||||
|
||||
1. В случае ознакомления с документом широкого списка лиц следует сделать рассылку через сервис «Список рассылки». Добавить пользователей и нажать кнопку «Отправить»
|
||||
|
||||
Более подробно работа со списками рассылки описана в разделе [Списки рассылки](../../Обработка документов/#список_рассылки).
|
||||
|
||||
|
||||
|
||||
В колонке «Отправлено» автоматически пересчитывается количество отправлений данного документа на ознакомление пользователю. Соответственно, в колонке «Получено» - количество подтверждений ознакомления.
|
||||
|
||||
Участникам, которым документ поступил на ознакомление со статусом на Ознакомление (рассылка) следует ознакомиться с документом, зайти в Списки рассылки и нажать на кнопку «Отправить».
|
||||
|
||||
Возможные действия с документом:
|
||||
|
||||
a) Ознакомиться
|
||||
b) Рассмотреть
|
||||
c) Зарегистрировать
|
||||
d) Исполнить
|
||||
|
||||
Статусы документа:
|
||||
|
||||
a) Ознакомлен(а)
|
||||
b) Рассмотрено
|
||||
c) Зарегистрировано
|
||||
d) Исполнено
|
||||
|
||||
### **Создание иных документов**
|
||||
|
||||
Если входящий документ пришел на рассмотрение, то участник может создать поручение, исходящий документ, служебную записку или ОРД по соответствующей операции из формы входящего документа и отправляет документ далее по маршруту. При этом созданные документы на основе входящего документа через кнопку "Операции" будут автоматически в "Связках" с теми документами, которые были созданы на основе входящего документа.
|
||||
|
||||
|
||||
|
||||
После подтверждения действий всеми участниками данного этапа, маршрут завершается.
|
||||
|
||||
Отчетная форма для входящих документов не предусмотрена.
|
||||
Название реквизита | Тип реквизита | Описание
|
||||
-------------------|---------------|------------
|
||||
Подразделение | Справочник | Выбирается подразделение автора документа из выпадающего списка
|
||||
Журнал регистрации | Справочник | При создании документа пользователем журнал определяется автоматически в зависимости от типа документа и подразделения пользователя. Не может быть изменено. Настройка журналов регистрации происходит в документе [Журнал регистрации](../Журнал регистрации/index.md).
|
||||
Срочность | Справочник | Срочность документа. Для данного поля должны быть настроены соответствующий справочник в системе и шаблон маршрута в зависимости от вида срочности.
|
||||
Срок исполнения | Дата | Срок исполнения по данному письму, заполняется вручную.
|
||||
С уведомлением | Флажок | Признак, что письмо доставлено с уведомлением, вводится вручную.
|
||||
Информация об уведомлении | Строка | Дополнительные комментарии к уведомлению. Вводится вручную.
|
||||
Направление | Справочник | Направление проекта. Заполняется значением из справочника направлений.
|
||||
|
||||
BIN
docs/User manuals/Входящий документ/media/screen100.png
Normal file
BIN
docs/User manuals/Входящий документ/media/screen100.png
Normal file
Binary file not shown.
|
After Width: | Height: | Size: 77 KiB |
@ -1,16 +1,50 @@
|
||||
# Исходящие документы
|
||||
|
||||
Документооборот **исходящих документов** - это оформление документов, которые написаны в индивидуальном порядке или в ответ на входящий документ. Адресатами могут быть как частные физические лица, так и другие компании. Все виды исходящих документов оформляются на официальном документе и подлежат обязательной регистрации. Как правило, внутренние исходящие документы готовят специалисты или руководители подразделения.
|
||||
Документооборот **исходящих документов** - это оформление документов (писем), которые написаны в индивидуальном порядке или в ответ на входящий документ. Адресатами могут быть как частные физические лица, так и другие компании. Все виды исходящих документов оформляются на официальном бланке организации и подлежат обязательной регистрации. Как правило, исходящие документы готовят специалисты или руководители подразделений.
|
||||
|
||||
Процесс обработки исходящего документа в системе может содержать этапы Разработка проекта, Согласование, Утверждение (Подписание), Подготовка к подписанию (применимо при подписании бумажного документа), Регистрация, Информирование (Ознакомление), Отправка.
