# Общая инструкция СЭД

## Общий функционал

### Вход в систему. Описание главного меню, основной панели инструментов

!!! note 

    Данный раздел содержит описание начала работы в программе: двухфакторная аутентификация при входе на сайт, детали главной страницы.

Перед началом работы необходимо загрузить браузер, например, Google Chrome. В адресной строке браузера ввести адрес сайта, по которому расположена система электронного документооборота - <http://desk.lexema.ru/>

![Рисунок 1 Начало работы в СЭД Lexema.Ru](./media/image1.png)

Откроется страница входа в СЭД Лексема.

![Рисунок 2 Начало работы в СЭД Lexema.Ru](./media/image2.png)

При входе необходимо ввести логин и пароль, выданные администратором:

![Рисунок 3 Начало работы в СЭД Lexema.Ru](./media/image3.png)

После авторизации на сайт откроется начальная страница [ООО Лексема](http://bitedo.dev.lan/), на которой доступны основная панель инструментов и 2 рабочих окна: **Мои документы**, **Документооборот**.

![Рисунок 4 Начало работы в СЭД Lexema.Ru](./media/image4.png)

В окне **Мои Документы** отображаются все доступные для создания, чтения или редактирования пользователю документы:

![Рисунок 5 Начало работы в СЭД Lexema.Ru](./media/image5.png)

!!! note

    Список доступных документов зависит от того, какие права в системе есть у конкретного пользователя.

Окно **Документооборот** является основным рабочим инструментом.
В этой панели всем пользователям СЭД Лексема доступны следующие разделы:
На обработку, Исходящие, Контроль, Настройки.

![Рисунок 6 Начало работы в СЭД Lexema.Ru](./media/image6.png)

А) Раздел. На обработку

![Рисунок 7 Начало работы в СЭД Lexema.Ru](./media/image7.png)

В этом разделе отображается список документов, поступивших на обработку (на согласование, на ознакомление, на регистрацию и т.д.). Все документы в этом списке разделены по цветам:

-   серым цветом окрашиваются документы, которые поступили на обработку, но еще не были просмотрены;

-   белым цветом окрашиваются документы, которые были просмотрены, но не обработаны. Срок обработки по таким документам еще не просрочен;

-   желтым цветом окрашиваются документы, срок обработки по которым просрочен.

Б) Раздел. Исходящие

![Рисунок 8 Начало работы в СЭД Lexema.Ru](./media/image8.png)

В этом разделе отображаются документы Инициатора, которые были отправлены по маршруту, но сам маршрут еще не завершен.

В) Раздел. Контроль

![Рисунок 9 Начало работы в СЭД Lexema.Ru](./media/image9.png)

В этом разделе также можно отслеживать маршруты документов: задается определенная дата и выбирается документ с помощью кнопки 
![Рисунок 10 Начало работы в СЭД Lexema.Ru](./media/image10.png)


В данном разделе можно проставить признак документа, поставленного на контроль
![Рисунок 11 Начало работы в СЭД Lexema.Ru](./media/image79.png)

Признак документа можно выбрать из предложенного списка, который формируется в документе-справочнике "Признак документа", например в данной версии имеются такие признаки документа как:
![Рисунок 12 Начало работы в СЭД Lexema.Ru](./media/image80.png)

!!! note

    Признаки документа:

    - Срочный.
  
    - Несрочный.
  
    - Нет (Признак необходим для того, чтобы визуально красиво смотрелась группировка по признаку).
  
    - У делегата (В данном списке не появляется для выбора. Признак необходим для тех документов, которые находятся на виртуальном контроле).

Если в разделе "Настройка" будет проставлена галочка "Отображать на контроле делегированные (x2) мною задачи СЭД", то такие документы будут с признаком документа "У делегата".
![Рисунок 13 Начало работы в СЭД Lexema.Ru](./media/image85.png)

Необходимые действия для **группировки** по колонке "Признак документа":

- Взять необходимую колонку левой кнопкой мыши.
  
- Перетащить в место "Перетащите сюда колонку для группировки по ней".
  
![Рисунок 14 Начало работы в СЭД Lexema.Ru](./media/image87.png)

Сгруппированные строки по колонке "Признак документа" выглядят так:
![Рисунок 15 Начало работы в СЭД Lexema.Ru](./media/image86.png)

Если по истечению срока маршрут документа не завершен, документ окрашивается желтым цветом.

