# Сервис электронного кадрового документооборота портала «Работа России»

**Электронный кадровый документооборот (ЭКДО)** - цифровой формат ведения кадрового документооборота с гарантированной надёжностью. Полностью удалённое взаимодействие с работниками от найма до завершения трудовой деятельности <https://ekdo.trudvsem.ru/>.
Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. ТК РФ Статья 22.1.

## О портале

**«Работа России»** — федеральная государственная информационная система, проект Федеральной службы по труду и занятости <https://trudvsem.ru/about>.
Портал помогает гражданам найти работу, а работодателям – сотрудников. Все услуги портала предоставляются бесплатно.


## Возможности системы ЭКДО на портале «Работа России»

*	Нанимать работников без очных встреч - трудовое законодательство разрешает проводить приём на работу полностью в цифровом виде, без личного визита в офис. Приглашайте работников в соответствии с бюджетом вашей организации.

*	Подключать сотрудников - для организации кадрового документооборота на портале «Работа России» работодателям и работникам достаточно иметь подтверждённую учетную запись на Госуслугах.

*	Обеспечить хранение документов - долговременный архив обеспечивает целостность и легитимность документов на протяжении всего срока хранения, как это требует законодательство. При этом сотрудники максимально освобождены от рутинных процедур.

*	Настроить интеграцию API - при помощи API-интерфейса можно интегрировать ЭКДО портала «Работа России» с системой работодателя. Степень интеграции может быть разной:

    *	Все процессы выполняются в вашей кадровой системе, через API ЭКДО происходит только подписание документов.

    *	Процессы кадрового делопроизводства со стороны работодателя ведутся в своей кадровой системе, работники используют ЭКДО портала «Работа России». Обмен данными происходит через API.

    *	Все процессы кадрового делопроизводства выполняются в ЭКДО портала «Работа России», в систему работодателя через API выгружаются только сводные сведения и результаты подписания документов.

## Термины и сокращения, используемые в документе

| Сокращения             | Расшифровка                                              |
|------------------------|----------------------------------------------------------|
| ИС                     | Информационная система                                   |
| ЭКДО                   | Электронный кадровый документооборот                     |
| ПРР, Портал            | Портал «Работа в России»                                 |
| ТПП                    | Технологическая подпись портала                          |
| ЭП                     | Электронная подпись                                      |
| ПЭП                    | Простая электронная подпись                              |
| УКЭП                   | Усиленная квалифицированная подпись                      |
| УНЭП                   | Усиленная неквалифицированная подпись                    |
| ЕСИА                   | Единая система идентификации и авторизации пользователей |
| Информационная система | Система КЭДО Lexema-ECM                                  |

## Допущения при реализации взаимодействия с информационной системой работодателя

При реализации API принимаются верными следующие утверждения:

1.	Работодатель получил логин / пароль для использования API

2.	Работодатель имеет зарегистрированную на Портале учётную запись, созданную путём авторизации Работодателя через ЕСИА

3.	При регистрации учётной записи на Портале Работодатель принял оферту на использование Портала

4.	Работник, подписывающий документ, имеет подтверждённую учётную запись ЕСИА

## Описание бизнес-процесс взаимодействия с информационной системой Работодателя

C помощью API ЭКДО компания-работодатель имеет возможность:

*	загрузить документ, сформированный ИС, используя метод POST /docs. 
Требования к документу:

    * Расширение: PDF/A-1;

    * Размер: не более 15 Мб;

*	используя полученный идентификатор документа, загрузить подпись к документу (без валидации)

Взаимодействие с ИС Работодателя осуществляется по следующему сценарию:

1.	ИС для осуществления взаимодействия с ПРР получает идентификационный токен. 

2.	Работодатель в ИС формирует необходимый ему кадровый документ и подписывает его открепленной электронной подписью.

3.	Работодатель передаёт в систему ЭКДО ПРР документ, а затем откреплённую электронную подпись с указанием её типа. После получения подписи и открытого ключа к ней статус документа в подсистеме ЭКДО меняется на «Вступил в силу». Факт подписания документа закрепляется ТПП.

4.	Дальнейшее взаимодействие с документом как работник, так и работодатель осуществляет, используя интерфейсы ПРР.

## Запрос данных для подключения к API ЭКДО

Для предоставления логина/пароля подключения к API ЭКДО необходимо оформить заявку с учетом следующего <https://trudvsem.ru/faq#/employer/api_ekd_request>:

1.	Авторизуйтесь на портале «Работа России» с использованием учётной записи ЕСИА.

2.	Направьте запрос по адресу электронной почты службы технической поддержки портала «Работа России» support_ekd@rostrud.gov.ru на получение логина и пароля, для направления документов посредством АPI ЭКДО, предоставив 

следующие данные:

*	ОГРН.

*	ИНН.

*	Название компании.

*	ФИО менеджера компании, уже имеющего авторизацию на портале «Работа России». (Авторизация: войти ЛК работодателя – Войти через ЕСИА)

*	Обращаем внимание, что в теме обращения необходимо обязательно указать – Подключение к API ЭКДО.

![форма](media/pic1.png)

3.	После проверки данных и совершения необходимых внутренних операций сотрудник технической поддержки отправит вам логин / пароль и идентификатор пользователя для использования API ЭКДО.

## Направление документа в ЛК Сотрудника на портале «Работа России»

  Чтобы направить документ, полученный через API со стороны работодателя работнику, нужно:

*	авторизоваться на портале «Работа в России» при помощи подтвержденной учетной записи ЕСИА, для входа нужно нажать кнопку «Войти через ЕСИА»

![форма](media/pic2.png)

*	в выпадающем списке главного меню Портала нужно выбрать раздел «Электронный кадровый документооборот»

![форма](media/pic3.png)

*	перейти в раздел Все документы блока Исходящие документы

![форма](media/pic4.png)

*	найти интересующий документ через строку поиска или с помощью фильтров

![форма](media/pic5.png)

*	открыть карточку документа и нажать кнопку «Направить», либо выбрать действие «Направить» в списке исходящих документов.

![форма](media/pic6.png)

При необходимости можно заполнить поле «Сопроводительное письмо». 
Выбор адресатов предоставляется из выпадающего списка работников. Далее следует нажать кнопку «Направить». После отправки документа пользователь будет перенаправлен на страницу «Исходящие документы».

## Интеграция системы КЭДО Lexema-ECM с порталом «Работа России»

В системе КЭДО Lexema-ECM реализована возможность отправлять документы (печатные формы кадровых документов) на портал «Работа в России», подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Документы попадают в Личный кабинет работодателя.

В личном кабинете HR на вкладке «Документы для HR» настроена кнопка «Отправить в РР», которая позволяет выбранный документы выгрузить на портал «Работа России».

![форма](media/pic7.png)

В документе «Подтип документов» к каждому документу необходимо проставить в соответствие группу документов портала «Работа в России».

![форма](media/pic8.png)

Перечень групп документов портала «Работа в России»:

![форма](media/pic9.png)

В личном кабинете HR с помощью специальной выборки «Выгрузка на портал Работа России» отражаются документы, готовые для обмена.

![форма](media/pic10.png)

В личном кабинете HR с помощью специальной выборки «Реестра обмена с порталом Работа России» отражаются документы, выгруженные на портал. 

![форма](media/pic11.png)

Название файла для выгрузки имеет следующий формат наименования: ФИО работника + Подтип + № документа + от + Дата документа 