|
||||
Процесс обработки исходящего документа в системе может содержать этапы Разработка проекта, Согласование, Утверждение (Подписание), Подготовка к подписанию (применимо при подписании бумажного документа), Регистрация, Информирование (Ознакомление), Отправка
|
||||
|
||||
Сценарий работы с исходящим документом можно посмотреть в видео или прочитать ниже:
|
||||
## Работа с документом
|
||||
|
||||
|
||||
|
||||
**Инициатор**
|
||||
|
||||
1. Создает документ. Откроется форма документа «Исходящий документ»
|
||||
|
||||
Если исходящий документ оформляется без привязки ко входящему документу, то нужно выбрать в главном меню пункт **«Исходящие документы»**.
|
||||
|
||||
Откроется реестр исходящих документов за выбранный период. Кнопка «Создать» позволяет сформировать новую форму для регистрации документа.
|
||||
|
||||
|
||||
|
||||
|
||||
2. Заполняет обязательные поля документа . Исходящий номер присвоится при регистрации документа.
|
||||
|
||||
3. Прикрепляет проект исходящего документа по кнопке «Вложения» на панели инструментов
|
||||
|
||||
|
||||
|
||||
4. Создает маршрут из шаблона по кнопке «Маршрут» на панели инструментов. Если нужно отредактировать список согласующих, то вносит или удаляет их вручную с помощью кнопок управления маршрутом («Этап, участник», «Участник», «Удалить»). Более подробно работа с маршрутами описана в разделе [Как отредактировать маршрут?](../../Работа с маршрутами/).
|
||||
|
||||
|
||||
|
||||
5. По кнопке «Отправить» в маршруте документа отправляет проект документа на согласование.
|
||||
|
||||
**Согласующее лицо** (может быть несколько) - участник маршрута с видом действия «Согласовать». Переходит в проект исходящего документа, проверяет и отправляет далее по маршруту.
|
||||
|
||||
|
||||
|
||||
**Регистратор** с видом действия «**Зарегистрировать»**.
|
||||
|
||||
1. Регистрирует документ, нажав кнопку **«Зарегистрировать»,** при этом документу присваивается номер и фиксируется дата регистрации.
|
||||
|
||||
|
||||
|
||||
2. Отправляет письмо на электронную почту.
|
||||
|
||||
3. Нажимает кнопку «**Отправить»** в маршруте документа, при этом если есть список на ознакомление, то документ поступает соответствующим лицам, в противном случае маршрут завершается.
|
||||
|
||||
|
||||
|
||||
## Вкладка "Основная"
|
||||
|
||||
@ -42,118 +76,53 @@
|
||||
m) Извещение
|
||||
n) Определение
|
||||
|
||||
* "Рег.данные - номер/от:" - формируется системой автоматически. Принцип формирования регистрационного номера исходящего документа задается в настройках системы (см. [Журнал регистрации и нумерация](../Журнал регистрации/index.md)). Так же есть возможность ввести рег. номер вручную, и по кнопке "Зарегестрировать".
|
||||
Название реквизита | Тип реквизита | Описание
|
||||
-----------------|---------------|------------
|
||||
**Регистрационные данные документа** | |
|
||||
Тип документа | Справочник | Заполняется с помощью выпадающего списка.
|
||||
Рег. № документа/от | Строка, Дата | Запоняется как вручную так или автоматом при нажатии на кнопку "Зарегистрировать" находящуюся рядом.
|
||||
В ответ на входящий номер/от | Строка, Дата | Заполняется в ручную, присваивается номер для данного документа, который будет указан в исходящем документе, если создать исходящий документ на основе данного документа через кнопку в панели управления "Операции".
|
||||
**От кого** | |
|
||||
Автор | Справочник | Составитель документа текущий пользователь системы. Запоняется автоматиечески.
|
||||
Должность | Справочник | Должность составителя документа. Заполняется автоматически.
|
||||
Подразделение | Справочник | Подразделение составителя документа. Заполняется автоматически.
|
||||
Организация | Справочник | Организация составителя документа. Заполняется автоматически.
|
||||
Подписант (Ф.И.О.) | Справочник | Заполняется ФИО руководителя инициатора (составителя) документа. Если документ создает руководитель подразделения, то в данном поле будет указан инициатор.
|
||||
Подписант (должность) | Справочник | Должность подписанта документа. Заполняется автоматически после выбора подписанта.
|
||||
**Кому**| |
|
||||
Контрагент | Справочник | Организация, которой адресован данный документ. Заполняется значением из справочника контрагентов.
|
||||
Контрагент (текст) | Строка | Текстовое значение в котором указывается организация, которая отсутствует в справочнике контрагентов.