**Заполнение справочника "Признак документа"**

Для того чтобы внести новые признаки документов в раздел "Контроль" необходимо их создать в докумете "Признак документа" по кнопке "Создать":
![Рисунок 16 Начало работы в СЭД Lexema.Ru](./media/image81.png)

Таким образом выглядит имеющийся уже в справочнике признак документа "У делегата"
![Рисунок 17 Начало работы в СЭД Lexema.Ru](./media/image82.png)

Если введенное наименование признака документа будет совпадать с уже имеющимися  признаками в справочнике, то система выведет оповещение
![Рисунок 18 Начало работы в СЭД Lexema.Ru](./media/image83.png)

Система также не позволяет сохранять незаполенный документ. Поле "Признак документа" является обязательным к заполнению. Поле "Служебное имя" в справочнике заполняется для служебных целей. Служебными признаками в справонике являются признак документа "У делегата" и "Нет".
![Рисунок 19 Начало работы в СЭД Lexema.Ru](./media/image84.png)

Г) Раздел. Настройки

![Рисунок 20 Начало работы в СЭД Lexema.Ru](./media/image11.png)

Данный раздел позволяет сформировать настройки пользователя для его учетной записи. 
Таблица с настройками позволяет отключить уведомления СЭД (только личные/от всех) по замещаемым сотрудникам. Также данный раздел позволяет поставить специальный флаг "Отображать на контроле делегированные мною задачи СЭД".

### Обработка документов 

!!! note

    Данный раздел содержит описание работы с документами, поступившими на обработку.

Список документов, которые необходимо обработать пользователю, отображается в окне **Документооборот**, раздел **На обработку**

![Рисунок 21 Начало работы в СЭД Lexema.Ru](./media/image12.png)

Кликом по любой строке в этом окне

![Рисунок 22 Начало работы в СЭД Lexema.Ru](./media/image13.png)

осуществляется переход в карточку документа:

![Рисунок 23 Начало работы в СЭД Lexema.Ru](./media/image14.png)

Далее пользователю необходимо согласовать документ, отклонить либо передать работу другому лицу. Для этого сначала необходимо нажать кнопку 
![Рисунок 24 Начало работы в СЭД Lexema.Ru](./media/image15.png)
откроется окно маршрута

![Рисунок 25 Начало работы в СЭД Lexema.Ru](./media/image16.png)

!!! note

    Все участники маршрута разделены по статусам

    -  Статус "Завершен" <div><img src="media/image17.png"></div> присваивается участникам, уже обработавшим документ.
    -  Статус "Текущий" <div><img src="media/image20.png"></div> присваивается тем участникам, у которых документ находится в обработке, решение по документу еще не принято.
    -  Статус "Ожидание" <div><img src="media/image21.png"></div> имеют те участники, к которым документ еще не поступил. К таким участникам документ придет как только "текущие" участники завершат согласование.
    -  Статус "Отозван" <div><img src="media/image18.png"></div> имеют те участники, на этапе которых документ был отозван или отклонен другими согласующими лицами. В этот этап документ уже не попадет.
    -  Статус "Пропущен" <div><img src="media/image19.png"></div> имеют те участники, на этапе которых документ был отозван и участники маршрута не успели его обработать.
    -  Статус "Отклонен" <div><img src="media/image25.png"></div> имеют те участники, на этапе которых документ был отправлен на доработку участнику маршрута.

В окне маршрута доступна верхняя панель инструментов,необходимая для обработки документа.

![Рисунок 26 Начало работы в СЭД Lexema.Ru](./media/image22.png)

А) Чтобы согласовать документ (зарегистрировать, подписать и т.д.), необходимо нажать кнопку "Отправить"
При нажатии на кнопку "Отправить" открывается окно **Отправить документ далее по маршруту,** в котором надо выбрать статус и при необходимости ввести комментарии.

![Рисунок 27 Начало работы в СЭД Lexema.Ru](./media/image23.png)

Выбранный статус присвоится участнику в маршруте (например, если Иванов И.И. выбрал "Согласован с замечаниями", следовательно, в маршруте и листе согласования этот же статус и будет установлен Иванову И.И.). После этого документ уходит дальше по маршруту.

!!! note 
    В общем случае комментарии не обязательны для заполнения, но для ряда статусов программа требует их обязательного указания.

