# Служебные записки

Документ «Служебная записка» служит для автоматизации документооборота служебных записок в организации. 

![Меню](media/menu.png)

Типовой бизнес-процесс в данном модуле состоит из четырех этапов.

| Этап | Описание |
| ---- | -------- |
1 этап | Инициатор создает документ "Служебная записка" из реестра служебных записок. В нем заполняет все необходимые поля и отправляет по маршруту.
2 этап | Руководитель принимает документ и подписывает его на своем этапе
3 этап | Документ отправляется на дополнительное согласование
4 этап | Документ рассматривается адресатами

## Создание новой служебной записки

Для создания служебной записки необходимо открыть "Меню" и в поиске меню ввести - "Служебные записки".

![Реестр](media/reestr.png)

Откроется форма документа "Служебная записка"

![рисунок](media/forma.png)

# Регистрация

**Тип документа** - выбирается из справочника в форме выпадающего списка со строкой быстрого поиска.

**Срочность** - из выпадающего списка присваивается срочность документа.

**Рег. данные номер** - присваивается при подписании документа (действие "Подписать" в маршруте). Номер также присвоится при делегировании задачи подписантом другим сотрудникам. Так же присвоить номер можно вручную. 

**От** - автоматически заполняется текущей датой.

**Приоритет** - Выбирается приоритет из выпадающего списка.

**Автор**, **Должность**, **Подразделение**, **Организация** - заполняются автоматически и к редактированию не доступны.

# Содержание

**Содержание** - непосредственный текст документа.

Поле **"Подписант"** заполняется ФИО руководителя инициатора (составителя) документа. Если документ создает руководитель подразделения, то в данном поле будет указан инициатор. Подписант автоматически подставляется в шаблон маршрута согласования.

***Пользователь, указанный в поле Подписант, копируется в маршрут с действием "Подписать".***

**Кому** - поле адресата, обязательное к заполнениюю, кому будет направлен данный документ, заполняется с помощью кнопки "+Получателя", при необходимости можно добавить несколько адресатов.

***Пользователь из строки "Кому" копируются в маршрут документа***

**Копия** - поле для отправления копии определеннуму(ным) пользователю(лям), назначается пользователь так же как и строка **Кому**.

***Пользователи из таблицы "Копия" являются дополнительными адресатами служебной записки и копируются в маршрут с действием "Ознакомиться". Для того, чтобы внести дополнительных адресатов, нужно нажать кнопку "Добавить".***

**Доп. Согласование** - поле для выбора допольнительного согласуещего пользователя данного документа, выбор согласующего аналогично строкам **Кому** и **Копия**.

![рисунок](media/komu.png)
![рисунок](media/komu2.png)


!!! Примечание
    Для данного поля должны быть настроены соответствующий справочник в системе и шаблон маршрута в зависимости от вида срочности. Для настройки необходимо обратиться к администратору системы.

При необходимости для формирования в маршруте согласующих лиц их следует добавить в таблицу **"Доп.согласование"** по кнопке "+Получателя". 
***Пользователи из таблицы Дополнительное согласование копируются в маршрут с действием "Согласовать".***
В список согласующих включаются сотрудники, область деятельности которых затрагивается проектом служебной записки.

![Рисунок 2 Форма документа "Служебная записка"](media/dop.sogl.png)

В блоке **"Реквизиты документа"**, при наличии в данном типе документа, отображается табличная часть документа.

![Таблица](media/table.png)

При необходимости можно приложить скан-образы документов по кнопке "Вложения". После заполнения служебной записки необходимо нажать на **"Сформировать документ"**. 
Для отправки документа по маршруту необходимо нажать на кнопку **"Запустить маршрут"** на панели инструментов документа (автоматически создаться маршрут документа). Подписать служебную записку можно несколькими способами:

* с помощью быстрой кнопки "Подписать" на панели инструментов;
* Пройти в "Маршрут", нажать "Отправить", во всплывающем окне выбрать статус этапа и нажать "Ок"

При нажатии на кнопку "Печать" возможно скачать печатный отчет служебной записки с листом согласования либо без листа согласования.

Если нужно сохранить проект документ без отправки по маршруту, нужно нажать кнопку "Сохранить" или "Сохр.Закрыть"

Если СЗ создавалась для согласования руководства и создания поручения смежному подразделению (например, закупка СИЗ, закупка комплектующих  и т.д.), то инициатор после получения оповещения о согласовании, заходит в этот документ и создает на основании него Поручение по операции "Создать поручение". В нем указывает ответственного исполнителя и проставляет срок исполнения. Все вложения с СЗ переходят в документ "Поручение".

![Рисунок 3 Операция "Создать поручение"](media/operacii.png)

### Загрузить из Excel

С помощью данной операции возможно загрузить в табличную часть документа данные из excel таблицы. Для этого необходимо в табличной части документа нажать на "Экспорт".

![alt text](media/export.png)

!!! Примечание
    Данная операция появляется только в подтипах в которых присутствует табличная часть

Далее откроется файл в формате excel который необходимо заполнить.

![alt text](media/image-3.png)

После этого необходимо нажать на операцию "Загрузить из Excel" и выбрать загрузка данной таблицы. Если в документе несколько табличных частей, то система предложит несколько вариантов.

![alt text](media/zagr.tabl.png)

После этого загруженные данные будут добавлены в реквизиты документа.

![alt text](media/image-5.png)

## Создание новой служебной записки на основе завершенной

Если необходимо создать новую служебную записку на основе уже созданной служебной записки, необходимо нажать на "Операции" и выбрать "Создать СЗ".

![Новая СЗ](media/sz.novoe.png)

## Копирование служебной записки

Если необходимо скопировать служебную записку, необходимо выбрать нужную в реестре и нажать кнопку "Копировать". Система автоматически откроет скопированную служебную записку, которую при необходимости возможно отредактировать, и после этого запустить вновь по маршруту. Скопировать можно служебную записку как с завершенным, так и не завершенным маршрутом согласования.

![Копирование](media/copy.png)