|
||||
На чье имя (Ф.И.О.) | Строка | Ф.И.О. получателя документа, вводится вручную.
|
||||
На чье имя (должность) | Строка | Должность получателя документа, вводится вручную.
|
||||
Договор | Справочник | Выбирается из справочника договоров по данному контрагенту.
|
||||
Проект | Справочник | Проект, которому адресовано письмо. Заполняется значением из справочника проектов.
|
||||
Электронная почта | Строка | Контактный электронный адрес организации-адресата, Эл. Почта вводиться как вручную так и при заполнении поля "Контрагент". Для этого необходимо в контрагенте во вкладке "Контакты и адреса" заполнить поле "e-mail"
|
||||
Телефон | Строка | Контактный электронный адрес организации-адресата, заполняется так же вручную или по примеру e-mail, необходимо в контрагенте во вкладке "контакты и адреса" указать в поле "Телефон" номер.
|
||||
Краткое содержание | Строка | Краткое содержание документа, заполняется вручную.
|
||||
Содержательная часть | Строка | Непосредственный текст документа.
|
||||
Примечание | Строка | Свободный текст резолюции, заполняется вручную.
|
||||
|
||||
* "В ответ на входящий - номер/от" - номер и дата входящего документа контрагента, заполняется в случае, если исходящий документ создается в ответ на входящий документ.
|
||||
|
||||
* "Зарегистрировать" - кнопка регистрации документа. Регистрировать документ имеет право пользователь с определенными правами.
|
||||
|
||||
* "Дата регистрации" - фактическая дата регистрации документа. Заполняется автоматически при регистрации документа по кнопке "Зарегистрировать"
|
||||
|
||||
* "Отправить адресату" - используется , если документ является исходящим из одной организации и одновременно входящим для другой организации **внутри холдинга**. Кнопка активна на этапе **регистрации** документа. При нажатии на кнопку "История отправлений", на панели инструментов, откроется всплывающее окно с историей отправлений данного исходящего письма.
|
||||
|
||||
* 
|
||||
|
||||
В блоке **От кого**:
|
||||
|
||||
* "Автор" - составитель документа текущий пользователь системы.
|
||||
|
||||
* "Должность" - должность составителя документа.
|
||||
|
||||
* "Подразделение" - подразделение составителя документа.
|
||||
|
||||
* "Организация" - организация составителя документа.
|
||||
|
||||
* "Подписант" - заполняется ФИО руководителя инициатора (составителя) документа. Если документ создает руководитель подразделения, то в данном поле будет указан инициатор. Подписант автоматически подставляется в шаблон маршрута согласования.
|
||||
|
||||
В блоке **Кому**:
|
||||
|
||||
* "Контрагент" - организация, которой адресован данный документ. Заполняется значением из справочника контрагентов. Возможен поиск по части полного или краткого наименования, по ИНН. Если контрагент отсутствует в списке, то его нужно завести в справочнике [Контрагенты](../Контрагенты/index.md). Права на заполнение справочника есть у Администратора системы, юристов.
|
||||
|
||||
* "Контрагент (текст)" - текстовое значение в котором указывается организация, которая отсутствует в справочнике контрагентов.
|
||||
|
||||
* "На чье имя" - получатель документа, вводится вручную.
|
||||
|
||||
* "Договор" - выбирается из справочника договоров по данному контрагенту.
|
||||
|
||||
* "Проект" - проект, которому адресовано письмо. Заполняется значением из справочника проектов.
|
||||
|
||||
* "Электронная почта" - контактный электронный адрес организации-адресата, Эл. Почта вводиться как вручную так и при заполнении поля "Контрагент". Для этого необходимо в контрагенте во вкладке "Контакты и адреса" заполнить поле "e-mail".
|
||||
|
||||
* "Телефон" - контактный электронный адрес организации-адресата, заполняется так же вручную или по примеру e-mail, необходимо в контрагенте во вкладке "контакты и адреса" указать в поле "Телефон" номер.
|
||||
|
||||
* "Краткое содержание" - краткое содержание документа, заполняется вручную.
|
||||
|
||||
* "Содержательная часть" - непосредственный текст документа.
|
||||
|
||||
* "Примечание" - свободный текст резолюции, заполняется вручную.
|
||||
|
||||
## Вкладка "Дополнительная"
|
||||
|
||||
* Журнал регистрации" - при создании документа пользователем журнал определяется автоматически в зависимости от типа документа и подразделения пользователя. Не может быть изменено. Настройка журналов регистрации происходит в документе [Журнал регистрации](../Журнал регистрации/index.md).