Б) Чтобы отклонить документ либо вернуть его на доработку, необходимо нажать кнопку "На доработку"
При нажатии на кнопку открывается окно **Отклонить маршрут,** в котором необходимо обязательно указать причины отклонения.

![Рисунок 27 Начало работы в СЭД Lexema.Ru](./media/image24.png)

При этом отклонившему участнику маршрута присвоится статус "Отклонен", а документ сразу вернется к Инициатору.

!!! note

    Если у Инициатора маршрута стоит статус Текущий, и Инициатор нажмет кнопку "Удалить маршрут" - маршрут документа удалится.

Чтобы окончательно удалить документ из базы необходимо:

1. после удаления маршрута открыть реестр соответствующих документов;
2. Задать нужный расчетный период;
3. выделить галкой необходимые документы;
4. нажать кнопку "Удалить" в верхней панели инструментов.

![Рисунок 29 Начало работы в СЭД Lexema.Ru](./media/image28.png)

В) Участник маршрута может делегировать свои полномочия другому участнику маршрута. Для этого участнику, делегирующему свои полномочия, при открытии маршрута необходимо нажать на кнопку "Делегировать"
![](./media/image29.png)
После нажатия на кнопку "Делегировать" в конце списка участников данного этапа добавляется строка с таким же действием, как и у делегирующего участника. Необходимо выбрать участника в поле "Пользователь":

![Рисунок 30 Начало работы в СЭД Lexema.Ru](./media/image30.png)

В колонке "Этап" у участника, который делегировал и у участника, которому делегировано, ставятся отличительные знаки "§":

![Рисунок 31 Начало работы в СЭД Lexema.Ru](./media/image31.png)

Если делегирование не понадобилось, до отправки документа по маршруту строку с делегируемым участником можно удалить. Для этого необходимо выделить данную строку и нажать на кнопку "Удалить":

![Рисунок 32 Начало работы в СЭД Lexema.Ru](./media/image32.png)

Для отправления документа участнику, которому делегировали полномочия, необходимо нажать на кнопку "Отправить":

![Рисунок 33 Начало работы в СЭД Lexema.Ru](./media/image33.png)

Участник, которому делегируется действие, получит уведомление в рассылке на электронную почту, либо увидит данный документ в панели документооборота:

![Рисунок 34 Начало работы в СЭД Lexema.Ru](./media/image34.png)

Далее участник согласовывает документ обычным образом, нажав на кнопку
![](./media/image35.png)

Для некоторых типов документов предусмотрена расширенная функция делегирования - Делегирование с контролем.

Участник маршрута может делегировать свои полномочия другому участнику, при этом оставив окончательное согласование документа за собой, а также проконтролировать решение лица, которому делегировали полномочия. Для этого участнику, делегирующему свои полномочия, при открытии маршрута необходимо нажать на кнопку
![](./media/image36.png)

![Рисунок 35 Начало работы в СЭД Lexema.Ru](./media/image37.png)

После нажатия на кнопку "Делегировать с контролем" в конце списка участников данного этапа добавляются 2 строки с таким же действием, как и у делегирующего участника: одна для указания пользователя, кому нужно делегировать полномочия, вторая заполняется автоматически ФИО делегирующего лица.
![Рисунок 36 Начало работы в СЭД Lexema.Ru](./media/image38.png)

Далее в поле "Пользователь" необходимо выбрать участника:

![Рисунок 37 Начало работы в СЭД Lexema.Ru](./media/image39.png)

В колонке "Этап" у участника, который делегировал и у участника, которому делегировано, ставятся отличительные знаки:

![Рисунок 38 Начало работы в СЭД Lexema.Ru](./media/image40.png)

Далее участник отправляет документ обычным образом, нажав на кнопку "Отправить"
![](./media/image35.png)
После обработки документ вновь уходит участнику, который делегировал полномочия.

![Рисунок 39 Начало работы в СЭД Lexema.Ru](./media/image41.png)

После чего он либо согласовывает документ, либо отклоняет его.

!!! note

    Редактировать маршрут может только участник маршрута со статусом "Текущий".

