# Исходящие документы

Документооборот **исходящих документов** - это оформление документов, которые написаны в индивидуальном порядке или в ответ на входящий документ. Адресатами могут быть как частные физические лица, так и другие компании. Все виды исходящих документов оформляются на официальном документе и подлежат обязательной регистрации. Как правило, внутренние исходящие документы готовят специалисты или руководители подразделения.

Процесс обработки исходящего документа в системе может содержать этапы Разработка проекта, Согласование, Утверждение (Подписание), Подготовка к подписанию (применимо при подписании бумажного документа), Регистрация, Информирование (Ознакомление), Отправка.

Сценарий работы с исходящим документом можно посмотреть в видео или прочитать ниже:

Если исходящий документ оформляется без привязки ко входящему документу, то нужно выбрать в главном меню пункт **«Исходящие документы»**.

Откроется реестр исходящих документов за выбранный период. Кнопка «Создать» позволяет сформировать новую форму для регистрации документа.

![alt text](<media/2024-07-02 15 34 09.png>)

## Вкладка "Основная"

**Для исходящего документа обычно обязательными полями являются:**

* Тип документа;
* Рег.данные - номер/от;
* Дата документа;
* На чье имя;
* Краткое содержание;
* Содержательная часть.

**Реквизиты исходящего документа**:

"Тип документа" - тип исходящего документа, выбирается из справочника [подтипов документов](../Подтипы документов/index.md). Права на заполнение справочника есть у Администратора системы. Могут быть следующие типы:

    a)	Выписка
    b)	Заявка
    c)	Заявление
    d)	Письмо
    e)	Повестка
    f)	Постановление/приказ
    g)	Сопроводительное письмо
    h)	Судебное письмо
    i)	Телефонограмма
    j)	Тендерное предложение
    k)	Уведомление
    l)	Претензия
    m)	Извещение
    n)	Определение

* "Рег.данные - номер/от:"  - формируется системой автоматически. Принцип формирования регистрационного номера исходящего документа задается в настройках системы (см. [Журнал регистрации и нумерация](../Журнал регистрации/index.md)).

* "В ответ на входящий - номер/от" - номер и дата входящего документа контрагента, заполняется в случае, если исходящий документ создается в ответ на входящий документ.

* "Зарегистрировать" - кнопка регистрации документа. Регистрировать документ имеет право пользователь с определенными правами.

* "Дата регистрации" - фактическая дата регистрации документа. Заполняется автоматически при регистрации документа по кнопке "Зарегистрировать"

* "Отправить адресату" - используется , если документ является исходящим из одной организации и одновременно входящим для другой организации **внутри холдинга**. Кнопка активна на этапе **регистрации** документа. При нажатии на кнопку "История отправлений", на панели инструментов, откроется всплывающее окно с историей отправлений данного исходящего письма.

* ![alt text](media/image.png)

В блоке **От кого**:

* "Автор" - составитель документа текущий пользователь системы.

* "Должность" - должность составителя документа.

* "Подразделение" - подразделение составителя документа.

* "Организация" - организация составителя документа.

* "Подписант" - заполняется ФИО руководителя инициатора (составителя) документа. Если документ создает руководитель подразделения, то в данном поле будет указан инициатор. Подписант автоматически подставляется в шаблон маршрута согласования.

В блоке **Кому**:

* "Контрагент" - организация, которой адресован данный документ. Заполняется значением из справочника контрагентов. Возможен поиск по части полного или краткого наименования, по ИНН. Если контрагент отсутствует в списке, то его нужно завести в справочнике [Контрагенты](../Контрагенты/index.md). Права на заполнение справочника есть у Администратора системы, юристов.

* "Контрагент (текст)" - текстовое значение в котором указывается организация, которая отсутствует в справочнике контрагентов.

* "На чье имя" - получатель документа, вводится вручную.

* "Договор" - выбирается из справочника договоров по данному контрагенту.

* "Проект" - проект, которому адресовано письмо. Заполняется значением из справочника проектов.

* "Электронная почта" - контактный электронный адрес организации-адресата, вводится вручную.

