# Сервисы системы электронного документооборота

##  Описание главного меню, основной панели инструментов

После авторизации на сайт откроется начальная страница, на которой доступны основная панель инструментов и 2 рабочих окна: **Мои документы**, **Документооборот**.

![Рисунок 1 Начало работы в СЭД Lexema.Ru](./media/image4.png)

В окне **Мои Документы** отображаются все доступные для создания, чтения или редактирования пользователю документы:

![Рисунок 2 Доступные для пользователя документы](./media/image2.png)

!!! note

    Список доступных документов зависит от того, какие права в системе есть у конкретного пользователя.

Окно **Документооборот** является основным рабочим инструментом.
В этой панели всем пользователям СЭД Лексема доступны следующие разделы:
На обработку, Исходящие, Контроль, Настройки.

А) Раздел. На обработку

![Рисунок 3 Окно документооборота. Раздел «На обработку»](./media/image3.png)

В этом разделе отображается список документов, поступивших на обработку (на согласование, на ознакомление, на регистрацию и т.д.). Все документы в этом списке разделены по цветам:

-   серым цветом окрашиваются документы, которые поступили на обработку, но еще не были просмотрены;

-   белым цветом окрашиваются документы, которые были просмотрены, но не обработаны. Срок обработки по таким документам еще не просрочен;

-   желтым цветом окрашиваются документы, срок обработки по которым просрочен.

Б) Раздел. Исходящие

![Рисунок 4 Окно документооборота. Раздел «Исходящие»](./media/image4.png)

В этом разделе отображаются документы Инициатора, которые были отправлены по маршруту, но сам маршрут еще не завершен.

В) Раздел. Контроль

![Рисунок 5 Окно документооборота. Раздел «Контроль»](./media/image5.png)

В этом разделе также можно отслеживать маршруты документов: задается определенная дата и выбирается документ с помощью кнопки 
![](./media/image6.png)


В данном разделе можно проставить признак документа, поставленного на контроль
![Рисунок 6 Проставление признака докмуента](./media/image7.png)

Признак документа можно выбрать из предложенного списка, который формируется в документе-справочнике "Признак документа".

!!! note

    Признаки документа:

    - Срочный.
  
    - Несрочный.
  
    - Нет (Признак необходим для того, чтобы визуально красиво смотрелась группировка по признаку).
  
    - У делегата (В данном списке не появляется для выбора. Признак необходим для тех документов, которые находятся на виртуальном контроле).

Если в разделе "Настройка" будет проставлена галочка "Отображать на контроле делегированные (x2) мною задачи СЭД", то такие документы будут с признаком документа "У делегата".

Необходимые действия для **группировки** по колонке "Признак документа":

- Взять необходимую колонку левой кнопкой мыши.
  
- Перетащить в место "Перетащите сюда колонку для группировки по ней".
  
![Рисунок 7 Группировка по колонке "Признак документа"](./media/image8.png)

Сгруппированные строки по колонке "Признак документа" выглядят так:
![Рисунок 8 Сгруппированные строки по колонке "Признак документа"](./media/image9.png)

Если по истечению срока маршрут документа не завершен, документ окрашивается желтым цветом.

**Заполнение справочника "Признак документа"**

Для того чтобы внести новые признаки документов в раздел "Контроль" необходимо их создать в докумете "Признак документа" по кнопке "Создать".

Таким образом выглядит имеющийся уже в справочнике признак документа "У делегата"
![Рисунок 9 Признак документа "У делегата"](./media/image10.png)

Если введенное наименование признака документа будет совпадать с уже имеющимися  признаками в справочнике, то система выведет оповещение "Операция отклонена. Указанный признак документа уже имеется в организации"

Система также не позволяет сохранять незаполенный документ. Поле "Признак документа" является обязательным к заполнению. Поле "Служебное имя" в справочнике заполняется для служебных целей. Служебными признаками в справонике являются признак документа "У делегата" и "Нет".

Г) Раздел. Настройки

![Рисунок 10 Окно документооборота. Раздел «Настройки»](./media/image11.png)

Данный раздел позволяет сформировать настройки пользователя для его учетной записи. 
Таблица с настройками позволяет отключить уведомления СЭД (только личные/от всех) по замещаемым сотрудникам. Также данный раздел позволяет поставить специальный флаг "Отображать на контроле делегированные мною задачи СЭД".