А) Чтобы добавить новый этап в маршруте, необходимо выделить текущий этап, после которого необходимо добавить новый этап, нажав на кнопку "Этап, участников"
![](./media/image42.png)

В маршруте после проделанных действий добавятся 2 пустые строки: одна с номером этапа, вторая для указания нового участника маршрута

![Рисунок 40 Новый этап](./media/image43.png)

В нижней пустой строке в колонке **Пользователь** необходимо выбрать ФИО участника маршрута, в колонке **Совершить действие** указать необходимый вид действия

![Рисунок 41 Новый этап](./media/image44.png)

Нажать кнопку "Отправить", чтобы документ ушел по маршруту.

Б) Чтобы добавить нового участника к этапу в ожидании, необходимо выделить этап и нажать кнопку "Участник"
![](./media/image45.png)

Добавится пустая строка в маршрут

![Рисунок 42 Новый участник](./media/image46.png)

В пустой строке в колонке **Пользователь** необходимо выбрать ФИО участника маршрута, в колонке **Совершить действие** указать необходимый вид действия

![Рисунок 43 Новый участник](./media/image47.png)

Нажать кнопку "Отправить", чтобы документ ушел по маршруту.

В) Чтобы удалить этап, необходимо выделить этап и нажать кнопку
![](./media/image48.png)

![Рисунок 44 Удалить этап](./media/image49.png)

Этап удалится.

!!! note
    Удалить можно только этапы, которые в маршруте расположены ниже этапа со статусом "Текущий".

Г) Чтобы удалить участника маршрута, необходимо выделить участника, нажать кнопку "Удалить" и в сплывающем окне нажать "Да".
![Рисунок 45 Удалить участника](./media/image50.png)

Участник удалится из маршрута.

!!! note

    Удалить можно только тех участников, которые в маршруте расположены ниже этапа со статусом "Текущий". Участников их "текущего" этапа удалять нельзя.

### Восстановление пароля в СЭД Lexema.ru

Для того чтобы поменять пароль в СЭД Лексема, в окне входа в программу перейдите по ссылке "Восстановление пароля".

![Рисунок 46 Восстановление пароля в СЭД Lexema.ru](./media/image51.png)

Затем наберите в новом окне свой логин и нажмите кнопку отправить

![Рисунок 47 Восстановление пароля в СЭД Lexema.ru](./media/image52.png)

Инструкция по восстановлению пароля будет выслана на почту.

### Порядок работы с функцией "Замещение"

Права замещения в СЭД Lexema.ru назначаются администратором СЭД Lexema.ru на основании заявки руководителя пользователя в службу поддержки.

Руководитель должен заявить о назначении заместителя за один день до предполагаемого использования функции.

Если пользователь создает документы СЭД от своего имени, то он заходит в систему обычным порядком под своим Логином и паролем.

![Рисунок 48 Порядок работы с функцией "Замещение"](./media/image3.png)

Если пользователь создает документы от имени руководителя, необходимо выбрать в верхнем правом углу панели раскрытие компании, далее выбрать пункт "Компания/замещение", выбрать компанию "Буринтех" и выбрать кого будете замещать

![Рисунок 49 Порядок работы с функцией "Замещение"](./media/image53.png)

После того, как пользователь обработал документы от имени руководителя, ему нужно войти в программу под своим именем. Для этого необходимо повторить эти действия:

-   необходимо раскрыть компанию в верхнем правом углу панели,
-   затем выбрать пункт "Компания/замещение",
-   затем выбрать компанию "Буринтех",
-   выбрать из списка себя.

### Отзыв документа в СЭД Lexema.ru

Участнику первого этапа предоставлена возможность отозвать на доработку документ.

Документ и маршрут к нему создаются стандартным способом:

![Рисунок 50 Отзыв документа в СЭД Lexema.ru](./media/image54.png)

Документ отправляется по маршруту. После этого, при необходимости, участник первого этапа может отозвать документ, нажав на кнопку "Отозвать":

![Рисунок 51 Отзыв документа в СЭД Lexema.ru](./media/image55.png)

Далее появится диалоговое окно, в котором запрашивается комментарий (комментарий требуется обязательно):

![Рисунок 52 Отзыв документа в СЭД Lexema.ru](./media/image56.png)

Документ возвращается к участнику первого этапа. Участник первого этапа может подкорректировать его и отправить по маршруту.

