# Система электронного документооборота

Для того чтобы попасть в главное меню, необходимо нажать либо на логотип Lexema.ru, либо на виджет "Папка", расположенный на левой вертикальной панели управления
![Рисунок 1 Работа с главным меню](./media/image1.png)

В обоих случаях открывается меню, в котором можно выбрать необходимый документ для работы:

- Служебные записки
  
- Входящие документы
  
- Исходящие документы
  
- ОРД
  
- Поручения
  
Для поиска документа можно воспользоваться строкой поиска.

## Служебные записки

Типовой бизнес-процесс в данном модуле состоит из четырех этапов.

| Этап | Описание |
| ---- | -------- |
1 этап | Инициатор создает документ "Служебная записка" из реестра служебных записок. В нем заполняет все необходимые поля и отправляет по маршруту.
2 этап | Руководитель принимает документ и подписывает его на своем этапе
3 этап | Документ отправляется на дополнительное согласование
4 этап | Документ рассматривается адресатами

В меню в группе "Документооборот.Документы" выбрать пункт "Служебные записки". Откроется реестр:
![Рисунок 2 Реестр документов "Служебная записка"](./media/image2.png)

Нажать на кнопку "Создать" в реестре. Откроется форма для создания новой СЗ:

![Рисунок 3 Форма документа "Служебная записка"](./media/image3.png)

Внутри документа обязательно к заполнению поле **Подписант**:

1. Поле "Подписант" по умолчанию заполняется ФИО автора документа, если у него имеется право подписи. (Право подписи назначается в документе "Настройка пользователей").

2. Если права подписи нет, то поле "Подписант" заполняется ФИО руководителя автора документа.

3. Выбор подписанта из числа других руководителей осуществляется при помощи сортировки по алфавиту. В выпадающем списке для поля "Подписант" участники выводятся в следующем порядке:

    1. Инициатор, если имеет право подписи.
    2. Его руководитель.
    3. Далее все сотрудники имеющие право подписи или являющиеся руководителями (сортировка по алфавиту).

Пользователь, указанный в поле Подписант, копируется в маршрут с действием **Подписать.**

Обязательно к заполнению поле **Кому** (при необходимости заполняется таблица **Копия** - в случае наличия нескольких адресатов).
Пользователь из поля Кому является **основным адресатом** служебной записки, он копируется в маршрут с действием **Рассмотреть**.
Пользователи из таблицы Копия являются **дополнительными адресатами** служебной записки и копируются в маршрут с действием
**Ознакомиться**.

***Адресат*** при получении служебной записки в СЭД должен выдать краткий ответ: отметка об ознакомлении или согласовании вопроса либо другие комментарии.

*При необходимости* для формирования в маршруте согласующих лиц их следует указать в таблице **Дополнительное согласование**. Пользователи из таблицы Дополнительное согласование копируются в маршрут с действием **Согласовать.**

В список согласующих включаются сотрудники, область деятельности которых затрагивается проектом служебной записки.

Далее заполнить обязательные поля: **По вопросу (суть обращения), Содержательная часть**, отметить галочку **Важно** (при необходимости)

Заполненная карточка служебной записки выглядит следующим образом

![Рисунок 4 Заполненная Служебная записка](./media/image4.png)

Для перехода к отправке документа по маршруту необходимо нажать на кнопку "Маршрут" в панели инструментов документа. Далее нажать на кнопку "Создать маршрут".

Создастся маршрут следующего типа:

| Этап |  |
| ---- | -------- |
1 этап | Инициатор
2 этап | Дополнительное согласование (при необходимости)
3 этап | Подписание руководителем (если есть необходимость подписания руководителем)
4 этап | Адресаты

![Рисунок 5 Маршрут документа "Служебная записка"](./media/image5.png)

!!! warning

    Сформированный маршрут является рекомендуемым.

При необходимости его можно изменить стандартными средствами.

!!! note

    На этапе согласования с действиями "Рассмотреть" и "Согласовать с замечаниями" комментарии являются обязательными при обработке.

## Входящие документы

В меню в группе "Документооборот.Документы" выбрать пункт "Входящие документы". 

Откроется реестр документа
![Рисунок 6 Реестр документов "Входящие документы"](./media/image6.png)

Нажать на кнопку "Создать" в реестре. Откроется форма для создания нового Входящего документа:
![Рисунок 7 Форма документа "Входящие документы"](./media/image7.png)

В данном документе нужно заполнить все необходимые поля – Тип документа, Номер исходящего, Дата исходящего, От кого, Краткое содержание, Содержательная часть, Входящая резолюция.

Для регистрации документа необходимо нажать кнопку "Зарегистрировать", после этого документу присвоится номер и дата регистрации. 
![Рисунок 8 Регистрация документа](./media/image8.png)

Для перехода к отправке документа по маршруту необходимо нажать на кнопку "Маршрут" в панели инструментов документа. Далее нажать на кнопку "Создать маршрут".