* "Телефон" - контактный электронный адрес организации-адресата, вводится вручную.

* "Краткое содержание" - краткое содержание документа, заполняется вручную.

* "Содержательная часть" - непосредственный текст документа.

* "Примечание" - свободный текст резолюции, заполняется вручную.

## Вкладка "Дополнительная"

* Журнал регистрации" - при создании документа пользователем журнал определяется автоматически в зависимости от типа документа и подразделения пользователя. Не может быть изменено. Настройка журналов регистрации происходит в документе [Журнал регистрации](../Журнал регистрации/index.md).

* Информация об уведомлении" - дополнительные комментарии к уведомлению. Вводится вручную.

* "Срочность" - срочность документа.

!!! Примечание
    Для данного поля должны быть настроены соответствующий справочник в системе и шаблон маршрута в зависимости от вида срочности. Для настройки необходимо обратиться к администратору системы.

* Требуется ответ" - ставится признак, если обязательно ответное письмо. Заполняется вручную.

* Срок предоставления ответа  - заполняется вручную, если есть признак "Требуется ответ".

* Ответ предоставлен в срок - заполняется вручную после получения ответного документа.

* С уведомлением" - признак, что письмо доставлено с уведомлением, вводится вручную.

## Работа с документом

**Инициатор**

1. Создает документ. Откроется форма документа «Исходящий документ»

2. Заполняет обязательные поля документа . Исходящий номер присвоится при регистрации документа.

3. Прикрепляет проект исходящего документа по кнопке «Вложения» на панели инструментов

![alt text](media/image-1.png)

4. Создает маршрут из шаблона по кнопке «Маршрут» на панели инструментов. Если нужно отредактировать список согласующих, то вносит или удаляет их вручную с помощью кнопок управления маршрутом («Этап, участник», «Участник», «Удалить»). Более подробно работа с маршрутами описана в разделе [Как отредактировать маршрут?](../../Работа с маршрутами/).

![alt text](media/image-3.png)

5. По кнопке «Отправить» в маршруте документа отправляет проект документа на согласование.

**Согласующее лицо** (может быть несколько) - участник маршрута с видом действия «Согласовать». Переходит в проект исходящего документа, проверяет и отправляет далее по маршруту.

**Регистратор** с видом действия «**Зарегистрировать»**.

1.  Регистрирует документ, нажав кнопку **«Зарегистрировать»,** при этом документу присваивается номер и фиксируется дата регистрации.

![alt text](media/image-4.png)

2.  Отправляет письмо на электронную почту.

3.  Нажимает кнопку «**Отправить»** в маршруте документа, при этом если есть список на ознакомление, то документ поступает соответствующим лицам, в противном случае маршрут завершается.

Возможные действия с документом:

    a)	Согласовать
    b)	Зарегистрировать
    c)	Ознакомиться
    d)	Подписать
    e)	Отправить

Статусы документа:
    a)	Согласован
    b)	Зарегистрирован
    c)	Ознакомлен
    d)	Подписан
    e)	Отправлен

Если документ является исходящим из одной организации и одновременно входящим для другой организации **внутри холдинга**, регистратор нажимает кнопку **«Отправить адресату»**. При этом автоматически
создается карточка документа в реестре входящих у компании-получателя, а сотруднику на почту уходит уведомление.
<!-- ## Создание исходящего документа из входящего документа

В системе существует возможность формирования исходящего письма в ответ на входящее.

![alt text](media/image-5.png)

Откроется форма документа «Исходящий документ». Автоматически заполняются поля «В ответ на входящий номер», «Дата», «Инициатор», «Кому», «Краткое содержание», «Содержательная часть». При необходимости их можно редактировать. Заполнить поле «Тип документа».

![Рисунок 16 Исходящий документа, созданный по операции из входящего документа](media/image57.png)

Обработка исходящего документа, созданного из входящего документа, производится по той же схеме, что и обработка исходящего документа, созданного без привязки ко входящему документу.

В Системе предусмотрена печать шаблона печатной формы исходящего документа на основании полей карточки. -->