После внесения корректировок в документ, нажав на кнопку "Маршрут", видно, что в колонке "Этап" проставились статусы "Отозван" и "Пропущен"

![Рисунок 53 Отзыв документа в СЭД Lexema.ru](./media/image57.png)

### Работа с вложениями в СЭД Lexema.ru 

Для добавления вложений необходимо нажать кнопку "Вложения"
![](./media/image58.png)

![Рисунок 54 Работа с вложениями](./media/image59.png)

Кнопка "Добавить вложения" вызывает диалоговое окно для выбора файла ![](./media/image60.png)
![Рисунок 55 Работа с вложениями](./media/image61.png)

Можно выбрать несколько файлов, далее нажать на кнопку "Открыть"/"Open"
![Рисунок 56 Работа с вложениями](./media/image62.png)

Выбранные файлы отобразятся в табличной части
![Рисунок 57 Работа с вложениями](./media/image63.png)

Для удаления файла необходимо нажать на кнопку "Удалить выделенные", предварительно отметив галочкой один или несколько файлов
![](./media/image64.png)
![Рисунок 58 Работа с вложениями](./media/image65.png)

Кнопка "Добавить версию" позволяет вести документацию в режиме версионности ![](./media/image66.png)
, при нажатии на кнопку "Добавить версию" вызывается диалоговое окно для выбора файлов.

При раскрытии строки "Отправка почты"
![Рисунок 59 Работа с вложениями](./media/image67.png)

можно настроить отправку вложений на сторонний ящик
![Рисунок 60 Работа с вложениями](./media/image68.png)

После отправления документа по маршруту вложения удалять нельзя!

![Рисунок 61 Работа с вложениями](./media/image69.png)

Программа запрещает удалять файлы, вложенные другими участниками.

Также программа запрещает удалять собственные вложения, если они были сделаны пользователем на одном из предыдущих этапов.

В случае работы с документами "Служебная записка для договора/доп. документа" действуют также дополнительные ограничения:

-   Файлы, вложенные в документ "Служебная записка для договора/доп. документа", переходят после регистрации в договор/доп. документ без возможности удаления вложений.

-   В документе "Договор/доп. документ" вкладывать файлы имеет право только куратор и только на своем этапе.

### Версионность файлов

Есть два способа обновления файла в документе:

**I способ:** Для обновления вложения необходимо добавить файл, в поле "Примечание" написать комментарий: актуальная версия. Важно, чтобы в этот момент документ находился на вашем этапе.

![Рисунок 62 Работа с вложениями](./media/image70.png)

**II способ:** Воспользоваться функцией автоматического обновления версии через кнопку "Добавить версию".

Порядок работы:

Нажать кнопку
![](./media/image66.png)

![Рисунок 63 Работа с вложениями](./media/image71.png)

Откроется диалоговое окно для выбора вкладываемого файла. Выделить файл, который будет являться следующей редакцией исходного вложения, нажать кнопку "Открыть" или клавишу "Enter".

![Рисунок 64 Работа с вложениями](./media/image72.png)

После загрузки выделенного файла "Инструкция_по_назначению_паролей (3).docx" появляется диалоговое окно, в котором перечислены все возможные имена файлов

![Рисунок 65 Работа с вложениями](./media/image73.png)

Необходимо выделить галочкой имя одного из файлов, для которого загружаемый файл будет являться новой версией

![Рисунок 66 Работа с вложениями](./media/image74.png)

А также выбрать -- всей цепочке версий присвоить новое имя (то есть имя нового загруженного файла) или оставить исходное имя. Нажать соответствующую кнопку, например, "Оставить старое имя цепочке"

![Рисунок 67 Работа с вложениями](./media/image75.png)

Т.к. была выбрана опция "Оставить старое имя цепочке":
1.  загруженный файл Инструкция_по_назначению_паролей (3).docx автоматически переименуется в Инструкция_по_назначению_паролей.docx

2.  в колонке "Версия" только что загруженному файлу присвоится номер 2 (то есть версия 2 исходного файла)

3.  файлы с одинаковым именем будут сгруппированы.

4.  файлы сортируются в обратном порядке, т.е. самые свежие попадают вверх списка пачки.

![Рисунок 68 Работа с вложениями](./media/image76.png)

При выборе опции "Присвоить новое имя цепочке"

![Рисунок 69 Работа с вложениями](./media/image77.png)

Исходный файл Инструкция_по_назначению_паролей.docx автоматически переименуется в имя Инструкция_по_назначению_паролей(3).docx Только что добавленный файл переименовываться не будет, в колонке "Версия" ему будет присвоено значение 2.Файлы будут сгруппированы по именам.