На основании зарегистрированного в системе шаблона маршрута создастся маршрут документа. 
![Рисунок 9 Маршрут документа](./media/image9.png)

В нем необходимо указать получателей. Для этого необходимо добавить новый этап в маршрут: выделить первый этап, далее нажать на кнопку "Этап, участников". В колонке "Пользователь" необходимо выбрать ФИО получателя:
![Рисунок 10 Выбор получателей](./media/image10.png)

После этого нажать кнопку "Отправить", документ уйдет на ознакомление получателю.

При необходимости на основании данного документа можно создать документ "Поручение". По нажатию на кнопку "Создать поручение" откроется карточка поручения.

Сформированный документ "Поручение":
![Рисунок 11 Документ "Поручение"](./media/image11.png)

С помощью сервиса "Связки" можно перейти обратно в документ-основание, нажав на ссылку:
![Рисунок 12 Связанные документы](./media/image12.png)

## Исходящие документы

В меню в группе "Документооборот.Документы" выбрать пункт "Исходящие документы". Откроется реестр документа
![Рисунок 13 Реестр документов "Исходящие документы"](./media/image13.png)

Нажать на кнопку "Создать" в реестре. Откроется форма для создания нового Исходящего документа:
![Рисунок 14 Форма документа "Исходящие документы"](./media/image14.png)

Заполнить обязательные к заполнению поля – Краткое содержание, Содержательная часть, Кому. В поле Кому выбрать организацию, которой направляется документ. В поле под таблицей, при необходимости, внести детали заявки.

Для перехода к отправке документа по маршруту необходимо нажать на кнопку "Маршрут" в панели инструментов документа. Далее нажать на кнопку "Создать маршрут".

На основании зарегистрированного в системе шаблона маршрута создастся маршрут документа. 
![Рисунок 15 Маршрут Исходящего документа](./media/image15.png)

В нем необходимо указать получателей. Для этого необходимо добавить новый этап в маршрут: выделить первый этап, далее нажать на кнопку "Этап, участников". 
В колонке "Пользователь" необходимо выбрать ФИО получателя:
![Рисунок 16 Внесение получателей](./media/image16.png)

После того как выбрали получателя и заполнили колонку "Совершить действие" необходимо нажать кнопку "Отправить", документ должен уйти на ознакомление получателю.

Документ уйдет к получателю только в том случае, если в маршруте есть действие "Зарегистрировать"!


## Организационно-распорядительные документы ОРД (информационные письма, приказы, протоколы, распоряжения)

В меню в группе "Документооборот.Документы" выбрать пункт "ОРД". Откроется реестр документа
![Рисунок 17 Реестр документов "ОРД"](./media/image17.png)

Нажать на кнопку "Создать" в реестре. Откроется форма нового ОРД с заполненными полями Автор/Составитель (недоступное для редактирования) и Тип (при необходимости значение в поле можно изменить)
![Рисунок 18  Форма документа "ОРД"](./media/image18.png)

Необходимо убедиться, что в поле Тип указанно нужное значение, иначе выбрать нужный пункт в выпадающем списке:
![Рисунок 19 Выбор типа документа](./media/image19.png)

Если в данном списке нет необходимого типа, то можно добавить новый тип в документе "Подтип документа"
![Рисунок 20 Документ "Подтип документа"](./media/image20.png)

Далее в документе ОРД необходимо заполнить следующие обязательные поля: Инициатор, Наименование, Содержательная часть.

Поля Журнал регистрации, Подразделение, Своя организация – заполняются автоматически согласно настройкам системы.

С помощью кнопки "Вложения" можно вложить необходимые документы. Как правильно работать со вложениями описано в пункте [**Работа с вложениями в СЭД Lexema.ru**](/Lexema-ERP/Сервисы системы электронного документооборота/#lexemaru_1). 

Заполнив все нужные поля, нажать на кнопку "Маршрут", расположенную в левом крайнем углу на панели инструментов.

Для перехода к отправке документа по маршруту необходимо нажать на кнопку "Маршрут" в панели инструментов документа. Далее нажать на кнопку "Создать маршрут". Как работать с маршрутом можно посмотреть в разделе [**Обработка документов**](/Lexema-ERP/Сервисы системы электронного документооборота/#_3). 


## Поручения

Типовой маршрут документа Поручение имеет вид:

1 этап – Ответственный исполнитель
	     Соисполнители (если есть)

2 этап – Контролер

Ответственному исполнителю в системе будет приходить рассылка о ходе работы соисполнителями и о решении контролера.

Если поручение выдается на основании уже существующего документа в СЭД (н-р, входящее письмо, приказ, служебная записка и др.) необходимо открыть этот документ и нажать на кнопку Создать поручение, расположенную в панели инструментов.

Если поручение является "самостоятельным", т.е. не привязано к существующим документам в СЭД, необходимо в рабочей области Мои документы раскрыть группу "Документооборот.Документы" и ­выбрать пункт "Поручения".