|
||||
Название реквизита | Тип реквизита | Описание
|
||||
-------------------|---------------|------------
|
||||
Журнал регистрации | Справочник | При создании документа пользователем журнал определяется автоматически в зависимости от типа документа и подразделения пользователя. Не может быть изменено. Настройка журналов регистрации происходит в документе [Журнал регистрации](../Журнал регистрации/index.md).
|
||||
С уведомлением | Флажок | Признак, что письмо доставлено с уведомлением, вводится вручную.
|
||||
Информация об уведомлении | Строка | Дополнительные комментарии к уведомлению. Вводится вручную.
|
||||
Срочность | Справочник | Срочность документа. Для данного поля должны быть настроены соответствующий справочник в системе и шаблон маршрута в зависимости от вида срочности.
|
||||
Требуется ответ | Флажок| Ставится признак, если обязательно ответное письмо. Заполняется вручную.
|
||||
Срок предоставления ответа | Дата | Заполняется вручную, если есть признак "Требуется ответ". В системе можно настроить автоматическое проставление даты.
|
||||
Ответ предоставлен в срок | Дата | Заполняется вручную после получения ответного документа.
|
||||
|
||||
* Информация об уведомлении" - дополнительные комментарии к уведомлению. Вводится вручную.
|
||||
"**Отправить адресату**" - используется , если документ является исходящим из одной организации и одновременно входящим для другой организации внутри холдинга. Кнопка активна на этапе регистрации документа. При нажатии на кнопку "История отправлений", на панели инструментов, откроется всплывающее окно с историей отправлений данного исходящего письма.
|
||||
|
||||
|
||||
* "Срочность" - срочность документа.
|
||||
## Копирование исходящего документа
|
||||
|
||||
!!! Примечание
|
||||
Для данного поля должны быть настроены соответствующий справочник в системе и шаблон маршрута в зависимости от вида срочности. Для настройки необходимо обратиться к администратору системы.
|
||||
Если необходимо скопировать исходящий документ, необходимо выбрать нужный в реестре и нажать кнопку "Копировать". Система автоматически откроет скопированный документ, который при необходимости возможно отредактировать, и после этого запустить вновь по маршруту. Скопировать можно исходящий документ как с завершенным, так и не завершенным маршрутом согласования.
|
||||
|
||||
* Требуется ответ" - ставится признак, если обязательно ответное письмо. Заполняется вручную.
|
||||
|
||||
* Срок предоставления ответа - заполняется вручную, если есть признак "Требуется ответ".
|
||||
|
||||
* Ответ предоставлен в срок - заполняется вручную после получения ответного документа.
|
||||
|
||||
* С уведомлением" - признак, что письмо доставлено с уведомлением, вводится вручную.
|
||||
|
||||
## Работа с документом
|
||||
|
||||
**Инициатор**
|
||||
|
||||
1. Создает документ. Откроется форма документа «Исходящий документ»
|
||||
|
||||
2. Заполняет обязательные поля документа . Исходящий номер присвоится при регистрации документа.
|
||||
|
||||
3. Прикрепляет проект исходящего документа по кнопке «Вложения» на панели инструментов
|
||||
|
||||
|
||||
|
||||
4. Создает маршрут из шаблона по кнопке «Маршрут» на панели инструментов. Если нужно отредактировать список согласующих, то вносит или удаляет их вручную с помощью кнопок управления маршрутом («Этап, участник», «Участник», «Удалить»). Более подробно работа с маршрутами описана в разделе [Как отредактировать маршрут?](../../Работа с маршрутами/).
|
||||
|
||||
|
||||
|
||||
5. По кнопке «Отправить» в маршруте документа отправляет проект документа на согласование.
|
||||
|
||||
**Согласующее лицо** (может быть несколько) - участник маршрута с видом действия «Согласовать». Переходит в проект исходящего документа, проверяет и отправляет далее по маршруту.
|
||||
|
||||
**Регистратор** с видом действия «**Зарегистрировать»**.
|
||||
|
||||
1. Регистрирует документ, нажав кнопку **«Зарегистрировать»,** при этом документу присваивается номер и фиксируется дата регистрации.
|
||||
|
||||
|
||||
|
||||
2. Отправляет письмо на электронную почту.
|
||||
|
||||
3. Нажимает кнопку «**Отправить»** в маршруте документа, при этом если есть список на ознакомление, то документ поступает соответствующим лицам, в противном случае маршрут завершается.