## Обработка документов 

!!! note

    Данный раздел содержит описание работы с документами, поступившими на обработку.

Список документов, которые необходимо обработать пользователю, отображается в окне **Документооборот**, раздел **На обработку**

![Рисунок 11 Пример списка документов, поступивших на обработку](./media/image12.png)

Кликом по любой строке в этом окне осуществляется переход в карточку документа:

![Рисунок 12 Форма документа, поступившего на обработку](./media/image13.png)

Далее пользователю необходимо согласовать документ, отклонить либо передать работу другому лицу. Для этого сначала необходимо нажать кнопку "Маршрут" на панели инструментов, откроется окно маршрута

![Рисунок 13 Окно маршрута документа](./media/image14.png)

!!! note

    Все участники маршрута разделены по статусам

    -  Статус "Завершен" присваивается участникам, уже обработавшим документ.
    -  Статус "Текущий" присваивается тем участникам, у которых документ находится в обработке, решение по документу еще не принято.
    -  Статус "Ожидание" имеют те участники, к которым документ еще не поступил. К таким участникам документ придет как только "текущие" участники завершат согласование.
    -  Статус "Отозван" имеют те участники, на этапе которых документ был отозван или отклонен другими согласующими лицами. В этот этап документ уже не попадет.
    -  Статус "Пропущен" имеют те участники, на этапе которых документ был отозван и участники маршрута не успели его обработать.
    -  Статус "Отклонен" имеют те участники, на этапе которых документ был отправлен на доработку участнику маршрута.

В окне маршрута доступна верхняя панель инструментов,необходимая для обработки документа.

А) Чтобы согласовать документ (зарегистрировать, подписать и т.д.), необходимо нажать кнопку "Отправить"
При нажатии на кнопку "Отправить" открывается окно **Отправить документ далее по маршруту,** в котором надо выбрать статус и при необходимости ввести комментарии.

![Рисунок 14 Согласование документа](./media/image15.png)

Выбранный статус присвоится участнику в маршруте (например, если Иванов И.И. выбрал "Согласован с замечаниями", следовательно, в маршруте и листе согласования этот же статус и будет установлен Иванову И.И.). После этого документ уходит дальше по маршруту.

!!! note 
    В общем случае комментарии не обязательны для заполнения, но для ряда статусов программа требует их обязательного указания.

Б) Чтобы отклонить документ либо вернуть его на доработку, необходимо нажать кнопку "На доработку"
При нажатии на кнопку открывается окно **Отклонить маршрут,** в котором необходимо обязательно указать причины отклонения.

![Рисунок 15 Возвращение документа на доработку](./media/image16.png)

При этом отклонившему участнику маршрута присвоится статус "Отклонен", а документ сразу вернется к Инициатору.

!!! note

    Если у Инициатора маршрута стоит статус Текущий, и Инициатор нажмет кнопку "Удалить маршрут" - маршрут документа удалится.

Чтобы окончательно удалить документ из базы необходимо:

1. после удаления маршрута открыть реестр соответствующих документов;
2. Задать нужный расчетный период;
3. выделить галкой необходимые документы;
4. нажать кнопку "Удалить" в верхней панели инструментов.

В) Участник маршрута может делегировать свои полномочия другому участнику маршрута. Для этого участнику, делегирующему свои полномочия, при открытии маршрута необходимо нажать на кнопку "Делегировать"

После нажатия на кнопку "Делегировать" в конце списка участников данного этапа добавляется строка с таким же действием, как и у делегирующего участника. Необходимо выбрать участника в поле "Пользователь":

![Рисунок 16 Делегирование документа](./media/image17.png)

В колонке "Этап" у участника, который делегировал и у участника, которому делегировано, ставятся отличительные знаки "§".

Если делегирование не понадобилось, до отправки документа по маршруту строку с делегируемым участником можно удалить. Для этого необходимо выделить данную строку и нажать на кнопку "Удалить" на панели инструментов.

Для отправления документа участнику, которому делегировали полномочия, необходимо нажать на кнопку "Отправить" на панели инструментов.

