**Договор** – соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении взаимных прав или обязанностей.
Правильно организованная, слаженная работа с договорами и автоматизация процесса согласования практически полностью исключает риски нарушения сроков заключения договора, а сам процесс делает прозрачным.
**Согласование договора ведется следующим образом:**
1. подготовление проекта договора инициатором;
2. согласование договора с заинтересованными подразделениями (лицами);
3. подписание договора генеральным директором или иным уполномоченным доверенным лицом;
4. подписание договора контрагентом;
5. направление подразделением-инициатором контрольных экземпляров договорных документов (с обязательным приложением спецификации к ним) в юридический отдел для регистрации;
6. регистрирование договорных документов и присвоение регистрационного номера юридическим отделом.
## Реестр
Для просмотра реестра договоров и/или создания нового договора необходимо в Меню перейти в **Учет договоров – Учет договоров. Документы – Договоры.** Откроется реестр договоров за выбранный период:
## Создание договора
Для создания нового документа нужно нажать кнопку "Создать" на панели инструментов.
Откроется форма документа «Договор» с несколькими вкладками (Основная, Доп.соглашения, Направления, Банковские реквизиты, Исполнение договора, ГОЗ).
### Вкладка “Основная”
Данная вкладка поделена на несколько окон для внесения информации:
#### 1. Окно "Регистрация договора". В ней отображаются регистрационные данные договора.
* **Полный номер** – присваивается каждому договору, дополнительному документу. До регистрации договора поле “полный номер” можно оставить пустым, но во время нажатия на кнопку “Зарегистрировать” оно должно быть заполнено необходимыми данными.
* **Внутренний номер** – используется для нумерации договоров внутри системы.
* **Входящий номер** – поле, данные которого берутся из документа, присланного заказчиком.
***Примечание:***
1. Номера договору присваивает юрист при регистрации.
Если поля “полный номер”, “внутренний номер”, “входящий номер” пусты, то при нажатии юристом кнопки “Зарегистрировать” они заполняются данными автоматически.
***Пример:***
2. Если задать только **внутренний номер**, то при регистрации договора система заполнит данные поля “полный номер” автоматически. Полный номер будет иметь вид “текущий год - внутр.номер”.
3. Если задать только **входящий номер**, то при регистрации договора система заполнит данные полей “полный номер” и “внутренний номер” автоматически. "Полный номер" и "внутренний номер" будут идентичны друг другу.
* **Датой регистрации договора** является дата предоставления договора подразделением-исполнителем в юридический отдел для регистрации.
* **Дата договора** – обязательное для заполнения поле. Система не даст сохранить документ, если оно останется пустым.
* **Действует с** – поле, которое заполняется системой автоматически при создании документа. По желанию, начало действия договора можно установить свое. Для этого потребуется прописать дату вручную, либо выбрать ее по клику на .
* **Действует по** – дата окончания действия договора. Данное поле может остаться незаполненным, если проставлен признак “Автопролонгация” и выбрана дата автопролонгации.
***Примечание:*** В случае, если признак “Автопролонгация” не проставлен и статус договора = “Утвержден(Подписан)”, “На согласовании”, “Отправлен контрагенту”, “Заключен” поле “Действует по” обязательно для заполнения.
* **Статус** выбирается вручную перед регистрацией документа и отправкой его по маршруту.
* **Кнопка “Зарегистрировать”** служит для регистрации договора. Для того, чтобы произвести регистрацию, потребуется заполнить обязательные поля, такие поля как: ***“Дата договора”, “Контрагент 1”, “Вид договора”,“Тип догвора”***.
* **Контрагент 1*** – поле, которое обязательно для заполнения. Поиск из справочника ведется во второй ячейке по ИНН, краткому или полному наименованию. Если известен код контрагента в системе, можно ввести в первой ячейке.
Выбрав таким способом Контрагента, автоматически заполнятся поля ИНН, КПП.
* Для внесения нового контрагента в справочник нужно нажать кнопку  рядом с полем "Контрагент 1*".
* Если в списке нет необходимого Контрагента, выберите его при помощи обозревателя аналитик .
* **Контрагент 1** – поле для ручного ввода информации. В данном случае, ИНН, КПП прописываются вручную.
* **Контрагент 2** – поле, которое не обязательно для заполнения. Данные вносятся по аналогии с “Контрагент 1*”. ИНН, КПП заполнятся автоматически.
* **Тип договора** – поле, которое обязательно для заполнения. Данные вносятся путем выбора позиции из списка. Без выбора типа договора невозможно отправить документ по маршруту.
* **Вид договора** – поле, которое обязательно для заполнения. Данные вносятся путем выбора позиции из списка.
Выбрав необходимую позицию и нажав на , откроется новая вкладка, в которую можно внести все необходимые данные о выбранном виде. Например: основную информацию, кто является куратором, кого и когда необходимо оповестить об окончании действия договора и тд.
* **Категория договора** – поле, которое не обязательно для заполнения. Данные вносятся из справочника.
* **Куратор** – поле, которое обязательно для заполнения. Данные вносятся путем выбора позиции из списка. Без выбора Куратора невозможно отправить документ по маршруту.
* **Должность, Подразделение** – поля, которые заполняются автоматически данными Куратора. Поля не редактируемы.
* **Подписант** – сотрудник, которому по доверенности предоставляется право подписи от имени организации. поле “Подписант”не обязательно для заполнения. Данные в него вносятся из справочника.
* **Основание договора** – поле, которое не обязательно для заполнения. Данные вносятся из справочника.
* **Своя организация** – нередактируемое поле. Поле заполняется автоматически при открытии нового документа.