|
||||
|
||||
Возможные действия с документом:
|
||||
|
||||
a) Согласовать
|
||||
b) Зарегистрировать
|
||||
c) Ознакомиться
|
||||
d) Подписать
|
||||
e) Отправить
|
||||
|
||||
Статусы документа:
|
||||
a) Согласован
|
||||
b) Зарегистрирован
|
||||
c) Ознакомлен
|
||||
d) Подписан
|
||||
e) Отправлен
|
||||
|
||||
Если документ является исходящим из одной организации и одновременно входящим для другой организации **внутри холдинга**, регистратор нажимает кнопку **«Отправить адресату»**. При этом автоматически
|
||||
создается карточка документа в реестре входящих у компании-получателя, а сотруднику на почту уходит уведомление.
|
||||
|
||||
<!-- ## Создание исходящего документа из входящего документа
|
||||
|
||||
В системе существует возможность формирования исходящего письма в ответ на входящее.
|
||||
@ -165,5 +134,3 @@
|
||||
|
||||
|
||||
Обработка исходящего документа, созданного из входящего документа, производится по той же схеме, что и обработка исходящего документа, созданного без привязки ко входящему документу.
|
||||
|
||||
В Системе предусмотрена печать шаблона печатной формы исходящего документа на основании полей карточки. -->
|
||||
Binary file not shown.
|
After Width: | Height: | Size: 142 KiB |
Binary file not shown.
|
After Width: | Height: | Size: 87 KiB |
BIN
docs/User manuals/Исходящий документ/media/scr1001.png
Normal file
BIN
docs/User manuals/Исходящий документ/media/scr1001.png
Normal file
Binary file not shown.
|
After Width: | Height: | Size: 79 KiB |
@ -4,13 +4,7 @@
|
||||
|
||||
Процесс обработки организационно-распорядительных документов в системе может содержать этапы Разработка проекта, Согласование, Подготовка к подписанию, Утверждение (подписание), Регистрация, Исполнение и Информирование (Ознакомление).
|
||||
|
||||
| Этап | Описание |
|
||||
| ---- | -------- |
|
||||
1 этап | Инициатор создает документ "ОРД". В нем заполняет все необходимые поля и отправляет по маршруту.
|
||||
2 этап | Рецензент (канцелярия) осуществляет первичную проверку корректности документа и отправляет далее по маршруту со статусом "Согласован"
|
||||
3 этап | Документ отправляется согласующим лицам на согласование
|
||||
4 этап | Подписание документа
|
||||
5 этап | Регистрация документа, при необходимости добавление лиц на ознакомление
|
||||
|
||||
|
||||
Система позволяет формировать поручения на исполнение приказа/распоряжения (или его пункта), для сотрудников, указанных в листе исполнения.
|
||||
|
||||
@ -20,45 +14,36 @@
|
||||
|
||||
Ознакомиться со сценарем работы с организационно-распорядительными документами можно в описании ниже:
|
||||
|
||||
Чтобы открыть форму ОРД необходимо открыть меню и в поисковой системе ввести ***"ОРД"***. Откроется реестр документов с выбранным типом документа:
|
||||
Чтобы открыть форму ОРД необходимо открыть меню, ввести ***"ОРД"***. Откроется реестр документов с выбранным типом документа.
|
||||
|
||||
* Зеленый - поручение исполнено без нарушениев сроков исполнения;
|
||||
* Желтый - поручение исполнено с нарушениями сроков исполнения;
|
||||
* Оранжевый - поручение не исполнено и нарушены сроки исполнения;
|
||||
* Белый - поручение находится на стадии согласования.
|
||||
|
||||
По кнопке "Создать" откроется форма документа "ОРД" с заполненными полями **Автор, Тип документа, Должность, Подразделение, Организация** (при необходимости значение в поле ***Тип документа*** можно изменить).
|
||||
По кнопке "Создать" откроется форма документа "ОРД" с заполненными полями **Автор, Тип документа, Должность, Подразделение, Организация**.
|
||||
|
||||
|
||||
|
||||
**Реквизиты организационно-распорядительного документа**:
|
||||
|
||||
* **"Тип документа"** - тип организационно-распорядительного документа, выбирается из справочника [Подтипы документов](../../Подтипы документов/). По умолчанию заполняется значением "Приказ".
|
||||
|
||||
* **"Рег.данные"** - номер документа и дата, номер редактируется как вручную так и по кнопке "Зарегестрировать" но только после формирования маршрута, дата так же формируется автоматически либо выставляется вручную.
