diff --git a/dev.yml b/dev.yml index 92deea1..9a8e803 100644 --- a/dev.yml +++ b/dev.yml @@ -31,6 +31,7 @@ plugins: zoomable: true - search: lang: ['ru', 'en'] + indexing: 'full' - section-index - include-markdown - mkdocs-video diff --git a/docs/User manuals/Исходящий документ/index.md b/docs/User manuals/Исходящий документ/index.md index 70cf1e7..443f9da 100644 --- a/docs/User manuals/Исходящий документ/index.md +++ b/docs/User manuals/Исходящий документ/index.md @@ -6,33 +6,26 @@ Сценарий работы с исходящим документом можно посмотреть в видео или прочитать ниже: -![type:video](https://www.youtube.com/embed/uv7aRRk6ZW8) - Если исходящий документ оформляется без привязки ко входящему документу, то нужно выбрать в главном меню пункт **«Исходящие документы»**. Откроется реестр исходящих документов за выбранный период. Кнопка «Создать» позволяет сформировать новую форму для регистрации документа. -![Рисунок 10 Форма документа "Исходящий документ"](media/image51.png) +![alt text]() + +## Вкладка "Основная" **Для исходящего документа обычно обязательными полями являются:** -* Номер документа; +* Тип документа; +* Рег.данные - номер/от; * Дата документа; -* Адресат (кому адресован документ); -* Тема документа; -* Содержание документа. +* На чье имя; +* Краткое содержание; +* Содержательная часть. **Реквизиты исходящего документа**: -*"Составитель"* - авторизованный пользователь, не может быть изменен. - -*"Своя организация"* - автоматически присваивается код своей организации согласно правам доступа пользователя. Не может быть изменено. - -*"Исходящий номер/от"* - формируется системой автоматически. Принцип формирования регистрационного номера исходящего документа задается в настройках системы (см. [Журнал регистрации и нумерация](../Журнал регистрации/index.md)). - -*"В ответ на входящий - номер/от"* - номер и дата входящего документа контрагента, заполняется в случае, если исходящий документ создается в ответ на входящий документ. - -*"Тип документа"* - тип исходящего документа, выбирается из справочника [Тип документа (для входящих и исходящих документов)](../Типы вх и исх документов/index.md). По умолчанию заполняется значением "Письмо". Права на заполнение справочника есть у Администратора системы. Могут быть следующие типы: +"Тип документа" - тип исходящего документа, выбирается из справочника [подтипов документов](../Подтипы документов/index.md). Права на заполнение справочника есть у Администратора системы. Могут быть следующие типы: a) Выписка b) Заявка @@ -49,86 +42,96 @@ m) Извещение n) Определение -*"Инициатор"* - автоматически заполняется составителем документа. При необходимости (когда подчиненный создает документ за руководителя) можно выбрать из справочника пользователей. +* "Рег.данные - номер/от:" - формируется системой автоматически. Принцип формирования регистрационного номера исходящего документа задается в настройках системы (см. [Журнал регистрации и нумерация](../Журнал регистрации/index.md)). -*"Подразделение"* - автоматически присваивается код подразделения составителя согласно правам доступа пользователя. Не может быть изменено. +* "В ответ на входящий - номер/от" - номер и дата входящего документа контрагента, заполняется в случае, если исходящий документ создается в ответ на входящий документ. -*Табличная часть "Кому (адресаты)*": +* "Зарегистрировать" - кнопка регистрации документа. Регистрировать документ имеет право пользователь с определенными правами. - *"Контрагент"* - организация, которой адресован данный документ. Заполняется значением из справочника контрагентов. Возможен поиск по части полного или краткого наименования, по ИНН. Если контрагент отсутствует в списке, то его нужно завести в справочнике [Контрагенты](../Контрагенты/index.md). Права на заполнение справочника есть у Администратора системы, юристов. +* "Дата регистрации" - фактическая дата регистрации документа. Заполняется автоматически при регистрации документа по кнопке "Зарегистрировать" - *"Электронная почта"* - контактный электронный адрес организации-адресата, вводится вручную. Если указан в справочнике контрагентов – подтягивается автоматически. +* "Отправить адресату" - используется , если документ является исходящим из одной организации и одновременно входящим для другой организации **внутри холдинга**. Кнопка активна на этапе **регистрации** документа. При нажатии на кнопку "История отправлений", на панели инструментов, откроется всплывающее окно с историей отправлений данного исходящего письма. - *"ФИО адресата"* вводится вручную. +* ![alt text](media/image.png) - *"Договор"* - выбирается из справочника договоров по данному контрагенту. - - *"Проект"* - проект, которому