![Рисунок 70 Работа с вложениями](./media/image78.png)

## Работа с документами
Для того чтобы попасть в главное меню, необходимо нажать либо на логотип Lexema.ru
![Рисунок 71 Работа с главным меню](./media/image89.png)
либо на виджет "Папка", расположенный на левой вертикальной панели управления
![Рисунок 72 Работа с главным меню](./media/image88.png)

В обоих случаях открывается меню, в котором можно выбрать необходимый документ для работы:

- Служебные записки
  
- Входящие документы
  
- Исходящие документы
  
- ОРД
  
- Поручения
  
Для поиска документа можно воспользоваться строкой поиска:
![Рисунок 73 Работа с главным меню](./media/image90.png)

### Служебные записки

!!! note

    Типовой бизнес-процесс в данном модуле состоит из четырех этапов.

| Этап | Описание |
| ---- | -------- |
1 этап | Инициатор создает документ "Служебная записка" из реестра служебных записок. В нем заполняет все необходимые поля и отправляет по маршруту.
2 этап | Руководитель принимает документ и подписывает его на своем этапе
3 этап | Документ отправляется на дополнительное согласование
4 этап | Документ рассматривается адресатами

В меню в группе "Делопроизводство" выбрать пункт "Служебные записки". Откроется реестр:
![Рисунок 74 Служебная записка](./media/image91.png)

Нажать на кнопку
![](./media/image92.png) в реестре. Откроется форма для создания новой СЗ:

![Рисунок 75 Служебная записка](./media/image93.png)

Внутри документа обязательно к заполнению поле **Подписант**:

1. Поле "Подписант" по умолчанию заполняется ФИО автора документа, если у него имеется право подписи. (Право подписи назначается в документе "Настройка пользователей").

2. Если права подписи нет, то поле "Подписант" заполняется ФИО руководителя автора документа.

3. Выбор подписанта из числа других руководителей осуществляется при помощи сортировки по алфавиту. В выпадающем списке для поля "Подписант" участники выводятся в следующем порядке:

    1. Инициатор, если имеет право подписи.
    2. Его руководитель.
    3. Далее все сотрудники имеющие право подписи или являющиеся руководителями (сортировка по алфавиту).

Пользователь, указанный в поле Подписант, копируется в маршрут с действием **Подписать.**

![Рисунок 76 Служебная записка](./media/image94.png)

Обязательно к заполнению поле **Кому** (при необходимости заполняется таблица **Копия** - в случае наличия нескольких адресатов).
Пользователь из поля Кому является **основным адресатом** служебной записки, он копируется в маршрут с действием **Рассмотреть**.
Пользователи из таблицы Копия являются **дополнительными адресатами** служебной записки и копируются в маршрут с действием
**Ознакомиться**.

***Адресат*** при получении служебной записки в СЭД должен выдать краткий ответ: отметка об ознакомлении или согласовании вопроса либо другие комментарии.

![Рисунок 77 Служебная записка](./media/image95.png)

*При необходимости* для формирования в маршруте согласующих лиц их следует указать в таблице **Дополнительное согласование**. Пользователи из таблицы Дополнительное согласование копируются в маршрут с действием **Согласовать.**

В список согласующих включаются сотрудники, область деятельности которых затрагивается проектом служебной записки.

![Рисунок 78 Служебная записка](./media/image96.png)

Далее заполнить обязательные поля: **По вопросу (суть обращения), Содержательная часть**, отметить галочку **Важно** (при необходимости)

![Рисунок 79 Служебная записка](./media/image97.png)

Заполненная карточка служебной записки выглядит следующим образом

![Рисунок 79 Служебная записка](./media/image98.png)

Для перехода к отправке документа по маршруту необходимо нажать на кнопку "Маршрут" в панели инструментов документа
![](./media/image15.png)
далее нажать на кнопку "Создать маршрут".

Создастся маршрут следующего типа:

| Этап |  |
| ---- | -------- |
1 этап | Инициатор
2 этап | Дополнительное согласование (при необходимости)
3 этап | Подписание руководителем (если есть необходимость подписания руководителем)
4 этап | Адресаты

![Рисунок 80 Служебная записка](./media/image99.png)

!!! warning

    Сформированный маршрут является рекомендуемым.

При необходимости его можно изменить стандартными средствами.

!!! note

    На этапе согласования с действиями "Рассмотреть" и "Согласовать с замечаниями" комментарии являются обязательными при обработке.