Участник, которому делегируется действие, получит уведомление в рассылке на электронную почту, либо увидит данный документ в панели документооборота.

Далее участник согласовывает документ обычным образом, нажав на кнопку "Отправить"

Для некоторых типов документов предусмотрена расширенная функция делегирования - **Делегирование с контролем**.

Участник маршрута может делегировать свои полномочия другому участнику, при этом оставив окончательное согласование документа за собой, а также проконтролировать решение лица, которому делегировали полномочия. Для этого участнику, делегирующему свои полномочия, при открытии маршрута необходимо нажать на кнопку
![](./media/image18.png)

После нажатия на кнопку "Делегировать с контролем" в конце списка участников данного этапа добавляются 2 строки с таким же действием, как и у делегирующего участника: одна для указания пользователя, кому нужно делегировать полномочия, вторая заполняется автоматически ФИО делегирующего лица.
![Рисунок 17 Делегирование с контролем](./media/image19.png)

Далее в поле "Пользователь" необходимо выбрать участника:

В колонке "Этап" у участника, который делегировал и у участника, которому делегировано, ставятся отличительные знаки:

![Рисунок 18 Обозначение этапа маршрута, назначенного через делегирование](./media/image20.png)

Далее участник отправляет документ обычным образом, нажав на кнопку "Отправить"

После обработки документ вновь уходит участнику, который делегировал полномочия.

После чего он либо согласовывает документ, либо отклоняет его.

!!! note

    Редактировать маршрут может только участник маршрута со статусом "Текущий".

А) Чтобы добавить новый этап в маршруте, необходимо выделить текущий этап, после которого необходимо добавить новый этап, нажав на кнопку "Этап, участников"

В маршруте после проделанных действий добавятся 2 пустые строки: одна с номером этапа, вторая для указания нового участника маршрута

![Рисунок 19 Новый этап](./media/image21.png)

В нижней пустой строке в колонке **Пользователь** необходимо выбрать ФИО участника маршрута, в колонке **Совершить действие** указать необходимый вид действия

![Рисунок 20 Выбор участника маршрута](./media/image22.png)

Нажать кнопку "Отправить", чтобы документ ушел по маршруту.

Б) Чтобы добавить нового участника к этапу в ожидании, необходимо выделить этап и нажать кнопку "Участник"

Добавится пустая строка в маршрут

![Рисунок 21 Внесение нового участника маршрута](./media/image23.png)

В пустой строке в колонке **Пользователь** необходимо выбрать ФИО участника маршрута, в колонке **Совершить действие** указать необходимый вид действия

Нажать кнопку "Отправить", чтобы документ ушел по маршруту.

В) Чтобы удалить этап, необходимо выделить этап и нажать кнопку "Удалить" на панели инструментов.

Этап удалится.

!!! note
    Удалить можно только этапы, которые в маршруте расположены ниже этапа со статусом "Текущий".

Г) Чтобы удалить участника маршрута, необходимо выделить участника, нажать кнопку "Удалить" и в сплывающем окне нажать "Да".
![Рисунок 22 Удаление участника маршрута](./media/image24.png)

Участник удалится из маршрута.

!!! note

    Удалить можно только тех участников, которые в маршруте расположены ниже этапа со статусом "Текущий". Участников их "текущего" этапа удалять нельзя.

## Порядок работы с функцией "Замещение"

Права замещения в СЭД Lexema.ru назначаются администратором СЭД Lexema.ru на основании заявки руководителя пользователя в службу поддержки.

Руководитель должен заявить о назначении заместителя за один день до предполагаемого использования функции.

Если пользователь создает документы СЭД от своего имени, то он заходит в систему обычным порядком под своим Логином и паролем.

Если пользователь создает документы от имени руководителя, необходимо выбрать в верхнем правом углу панели раскрытие компании, далее выбрать пункт "Компания/замещение", выбрать компанию  и выбрать кого будете замещать

После того, как пользователь обработал документы от имени руководителя, ему нужно войти в программу под своим именем. Для этого необходимо повторить эти действия:

-   необходимо раскрыть компанию в верхнем правом углу панели,
-   затем выбрать пункт "Компания/замещение",
-   затем выбрать компанию "Буринтех",
-   выбрать из списка себя.

