diff --git a/docs/User manuals/Входящий документ/index.md b/docs/User manuals/Входящий документ/index.md index 2f38802..2043932 100644 --- a/docs/User manuals/Входящий документ/index.md +++ b/docs/User manuals/Входящий документ/index.md @@ -64,7 +64,7 @@ Исполнение документов осуществляют специалисты соответствующих структурных подразделений. На этом этапе исполнителю доступны для редактирования поля "Требуется ответ" , "Срок предоставления ответа", "Ответ предоставлен в срок" и поле "Проект". -При необходимости сотрудник может создать поручение, исходящий документ, служебную записку или ОРД по кнопке **«Операции«** в верхнем панели документа. При этом созданные документы на основе входящего документа через кнопку **"Операции"** будут видны при нажатии на кнопку **"Связки"**. +При необходимости сотрудник может создать поручение, исходящий документ, служебную записку по кнопке **«Операции«** в верхнем панели документа. При этом созданные документы на основе входящего документа через кнопку **"Операции"** будут видны при нажатии на кнопку **"Связки"**. ![Рисунок 8 Интерфейс создания исходящего документа, поручения и служебной записки из входящего документа](media/screen-4.png) @@ -72,7 +72,7 @@ Отчетная форма для входящих документов не предусмотрена. -### **Основные реквизиты входящего документа**: +### **Основные реквизиты входящего документа**: Название реквизита | Тип реквизита | Описание -----------------|---------------|------------ diff --git a/docs/User manuals/Исходящий документ/index.md b/docs/User manuals/Исходящий документ/index.md index 034baa5..37de7df 100644 --- a/docs/User manuals/Исходящий документ/index.md +++ b/docs/User manuals/Исходящий документ/index.md @@ -1,15 +1,51 @@ # Исходящие документы -Документооборот **исходящих документов** - это оформление документов, которые написаны в индивидуальном порядке или в ответ на входящий документ. Адресатами могут быть как частные физические лица, так и другие компании. Все виды исходящих документов оформляются на официальном документе и подлежат обязательной регистрации. Как правило, внутренние исходящие документы готовят специалисты или руководители подразделения. +Документооборот **исходящих документов** - это оформление документов (писем), которые написаны в индивидуальном порядке или в ответ на входящий документ. Адресатами могут быть как частные физические лица, так и другие компании. Все виды исходящих документов оформляются на официальном бланке организации и подлежат обязательной регистрации. Как правило, исходящие документы готовят специалисты или руководители подразделений. -Процесс обработки исходящего документа в системе может содержать этапы Разработка проекта, Согласование, Утверждение (Подписание), Подготовка к подписанию (применимо при подписании бумажного документа), Регистрация, Информирование (Ознакомление), Отправка. +Процесс обработки исходящего документа в системе может содержать этапы Разработка проекта, Согласование, Утверждение (Подписание), Подготовка к подписанию (применимо при подписании бумажного документа), Регистрация, Информирование (Ознакомление), Отправка +## Работа с документом + +![alt text](media/scr1001.png) + +**Инициатор** + +1. Создает документ. Откроется форма документа «Исходящий документ» + Если исходящий документ оформляется без привязки ко входящему документу, то нужно выбрать в главном меню пункт **«Исходящие документы»**. Откроется реестр исходящих документов за выбранный период. Кнопка «Создать» позволяет сформировать новую форму для регистрации документа. ![alt text]() +2. Заполняет обязательные поля документа . Исходящий номер присвоится при регистрации документа. + +3. Прикрепляет проект исходящего документа по кнопке «Вложения» на панели инструментов + +![alt text](media/image-1.png) + +4. Создает маршрут из шаблона по кнопке «Маршрут» на панели инструментов. Если нужно отредактировать список согласующих, то вносит или удаляет их вручную с помощью кнопок управления маршрутом («Этап, участник», «Участник», «Удалить»). Более подробно работа с маршрутами описана в разделе [Как отредактировать маршрут?](../../Работа с маршрутами/). + +![alt text](media/image-3.png) + +5. По кнопке «Отправить» в маршруте документа отправляет проект документа на согласование. + +**Согласующее лицо** (может быть несколько) - участник маршрута с видом действия «Согласовать». Переходит в проект исходящего документа, проверяет и отправляет далее по маршруту. + +![alt text](media/2024-12-17_10-33-01.png) + +**Регистратор** с видом действия «**Зарегистрировать»**. + +1. Регистрирует документ, нажав кнопку **«Зарегистрировать»,** при этом документу присваивается номер и фиксируется дата регистрации. + +![alt text](media/image-4.png) + +2. Отправляет письмо на электронную почту. + +3. Нажимает кнопку «**Отправить»** в маршруте документа, при этом если есть список на ознакомление, то документ поступает соответствующим лицам, в противном случае маршрут завершается. + + + ## Вкладка "Основная" **Для исходящего документа обычно обязательными полями являются:** @@ -79,44 +115,14 @@ Срок предоставления ответа | Дата | Заполняется вручную, если есть признак "Требуется ответ". В системе можно настроить автоматическое проставление даты. Ответ предоставлен в срок | Дата | Заполняется вручную после получения ответного документа. - -## Работа с документом - -![alt text](media/scr1001.png) - -**Инициатор** - -1. Создает документ. Откроется форма документа «Исходящий документ» - -2. Заполняет обязательные поля документа . Исходящий номер присвоится при регистрации документа. - -3. Прикрепляет проект исходящего документа по кнопке «Вложения» на панели инструментов - -![alt text](media/image-1.png) - -4. Создает маршрут из шаблона по кнопке «Маршрут» на панели инструментов. Если нужно отредактировать список согласующих, то вносит или удаляет их вручную с помощью кнопок управления маршрутом («Этап, участник», «Участник», «Удалить»). Более подробно работа с маршрутами описана в разделе [Как отредактировать маршрут?](../../Работа с маршрутами/). - -![alt text](media/image-3.png) - -5. По кнопке «Отправить» в маршруте документа отправляет проект документа на согласование. - -**Согласующее лицо** (может быть несколько) - участник маршрута с видом действия «Согласовать». Переходит в проект исходящего документа, проверяет и отправляет далее по маршруту. - -![alt text](media/2024-12-17_10-33-01.png) - -**Регистратор** с видом действия «**Зарегистрировать»**. - -1. Регистрирует документ, нажав кнопку **«Зарегистрировать»,** при этом документу присваивается номер и фиксируется дата регистрации. - -![alt text](media/image-4.png) - -2. Отправляет письмо на электронную почту. - -3. Нажимает кнопку «**Отправить»** в маршруте документа, при этом если есть список на ознакомление, то документ поступает соответствующим лицам, в противном случае маршрут завершается. - "**Отправить адресату**" - используется , если документ является исходящим из одной организации и одновременно входящим для другой организации внутри холдинга. Кнопка активна на этапе регистрации документа. При нажатии на кнопку "История отправлений", на панели инструментов, откроется всплывающее окно с историей отправлений данного исходящего письма. ![alt text](media/image.png) +## Копирование исходящего документа + +Если необходимо скопировать исходящий документ, необходимо выбрать нужный в реестре и нажать кнопку "Копировать". Система автоматически откроет скопированный документ, который при необходимости возможно отредактировать, и после этого запустить вновь по маршруту. Скопировать можно исходящий документ как с завершенным, так и не завершенным маршрутом согласования. + +![alt text](media/copi.png)