### Входящие документы

В меню в группе "Делопроизводство" выбрать пункт "Входящие документы". 
![Рисунок 81 Входящие документы](./media/image100.png)

Откроется реестр документа
![Рисунок 82 Входящие документы](./media/image101.png)

Нажать на кнопку ![](./media/image92.png) в реестре. Откроется форма для создания нового Входящего документа:
![Рисунок 83 Входящие документы](./media/image102.png)

В данном документе нужно заполнить все необходимые поля – Тип документа, Номер исходящего, Дата исходящего, От кого, Краткое содержание, Содержательная часть, Входящая резолюция.
![Рисунок 84 Входящие документы](./media/image103.png)

Для регистрации документа необходимо нажать кнопку "Зарегистрировать", после этого документу присвоится номер и дата регистрации. 
![Рисунок 85 Входящие документы](./media/image105.png)

Для перехода к отправке документа по маршруту необходимо нажать на кнопку "Маршрут" в панели инструментов документа
![](./media/image15.png)
далее нажать на кнопку "Создать маршрут".

На основании зарегистрированного в системе шаблона маршрута создастся маршрут документа. 
![Рисунок 86 Входящие документы](./media/image106.png)

В нем необходимо указать получателей. Для этого необходимо добавить новый этап в маршрут: выделить первый этап, далее нажать на кнопку "Этап, участников":
![Рисунок 87 Входящие документы](./media/image107.png)

В колонке "Пользователь" необходимо выбрать ФИО получателя:
![Рисунок 88 Входящие документы](./media/image108.png)

После этого нажать кнопку "Отправить", документ уйдет на ознакомление получателю.
![Рисунок 89 Входящие документы](./media/image109.png)

При необходимости на основании данного документа можно создать документ "Поручение". По нажатию на кнопку "Создать поручение" откроется карточка поручения.
![Рисунок 90 Входящие документы](./media/image110.png)

Сформированный документ "Поручение":
![Рисунок 91 Входящие документы](./media/image111.png)

С помощью сервиса "Связки" можно перейти обратно в документ-основание, нажав на ссылку:
![Рисунок 92 Входящие документы](./media/image112.png)

### Исходящие документы

В меню в группе "Делопроизводство" выбрать пункт "Исходящие документы". 
![Рисунок 93 Исходящие документы](./media/image113.png)

Откроется реестр документа
![Рисунок 94 Исходящие документы](./media/image114.png)

Нажать на кнопку ![](./media/image92.png) в реестре. Откроется форма для создания нового Исходящего документа:
![Рисунок 95 Исходящие документы](./media/image115.png)

Заполнить обязательные к заполнению поля – Краткое содержание, Содержательная часть, Кому. В поле Кому выбрать организацию, которой направляется документ. В поле под таблицей, при необходимости, внести детали заявки
![Рисунок 96 Исходящие документы](./media/image116.png)

Для перехода к отправке документа по маршруту необходимо нажать на кнопку "Маршрут" в панели инструментов документа
![](./media/image15.png)
далее нажать на кнопку "Создать маршрут".

На основании зарегистрированного в системе шаблона маршрута создастся маршрут документа. 
![Рисунок 97 Исходящие документы](./media/image117.png)

В нем необходимо указать получателей. Для этого необходимо добавить новый этап в маршрут: выделить первый этап, далее нажать на кнопку "Этап, участников":
![Рисунок 98 Исходящие документы](./media/image118.png)

В колонке "Пользователь" необходимо выбрать ФИО получателя:
![Рисунок 99 Исходящие документы](./media/image119.png)

После того как выбрали получателя и заполнили колонку "Совершить действие" необходимо нажать кнопку "Отправить", документ должен уйти на ознакомление получателю.
![Рисунок 100 Исходящие документы](./media/image120.png)

Документ уйдет к получателю только в том случае, если в маршруте есть действие "Зарегистрировать"!
![Рисунок 101 Исходящие документы](./media/image121.png)

### Организационно-распорядительные документы ОРД (информационные письма, приказы, протоколы, распоряжения)

В меню в группе "Делопроизводство" выбрать пункт "ОРД". 
![Рисунок 102 ОРД](./media/image122.png)

Откроется реестр документа
![Рисунок 103 ОРД](./media/image123.png)