#### 3. Окно “Оплата договора”.
**Оплата договора** – это согласованный сторонами способ расчетов за выполнение обязательств. Окно “Оплата договора” не является обязательным для внесения в него данных. Документ сохраняется и отправляется по маршруту без заполнения полей в нем.
* Заполнив поля **“Сумма без НДС”** и **“Ставка НДС”** или **“Ставка НДС”** и **“Сумма с НДС”**, система автоматически рассчитает значения в других полях оплаты.
* **Валюта договора, Валюта платежей, Форма оплаты** – данные выбираются из списка.
* **Сумма валюты, Курс валюты** – прописывается вручную.
* Для заполнения условий оплаты, нужно перейти в форму по кнопке **«Условия оплаты»**. По кнопке "Добавить" внести условия. По желанию можно выбрать из справочника шаблон.
#### 4. Окно "Содержание договора".
В данном окне прописываются условия, на которых достигнуто соглашение сторон.
* **“Предмет договора”** – поле, которое обязательно для заполнения. Оставляя это поле пустым, возможно сохранить его, но для отправки по маршруту необходимы данные в нем.
* **“Цель заключения”, “Краткое содержание”, “Особые условия”** – поля, которые не обязательны для заполнения. Данные вносятся из вручную.
* **Автопролонгация** означает, что договор будет автоматически продлеваться на определенный срок. Галочка ставится в том случае, если не указана дата окончания действия договора в окне “Регистрация договора” и выбран один из нескольких Статусов: “Утвержден(Подписан)”, “На согласовании”, “Отправлен контрагенту”, “Заключен”.
* **Дата пролонгации** – указывается дата, в которую будет продлеваться договор, не имеющий дату окончания. Дату можно прописать вручную или выбрать при помощи .
* Если договор рамочный, в поле **Рамочный** нужно выбрать "да", иначе - "нет".
***Примечание:*** **рамочный договор** — это договор, открытый для конкретизации. Он определяет только общие или предварительные условия по обязательствам сторон, и стороны конкретизируют эти условия с помощью отдельных договоров, приложений или другим образом.
* Если договора срочный, то ставится признак **Срочный**. В этом случае в договоре должна стоять дата окончания действия (заполнено поле “Действует по” в Окне “Регистрация договора”).
***Примечание:*** **срочный договор**– это соглашение, в котором определен срок его действия.
* **Проект** – поле, которое не обязательно для заполнения. Данные вносятся путем выбора позиции из списка.
* **Форма, Идентификационный код закупки, Номер аукциона** – поля, которые не обязательны для заполнения. Данные вносятся вручную.
* **Причины срочности**. Данные вносятся, в случае, если проставлен признать “Срочный”.
* **Конфиденциальность** – отмечается, если Стороны договорились, что вся предоставляемая друг другу информация по Договору или в связи с ним считается конфиденциальной.
Конфиденциальные договора будут видимы только тем пользователям, у которых есть соответствующая роль.
* **Приоритет** – необязательное для заполнения поле. Данные выбираются из списка.
### Вкладка “Доп.соглашения”
На вкладке отображается список дополнительных соглашений, двойной щелчок по строке инициирует переход на соответствующее дополнительное соглашение.
*Во вкладке автоматически прописан **Полный номер договора, Дата договора**. Данные нельзя отредактировать.
* Дополнительные соглашения создаются по операции **"Создать дополнительный документ"**.
* Если доп. соглашение оказалось не нужным, то его можно удалить благодаря следующей кнопке:
### Вкладка "Направления"
Источник заключения выбирается из справочника. Направление вносится по кнопке **"Добавить"**. Данная вкладка не обязательна для внесения информации.
### Вкладка "Банковские реквизиты"
Реквизиты своей организации выбирается из справочника. Отображаются те данные, которые внесены в справочнике контрагентов по своей организации. Тут же вводятся реквизиты Контрагента, с которой заключается договор, и реквизитывторого Контрагента, если он имеется.
В данной вкладке хранится информация о исполнении договора на ту или иную дату. Данная вкладка не обязательна для внесения информации.
* **Итого по состоянию на** – заполняется текущей датой. По желанию можно изменить.
* **Сумма договора с доп.соглашениями/без доп.соглашений** – автоматически заполняемые поля, редактирование которых невозможно.
* **План, факт, остаток** – формируются автоматически, опираясь на ранее внесенные данные .
### Вкладка “ГОЗ”
**Государственный оборонный заказ** – установленные нормативным правовым актом Правительства Российской Федерации задания на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для федеральных нужд в целях обеспечения обороны и безопасности Российской Федерации, а также поставки продукции в области военно-технического сотрудничества Российской Федерации с иностранными государствами в соответствии с международными обязательствами Российской Федерации.
* **Идентификатор госконтракта, номер приказа, номер и дата госконтракта, головной исполнитель госконтракта** – редактируемое поля. Данные вносятся вручную.
* **Вид договора, способ расчета** – данные берутся из справочника.
* **Дата приказа, дата подписания акта о сдачи ГОЗ** – выбираются при помощи календаря или вводятся вручную.
* **Военная приемка, сдача отчета в Мин. обороны** – при выполнении этих пунктов в документе проставляется галочка.
После заполнения проекта договора, можно приложить сопутствующие документы по кнопке **"Вложения"** на панели инструментов.
Для согласования и подписания договора нужно отправить проект договора на согласование. Для этого на панели инструмента нажать на кнопку **"Маршрут"**, далее **"Создать маршрут"** или выбрать из предложенных шаблонов и отправить по маршруту.
