diff --git a/docs/User manuals/Регистрационные карточки/index.md b/docs/User manuals/Регистрационные карточки/index.md new file mode 100644 index 0000000..d978903 --- /dev/null +++ b/docs/User manuals/Регистрационные карточки/index.md @@ -0,0 +1,119 @@ +# Регистрационные карточки финансового архива + + +## Назначение и общие сведения + +**Регистрационная карточка** (РК) является основным элементом финансового архива Lexema ECM и предназначена для надежного, структурированного хранения и дальнейшей обработки первичных бухгалтерских документов (электронные, отсканированные). + +### Ключевые возможности + +* Хранение документа с метаденными (реквизитами) и файлами вложений +* Поддержка версионности документов +* Автоматическое заполнение реквизитов при загрузке через интеграцию +* Цветовая тндикация статусов для быстрой визуальной оценки + + + +## Работа с документом + +Для работы с карточками необходимо открыть реестр через меню из панели управления слева: + +![Рисунок](./media/Screen-2.png) + + +Карточка может быть созадана двумя основными способами: + + 1) Автоматическая загрузка через интеграцию - карточки создаются автоматически при поступлении документов на выделенный почтовй ящик или через прямую интеграцию с системой распознавания. + + * Каждый пакет документов (письмо) получает уникальный **Идентификатор пакета (BatchID)** + * Для каждого документа внутри пакета создается отдельная карточка с общим **BatchID** + * Система автоматически заполняет реквизиты на основе распознанных данных + + 2) Ручное создание - для ручного создания документа из реестра, необходимо в панели управления нажать кнопку **_«Создать»_**. Откроется форма новой регистрационной карточки для заполнения. Либо воспользоваться плиточным меню. + + ![Рисунок](./media/image.png) ![Рисунок](./media/Screen-1.2.png) + + +## Заполнение реквизитов карточки + +Основные поля (обязательные): + +* **_Идентификатор пакета (BatchID)_** - уникальный номер, связывающий документы из одного письма. Заполняется автоматически. +* **_Дата документа_** - выбирается из справочника (ТОРГ-12, СФ, АКТ и т.д). Новые виды не найденные в справочнике, загружаются с типом _«Прочие»_. +* **_Тип документа_** - Входящий/Исходящий. + + +### Финансовые реквизиты + + * **Сумма с НДС** + * **Ставка НДС** - выбирается из справочника, если ставка не может быть определена точно, поле остается пустым для ручного набора + * **Номер и дата договора** + * **Сведения о своей организации** (ИНН, КПП, Наименование) + +![Рисунок](./media/Screen-3.png) + +### Специальные поля и статусы + +* **Номер версии** - при первой загрузке устанавливается «1», система помогает обнаружить версии одного документа +* **Причины возврата** - при возврате карточки на доработку причины автоматически выводятся в специальные поля карточки, для наглядности +* **Статус карточки:** + * **«Проверка реквизитов»** (выделяется желтым) - присваивается, если контрагент заблокирован, найден по ИНН неоднозначно или не определена ставка НДС + * **«Проверка версии»** (выделяется голубым) - присваивается при обнаружении возможного дубликата (совпадение ИНН, Номера, Даты и Вида). + + +## Работа с вложениями + +В карточке хранятся электронные образцы документов + +* **Добавление** - файлы добавляются автоматически при загрузке через интеграцию. Для ручного добавления используется кнопка _«Добавить вложение»_ +* **Форматы** - поддерживаются файлы любых форматов (PDF, Jpeg, XML и др.) +* **Признак «Оригинал»** - отмечается итоговая верная версия документа + + +## Жизненный цикл и маршрут + +После создания и заполнения карточка может быть отправлена на согласование или проверку по маршруту. +Для этого необходимо в панели управления нажать кнопку «Маршрут». Маршрут составиться автоматически, согласно шаблону маршрута. + +![Рисунок](./media/Screen-6.png) + +После нажатия на кнопку система автоматически построит маршрут в соответствии с заданым для данного документа, шаблоном маршрута. В открывшемся окне отобразится готовый маршрут с перечнем этапов, участников и запланированных действий. + +![Рисунок](./media/Screen-7.png) + +Каждый участник маршрута по очереди выполняет предписанные действия, такие как ознакомление, проверка реквизитов, подписание. +В процессе прохождения маршрута статус карточки автоматичеки обновляется, что позволяет всем заинтересованным сторонам видеть текущий этап обработки документа. +При необходимости маршрут может быть скорректирован уполномоченным сотрудником. Если на любом из этапов возникает замечание или требуется доработка. участник может вернуть карточку инициатору или предыдущему исполнителю с комментарием. +Причины возврата автоматически фиксируются в специальных полях карточки. + + +## Поиск и фильтрация + +### Реестр карточек + +Реестр позволяет выполнять гибкую фитрацию по всем ключевым полям: Идентификатор пакета, Контрагент, Договор, статус, Период, Суммы и др. + +![Рисунок](./media/Screen-5.png) + +### Аналитическая форма «Архив документов» + +Данная форма предназначена для сквозного поиска и массовой выгрузки вложений ко всем документам системы. + +* **Критерии поиска** - Период, Тип документа, Контрагент, Договор, Тип вложения +* **Удаление карточек** и вложений - право назначается индивидуально отдельным сотрудникам по запросу и администратору системы + +### Права доступа + +* **Чтение и редактирование** - доступно всем сотрудникам Финансового департамента, чиь учетные записи внесены в соответствующий список +* **Удаление карточек и вложений** - право назначается индивидуально отдельным сотрудникам по запросу к администратору системы + +### Интеграция + +Загрузка карточек осуществляется через REST API метод POST/api/v2.0/custom/registration_card/. + +* **Назначение** - автоматическое создание и заполнение карточек из внешних систем (роботов распознавания) +* **Данные** - метод принимает JSON-объект с полями, соответствующим реквизитам карточки +* **Ключевое поле** - BatchID (Идентификатор пакета) для связки документов +* **Логи** - история вызовов и ошибок интеграции доступна для анализа в соответствующем интерфейсе + +Настройка интеграции выполняется администратором системы. \ No newline at end of file diff --git a/docs/User manuals/Регистрационные карточки/media/Screen-1.2.png b/docs/User manuals/Регистрационные карточки/media/Screen-1.2.png new file mode 100644 index 0000000..223d694 Binary files /dev/null and b/docs/User manuals/Регистрационные карточки/media/Screen-1.2.png differ diff --git a/docs/User manuals/Регистрационные карточки/media/Screen-2.png b/docs/User manuals/Регистрационные карточки/media/Screen-2.png new file mode 100644 index 0000000..2636d6b Binary files /dev/null and b/docs/User manuals/Регистрационные карточки/media/Screen-2.png differ diff --git a/docs/User manuals/Регистрационные карточки/media/Screen-3.png b/docs/User manuals/Регистрационные карточки/media/Screen-3.png new file mode 100644 index 0000000..5feb6dc Binary files /dev/null and b/docs/User manuals/Регистрационные карточки/media/Screen-3.png differ diff --git a/docs/User manuals/Регистрационные карточки/media/Screen-5.png b/docs/User manuals/Регистрационные карточки/media/Screen-5.png new file mode 100644 index 0000000..a1c1ef1 Binary files /dev/null and b/docs/User manuals/Регистрационные карточки/media/Screen-5.png differ diff --git a/docs/User manuals/Регистрационные карточки/media/Screen-6.png b/docs/User manuals/Регистрационные карточки/media/Screen-6.png