Нажать на кнопку "Создать" ![](./media/image92.png) в реестре. Откроется форма нового ОРД с заполненными полями Автор/Составитель (недоступное для редактирования) и Тип (при необходимости значение в поле можно изменить)
![Рисунок 104 ОРД](./media/image124.png)

Необходимо убедиться, что в поле Тип указанно нужное значение, иначе выбрать нужный пункт в выпадающем списке:
![Рисунок 105 ОРД](./media/image125.png)

Если в данном списке нет необходимого типа, то можно добавить новый тип в документе "Подтип документа"
![Рисунок 106 ОРД](./media/image126.png)

Далее необходимо заполнить следующие обязательные поля: Инициатор, Наименование, Содержательная часть
![Рисунок 107 ОРД](./media/image127.png)

Поля Журнал регистрации, Подразделение, Своя организация – заполняются автоматически согласно настройкам системы.

С помощью кнопки "Вложения" можно вложить необходимые документы
![](./media/image58.png) . Как правильно работать со вложениями описано в пункте **Работа с вложениями в СЭД Lexema.ru**. 

Заполнив все нужные поля, нажать на кнопку "Маршрут", расположенную в левом крайнем углу на панели инструментов.

Для перехода к отправке документа по маршруту необходимо нажать на кнопку "Маршрут" в панели инструментов документа
![](./media/image15.png)
далее нажать на кнопку "Создать маршрут". Как работать с маршрутом можно посмотреть в разделе **Обработка документов**. 


### Поручения

Типовой маршрут документа Поручение имеет вид:

1 этап – Ответственный исполнитель
	     Соисполнители (если есть)

2 этап – Контролер

Ответственному исполнителю в системе будет приходить рассылка о ходе работы соисполнителями и о решении контролера.

Если поручение выдается на основании уже существующего документа в СЭД (н-р, входящее письмо, приказ, служебная записка и др.) необходимо открыть этот документ и нажать на кнопку Создать поручение, расположенную в панели инструментов.

![Рисунок 108 Входящие документы](./media/image110.png)

Если поручение является "самостоятельным", т.е. не привязано к существующим документам в СЭД, необходимо в рабочей области Мои документы раскрыть группу "Делопроизводство" и ­выбрать пункт "Поручения".
![Рисунок 109 Поручения](./media/image128.png)

Откроется реестр документа
![Рисунок 110 Поручения](./media/image129.png)

Нажать на кнопку "Создать" ![](./media/image92.png) в реестре. Откроется форма нового "Поручения" с заполненными полями Замещающий/Составитель и Дата (недоступные для редактирования)
![Рисунок 111 Поручения](./media/image130.png)

В поле **Инициатор** вводим фамилию инициатора поручения. В поле **Контролер** вводим участника, который должен утвердить исполнение поручения.  Этот сотрудник будет отображаться в маршруте с действием **Утвердить**.
![Рисунок 112 Поручения](./media/image131.png)

Заполняем обязательные поля: Инициатор, Контролер, По вопросу/Наименование документа, Содержательная часть, Ответственный исполнитель, Срок исполнения.

Для перехода к отправке документа по маршруту необходимо нажать на кнопку "Маршрут" в панели инструментов документа
![](./media/image15.png)
далее нажать на кнопку "Создать маршрут".
![Рисунок 113 Поручения](./media/image132.png)

Маршрут создался автоматически, при этом ответственному исполнителю установится действие Исполнить (ответственный), а соисполнителям – действие Исполнить.

После отправки документа по маршруту поручению присваивается номер.
![Рисунок 114 Поручения](./media/image133.png)

Ответственному исполнителю приходит уведомление на почту с участниками и с видами действий:
![Рисунок 115 Поручения](./media/image134.png)

!!! note 
    Ответственный исполнитель может исполнить поручение за всех, нажав на кнопку «Отправить».

При нажатии ответственным исполнителем кнопку «Отправить», автоматически проставляется дата фактического исполнения, которая не подлежит редактированию:
![Рисунок 116 Поручения](./media/image135.png)

Если составитель документа или контролер продляют  срок исполнения – необходимо в поле «Срок исполнения» поставить новую дату.

У инициатора поручения, составителя/замещающего и контролера есть возможность отозвать поручение. Для этого необходимо нажать кнопку Отозвать поручение в карточке документа. 
![Рисунок 117 Поручения](./media/image136.png)

!!! note 
    Карточку поручения, отправленного на исполнение, нельзя редактировать.