адресовано письмо. Заполняется значением из справочника проектов. +В блоке **От кого**: - *"Направление"* - направление проекта. Заполняется значением из справочника направлений. +* "Автор" - составитель документа текущий пользователь системы. -*"Краткое содержание"* - краткое содержание документа, заполняется вручную. +* "Должность" - должность составителя документа. -*"Содержательная часть"* - непосредственный текст документа. +* "Подразделение" - подразделение составителя документа. -*"Требуется ответ"* - ставится признак, если обязательно ответное письмо. Заполняется вручную. +* "Организация" - организация составителя документа. -*"Срок предоставления ответа"* - заполняется вручную, если есть признак "Требуется ответ". +* "Подписант" - заполняется ФИО руководителя инициатора (составителя) документа. Если документ создает руководитель подразделения, то в данном поле будет указан инициатор. Подписант автоматически подставляется в шаблон маршрута согласования. -*"Ответ предоставлен в срок*" - заполняется вручную после получения ответного документа. +В блоке **Кому**: -![Рисунок 10 Форма документа "Исходящий документ"](media/image129.png) +* "Контрагент" - организация, которой адресован данный документ. Заполняется значением из справочника контрагентов. Возможен поиск по части полного или краткого наименования, по ИНН. Если контрагент отсутствует в списке, то его нужно завести в справочнике [Контрагенты](../Контрагенты/index.md). Права на заполнение справочника есть у Администратора системы, юристов. -*"Зарегистрировать"* - кнопка регистрации документа. Регистрировать документ имеет право пользователь с определенными правами. +* "Контрагент (текст)" - текстовое значение в котором указывается организация, которая отсутствует в справочнике контрагентов. -*"Дата регистрации"* - фактическая дата регистрации документа. Заполняется автоматически при регистрации документа по кнопке "Зарегистрировать" +* "На чье имя" - получатель документа, вводится вручную. -*"Журнал регистрации"* - при создании документа пользователем журнал определяется автоматически в зависимости от типа документа и подразделения пользователя. Не может быть изменено. Настройка журналов регистрации происходит в документе [Журнал регистрации](../Журнал регистрации/index.md). +* "Договор" - выбирается из справочника договоров по данному контрагенту. -*_"Срочность"_ - срочность документа. +* "Проект" - проект, которому адресовано письмо. Заполняется значением из справочника проектов. + +* "Электронная почта" - контактный электронный адрес организации-адресата, вводится вручную. + +* "Телефон" - контактный электронный адрес организации-адресата, вводится вручную. + +* "Краткое содержание" - краткое содержание документа, заполняется вручную. + +* "Содержательная часть" - непосредственный текст документа. + +* "Примечание" - свободный текст резолюции, заполняется вручную. + +## Вкладка "Дополнительная" + +* Журнал регистрации" - при создании документа пользователем журнал определяется автоматически в зависимости от типа документа и подразделения пользователя. Не может быть изменено. Настройка журналов регистрации происходит в документе [Журнал регистрации](../Журнал регистрации/index.md). + +* Информация об уведомлении" - дополнительные комментарии к уведомлению. Вводится вручную. + +* "Срочность" - срочность документа. !!! Примечание Для данного поля должны быть настроены соответствующий справочник в системе и шаблон маршрута в зависимости от вида срочности. Для настройки необходимо обратиться к администратору системы. -*«Отправить адресату»* - используется , если документ является исходящим из одной организации и одновременно входящим для другой организации **внутри холдинга**. Кнопка активна на этапе **регистрации** документа. При нажатии на кнопку "История отправлений", на панели инструментов, откроется всплывающее окно с историей отправлений данного исходящего письма. +* Требуется ответ" - ставится признак, если обязательно ответное письмо. Заполняется вручную. -![Отправление](media/otpravlenie.png) +* Срок предоставления ответа - заполняется вручную, если есть признак "Требуется ответ". -*"Примечание"* - свободный текст резолюции, заполняется вручную. +* Ответ предоставлен в срок - заполняется вручную после получения ответного документа. -*"С уведомлением"* - признак, что письмо доставлено с уведомлением, вводится вручную. +* С уведомлением" - признак, что письмо доставлено с уведомлением, вводится вручную. -*"Информация об уведомлении"* - дополнительные комментарии к уведомлению. Вводится вручную. - -***Процесс работы с документом*** +## Работа с документом **Инициатор** -1. Создает