new file mode 100644 index 0000000..023eb94 Binary files /dev/null and b/docs/User manuals/Регистрационные карточки/media/Screen-6.png differ diff --git a/docs/User manuals/Регистрационные карточки/media/Screen-7.png b/docs/User manuals/Регистрационные карточки/media/Screen-7.png new file mode 100644 index 0000000..38987b3 Binary files /dev/null and b/docs/User manuals/Регистрационные карточки/media/Screen-7.png differ diff --git a/docs/User manuals/Регистрационные карточки/media/image.png b/docs/User manuals/Регистрационные карточки/media/image.png new file mode 100644 index 0000000..4d70351 Binary files /dev/null and b/docs/User manuals/Регистрационные карточки/media/image.png differ diff --git a/docs/User manuals/Релиз.md b/docs/User manuals/Релиз.md index 936c6d4..87d6ea8 100644 --- a/docs/User manuals/Релиз.md +++ b/docs/User manuals/Релиз.md @@ -1,5 +1,77 @@ # Релиз +??? "РЕЛИЗ 20251208-35:" + + + Команда Lexema рада сообщить о новых улучшениях в системе! + Мы продолжаем делать вашу работу с документами и процессами ещё более эффективной и комфортной. + + **Версия платформы**: + + ecosoft-lexema8@4.39.0 + + **MSSQL**: + ecosoft-lexema8-AdminConsole@ 1.1.40 + ecosoft-lexema8-CommonDocuments@ 2.30.215 + ecosoft-lexema8-docflow-documents-lib@ 2.200.20 + + **POSTGRESQL**: + ecosoft-lexema8-CommonDocuments@ 3.3.587 + ecosoft-lexema8-docflow-documents-lib@ 3.3.20 + ecosoft-lexema8-AdminConsole@ 3.1.67 + + + + 📂 **Делопроизводство** + + * Появилась возможность оставлять комментарий при ознакомлении с документом по рассылке + * В панели управления добавлена специальная кнопка для отправки документа делегированному сотруднику + * Изменено формирование названия документа по кнопке «Операции»: теперь название создается по номеру и дате, или при их отсутсвии по названию формы + + + + 📊 **Электронный архив:** + + * Проведена оптимизация интерфейса журнала РК: объединены колонки данных контрагента и добавлена кнопка сброса фильтров + * Внедрено управление статусами РК: новые статусы, автоматическое заполнение «У кого в работе» и проверка обязательных полей согласно должностным обязанностям + * Добавлена возможность перевода карточки в статус «Удален» для уполномоченных сотрудников + * Реализовано сравнение карточек как из формы документа, так и непосредственно из журнала РК + + + 🔄**Настройка маршрутов:** + + * В шаблоне маршрутов добавлен чек-бокс «Без замещения» запрещающий обработку документов под замещением на определенных этапах + + + + 🛠 **Конструктор документов** + + * Добавлена настройка, позволяющая скрывать шаблон и предпросмотр вложений + * Реализован вывод кнопки для повторного формирования документа, если были изменены поля, отображающиеся в его шаблоне + * Появилась возможность выводить рядом с полем документа кнопки для быстрого создания контрагента и выбора подразделения + * Добавлена функция изменения размера текстовых полей в документе + + + ⚙️**Настройка документов** + + * Добавлена возможность настройки проверок для обязательных полей в регистрационных карточках + * Реализовано редактирование поле «Дата» в служебных записках на командировку + * Добавлена функция копирования документа, в том числе в другую организацию, при его тиражировании + + + 🔧**Заявка в техническую поддержку** + + * Реализован вывод статуса документа в соответствии с пройденными этапами маршрута + * Во входящих документах заявки ТП теперь отображаются с расширенным названием, включающим номер, дату и приоритет + + + Благодоря этим обновлениям, Lexema ECM помогает вашим командам работать продуктивнее с документами и бизнес-процессами. + + Спасибо, что выбираете Lexema! + + + + ??? "РЕЛИЗ 20251017-34:" _**Lexema ECM стала ещё удобнее: итоги нового спринта**_