## Отзыв документа в СЭД Lexema.ru

Участнику первого этапа предоставлена возможность отозвать на доработку документ.

Документ и маршрут к нему создаются стандартным способом:

Документ отправляется по маршруту. После этого, при необходимости, участник первого этапа может отозвать документ, нажав на кнопку "Отозвать":

![Рисунок 23 Отзыв документа в СЭД Lexema.ru](./media/image25.png)

Далее появится диалоговое окно, в котором запрашивается комментарий (комментарий требуется обязательно).

Документ возвращается к участнику первого этапа. Участник первого этапа может подкорректировать его и отправить по маршруту.

После внесения корректировок в документ, нажав на кнопку "Маршрут", видно, что в колонке "Этап" проставились статусы "Отозван" и "Пропущен".

## Работа с вложениями в СЭД Lexema.ru 

Для добавления вложений необходимо нажать кнопку "Вложения"
![](./media/image26.png)

![Рисунок 24 Вложения к документу](./media/image27.png)

Кнопка "Добавить вложения" вызывает диалоговое окно для выбора файла.

Можно выбрать несколько файлов, далее нажать на кнопку "Открыть"/"Open"
![Рисунок 25 Добавление вложений](./media/image28.png)

Выбранные файлы отобразятся в табличной части документа.

Для удаления файла необходимо нажать на кнопку "Удалить выделенные", предварительно отметив галочкой один или несколько файлов

![Рисунок 26 Удаление вложенных файлов](./media/image29.png)

Кнопка "Добавить версию" позволяет вести документацию в режиме версионности. При нажатии на кнопку "Добавить версию" вызывается диалоговое окно для выбора файлов.

При раскрытии строки "Отправка почты" можно настроить отправку вложений на сторонний ящик
![Рисунок 27 Отправка вложений на сторонний ящик](./media/image30.png)

После отправления документа по маршруту вложения удалять нельзя!

Программа запрещает удалять файлы, вложенные другими участниками.

Также программа запрещает удалять собственные вложения, если они были сделаны пользователем на одном из предыдущих этапов.

В случае работы с документами "Служебная записка для договора/доп. документа" действуют также дополнительные ограничения:

-   Файлы, вложенные в документ "Служебная записка для договора/доп. документа", переходят после регистрации в договор/доп. документ без возможности удаления вложений.

-   В документе "Договор/доп. документ" вкладывать файлы имеет право только куратор и только на своем этапе.

## Версионность файлов

Есть два способа обновления файла в документе:

**I способ:** Для обновления вложения необходимо добавить файл, в поле "Примечание" написать комментарий: актуальная версия. Важно, чтобы в этот момент документ находился на вашем этапе.

![Рисунок 28 1 способ обновления вложения](./media/image31.png)

**II способ:** Воспользоваться функцией автоматического обновления версии через кнопку "Добавить версию".

Порядок работы:

Нажать кнопку "Добавить версию".

Откроется диалоговое окно для выбора вкладываемого файла. Выделить файл, который будет являться следующей редакцией исходного вложения, нажать кнопку "Открыть" или клавишу "Enter".

После загрузки выделенного файла появляется диалоговое окно, в котором перечислены все возможные имена файлов.

Необходимо выделить галочкой имя одного из файлов, для которого загружаемый файл будет являться новой версией. 

А также выбрать -- всей цепочке версий присвоить новое имя (то есть имя нового загруженного файла) или оставить исходное имя. Нажать соответствующую кнопку, например, "Оставить старое имя цепочке"

Т.к. была выбрана опция "Оставить старое имя цепочке":
1.  загруженный файл автоматически переименуется в имя исходного файла

2.  в колонке "Версия" только что загруженному файлу присвоится номер 2 (то есть версия 2 исходного файла)

3.  файлы с одинаковым именем будут сгруппированы.

4.  файлы сортируются в обратном порядке, т.е. самые свежие попадают вверх списка пачки.

При выборе опции "Присвоить новое имя цепочке"

Исходный файл автоматически переименуется. Только что добавленный файл переименовываться не будет, в колонке "Версия" ему будет присвоено значение 2.Файлы будут сгруппированы по именам.