документ. Откроется форма документа «Исходящий документ» +1. Создает документ. Откроется форма документа «Исходящий документ» -2. Заполняет обязательные поля документа (Тип документа, Инициатор, Кому, Краткое содержание, содержательная часть). Исходящий номер присвоится при регистрации документа. +2. Заполняет обязательные поля документа . Исходящий номер присвоится при регистрации документа. -3. Прикрепляет проект исходящего документа по кнопке «Вложения» на панели инструментов +3. Прикрепляет проект исходящего документа по кнопке «Вложения» на панели инструментов -![Рисунок 11 Добавление файлов в качестве вложения](media/image52.png)> +![alt text](media/image-1.png) -1. Создает маршрут из шаблона по кнопке «Маршрут» на панели инструментов. Если нужно отредактировать список согласующих, то вносит или удаляет их вручную с помощью кнопок управления маршрутом («Этап, участник», «Участник», «Удалить»). Более подробно работа с маршрутами описана в разделе [Как отредактировать маршрут?](../../Работа с маршрутами/). +4. Создает маршрут из шаблона по кнопке «Маршрут» на панели инструментов. Если нужно отредактировать список согласующих, то вносит или удаляет их вручную с помощью кнопок управления маршрутом («Этап, участник», «Участник», «Удалить»). Более подробно работа с маршрутами описана в разделе [Как отредактировать маршрут?](../../Работа с маршрутами/). -![Рисунок 12 Маршрут исходящего документа](media/image53.png) +![alt text](media/image-3.png) -5. По кнопке «Отправить» в маршруте документа отправляет проект документа на согласование. +5. По кнопке «Отправить» в маршруте документа отправляет проект документа на согласование. **Согласующее лицо** (может быть несколько) - участник маршрута с видом действия «Согласовать». Переходит в проект исходящего документа, проверяет и отправляет далее по маршруту. -Проект исходящего документа, поступивший на согласование, отразится в панели «Документооборот» в разделе «На обработку»: - -![Рисунок 13 Отражение исходящего документа, поступившего на обработку](media/image54.png) - **Регистратор** с видом действия «**Зарегистрировать»**. 1. Регистрирует документ, нажав кнопку **«Зарегистрировать»,** при этом документу присваивается номер и фиксируется дата регистрации. -![Рисунок 14 Регистрация исходящего документа](media/image55.png) +![alt text](media/image-4.png) 2. Отправляет письмо на электронную почту. @@ -151,12 +154,11 @@ Если документ является исходящим из одной организации и одновременно входящим для другой организации **внутри холдинга**, регистратор нажимает кнопку **«Отправить адресату»**. При этом автоматически создается карточка документа в реестре входящих у компании-получателя, а сотруднику на почту уходит уведомление. - -**Создание исходящего документа из входящего документа** + \ No newline at end of file diff --git a/docs/User manuals/Исходящий документ/media/2024-07-02 15 34 09.png b/docs/User manuals/Исходящий документ/media/2024-07-02 15 34 09.png new file mode 100644 index 0000000..4a6a8b7 Binary files /dev/null and b/docs/User manuals/Исходящий документ/media/2024-07-02 15 34 09.png differ diff --git a/docs/User manuals/Исходящий документ/media/image-1.png b/docs/User manuals/Исходящий документ/media/image-1.png new file mode 100644 index 0000000..9394333 Binary files /dev/null and b/docs/User manuals/Исходящий документ/media/image-1.png differ diff --git a/docs/User manuals/Исходящий документ/media/image-2.png b/docs/User manuals/Исходящий документ/media/image-2.png new file mode 100644 index 0000000..ed7636a Binary files /dev/null and b/docs/User manuals/Исходящий документ/media/image-2.png differ diff --git a/docs/User manuals/Исходящий документ/media/image-3.png b/docs/User manuals/Исходящий документ/media/image-3.png new file mode 100644 index 0000000..5e12a28 Binary files /dev/null and b/docs/User manuals/Исходящий документ/media/image-3.png differ diff --git a/docs/User manuals/Исходящий документ/media/image-4.png b/docs/User manuals/Исходящий документ/media/image-4.png new file mode 100644 index 0000000..7a25005 Binary files /dev/null and b/docs/User manuals/Исходящий документ/media/image-4.png differ diff --git a/docs/User manuals/Исходящий документ/media/image-5.png b/docs/User manuals/Исходящий документ/media/image-5.png new file mode 100644 index 0000000..8749309 Binary files /dev/null and b/docs/User manuals/Исходящий документ/media/image-5.png differ diff --git a/docs/User manuals/Исходящий документ/media/image.png b/docs/User manuals/Исходящий документ/media/image.png new file mode 100644 index 0000000..ff0c658 Binary files /dev/null and b/docs/User manuals/Исходящий документ/media/image.png differ