|
||||
|
||||
* **"Подписант"** - строка заполняется из выпадающего списка.
|
||||
|
||||
**Содержание документа**
|
||||
|
||||
* **"Наименование"** - наименование организационно-распорядительного документа, вводится вручную.
|
||||
|
||||
* **"Содержательная часть"** - непосредственный текст документа.
|
||||
|
||||
* **"Сформировать документ"** - кнопка формирования документа.
|
||||
Название реквизита | Тип реквизита | Описание
|
||||
-------------------|---------------|------------
|
||||
Тип документа | Справочник | Тип организационно-распорядительного документа, выбирается из справочника
|
||||
Рег.данные | Строка, Дата | Запоняется как вручную так или автоматом при нажатии на кнопку "Зарегистрировать" находящуюся рядом
|
||||
Подписант | Справочник | Строка заполняется из выпадающего списка
|
||||
**Содержание документа** | |
|
||||
Краткое содержание | Флажок| Краткое содержание организационно-распорядительного документа, вводится вручную.
|
||||
Содержательная часть | Строка | Непосредственный текст документа
|
||||
|
||||
**Вкладка "Дополнительная"**
|
||||
|
||||
* **"Направление"** - направление проекта. Заполняется значением из справочника направлений.
|
||||
|
||||
|
||||
* **"Проект"** - проект, которому адресован документ. Заполняется значением из справочника проектов.
|
||||
|
||||
* **"Срочность"** - срочность документа.
|
||||
Название реквизита | Тип реквизита | Описание
|
||||
-------------------|---------------|------------
|
||||
Направление | Справочник | Направление проекта. Заполняется значением из справочника направлений
|
||||
Проект | Справочник | Проект, которому адресован документ. Заполняется значением из справочника проектов
|
||||
Срочность | Справочник | Срочность документа
|
||||
|
||||
!!! Примечание
|
||||
Для данного поля должны быть настроены соответствующий справочник в системе и шаблон маршрута в зависимости от вида срочности. Для настройки необходимо обратиться к администратору системы.
|
||||
Для поля **Срочность** должен быть настроен соответствующий справочник в системе и шаблон маршрута в зависимости от вида срочности. Для настройки справочника и маршрута документа необходимо обратиться к администратору системы.
|
||||
|
||||
|
||||
|
||||
С помощью кнопки **"Вложения"** можно вложить необходимые документы. Подробное описание см. [Работа со вложениями](../Работа со вложениями/index.md).
|
||||
|
||||
@ -72,9 +57,9 @@
|
||||
|
||||
Можно создать поручение на основании ОРД. Для этого на панели инструментов нажать на кнопку **"Операции"** и выбрать **"Создать поручение"**.
|
||||
|
||||
|
||||
|
||||
|
||||
Для ознакомления с документов широкого списка лиц используют функцию **Рассылка** на панели инструментов. Более подробно работа со списками рассылки описана в разделе [Списки рассылки](../Обработка документов/#список_рассылки).
|
||||
Для ознакомления с документом широкого списка лиц используют функцию **Рассылка** на панели инструментов. Более подробно работа со списками рассылки описана в разделе [Списки рассылки](../Обработка документов/#список_рассылки).
|
||||
|
||||
|
||||
|
||||
|
||||
BIN
docs/User manuals/ОРД/media/ord.png
Normal file
BIN
docs/User manuals/ОРД/media/ord.png
Normal file
Binary file not shown.
|
After Width: | Height: | Size: 160 KiB |
BIN
docs/User manuals/ОРД/media/screen11.png
Normal file
BIN
docs/User manuals/ОРД/media/screen11.png
Normal file
Binary file not shown.
|
After Width: | Height: | Size: 100 KiB |
@ -6,7 +6,7 @@
|
||||
|
||||
Сценарий работы с поручением можно посмотреть в видео или прочитать ниже:
|
||||
|
||||
|
||||
<iframe width="720" height="405" src="https://rutube.ru/play/embed/b1e91bf7b41b61ad053d084ddb3191b0/" frameBorder="0" allow="clipboard-write; autoplay" webkitAllowFullScreen mozallowfullscreen allowFullScreen></iframe>
|
||||
|
||||
Для создания документа в Меню нужно выбрать пункт "Поручения". Выбрать период для формирования реестра документов. В реестре документов нажать кнопку "Создать". Откроется форма документа "Поручения"
|
||||
|
||||
|
||||
Loading…
x
Reference in New Issue
Block a user