Откроется реестр документа
![Рисунок 21 Реестр документов "Поручения"](./media/image21.png)

Нажать на кнопку "Создать" в реестре. Откроется форма нового "Поручения" с заполненными полями Замещающий/Составитель и Дата (недоступные для редактирования)
![Рисунок 22 Форма документа "Поручения"](./media/image22.png)

В поле **Инициатор** вводим фамилию инициатора поручения. В поле **Контролер** вводим участника, который должен утвердить исполнение поручения.  Этот сотрудник будет отображаться в маршруте с действием **Утвердить**.

Заполняем обязательные поля: Инициатор, Контролер, По вопросу/Наименование документа, Содержательная часть, Ответственный исполнитель, Срок исполнения.

Для перехода к отправке документа по маршруту необходимо нажать на кнопку "Маршрут" в панели инструментов документа. Далее нажать на кнопку "Создать маршрут".
![Рисунок 23 Маршрут документа "Поручения"](./media/image23.png)

Маршрут создался автоматически, при этом ответственному исполнителю установится действие Исполнить (ответственный), а соисполнителям – действие Исполнить.

После отправки документа по маршруту поручению присваивается номер.

Ответственному исполнителю приходит уведомление на почту с участниками и с видами действий:

!!! note 
    Ответственный исполнитель может исполнить поручение за всех, нажав на кнопку «Отправить».

При нажатии ответственным исполнителем кнопку «Отправить», автоматически проставляется дата фактического исполнения, которая не подлежит редактированию.

Если составитель документа или контролер продляют срок исполнения – необходимо в поле «Срок исполнения» поставить новую дату.

У инициатора поручения, составителя/замещающего и контролера есть возможность отозвать поручение. Для этого необходимо нажать кнопку Отозвать поручение в карточке документа. 

!!! note 
    Карточку поручения, отправленного на исполнение, нельзя редактировать.

## Конструктор документов

Документ "Конструктор документов" предназначен для создания различных типов документа: заявлений, локально-нормативных документов (ЛНД), служебных поручений (СП). В данном документе создается универсальная структура будущего заявления(ЛНД, СП) с определением параметров для автозаполнения. 

Документ находится в основном меню в группе "Документооборот.Администрирование". Для доступа к документу нужны права администратора.

Для входа в документ необходимо в меню в группе "Документооборот.Документы" найти "Конструктор документов".

После выбора нужного документа откроется реестр документов.

![Рисунок 24 Реестр документов "Конструктор документов"](./media/image24.png)

Для создания нового документа необходимо нажать на кнопку "Создать" на верхней панели инструментов.

Откроется форма документа:

![Рисунок 25 Форма документа "Конструктор документов"](./media/image25.png)

Обязательными полями для заполнения являются: 

- Тип заявления.
- Тип документа.
  
Поле "Тип заявления" является строковым. В данное поле при заполнении документа необходимо внести наименование типа заявления: это могут быть различные заявления на отпуск, служебные поручения, локально-нормативные документы и т.д.

Для примера рассмотрим создание Локально-нормативного документа Политики организации.

![Рисунок 26 Создание ЛНД](./media/image26.png)

При заполнении поля "Тип документа" важно знать, как заведен нужный тип документа в системе. Для этого необходимо либо добавить новый тип, либо посмотреть какой из типов вам нужен из уже имеющихся типов в документе "Настройка документов".

![Рисунок 27 Документ "Настройка документов"](./media/image27.png)

Для выбора необходимого типа в документе "Конструктор документов" необходимо раскрыть справочник и выбрать тип. Как правило новые добавленные типы в конце справочника.

После того как два основных поля заполнены необходимо перейти к заполнению таблицы "Дополнительные атрибуты". Согласно техническому заданию у нас в документе должно быть три дополнительных атрибута:

- Наименование <string> - наименование ЛНД, вводится автором вручную.
- Год <date> - дата ввода политики, вводится автором вручную.
- Текст <string> - непосредственный текст документа, вводится автором вручную.

Для добавления новой строки в табличную часть необходимо нажать на кнопку "Добавить". После нажатия на кнопку добавляется новая строка в таблице.

Описание полей в таблице "Дополнительные атрибуты":

- Поле "Наименование" необходимо заполнить информацией о наименовании нового атрибута (строковое поле). Например "Год".
- Поле "Тип атрибута" необходимо заполнить информацией из выпадающего справочника, выбрав тип атрибута. Например, типы атрибута могут быть датой, целым числом, строкой и т.д.
- Поле "DisplayMember" заполняется также вручную (строковое поле). Не обязательно к заполнению.
- Поле "Наименование колонки" предусмотрено для параметров автозамены в тексте. Обязательная форма написания включает две "#": слева и справа от наименования, наименование прописывается на английском языке, например, #Name#.
- Поле "Код" - автоматически заполянется при создании новой строки.

Для дальнейшей работы с документом необходимо его сохранить по кнопке "Сохранить"

## Локально-нормативные документы

Документ "Локально-нормативные документы" (далее ЛНД) предназначен для создания документов, с которыми требуется ознакомить сотрудников предприятия. Например к данной группе относятся: ЛНД Заказчика, ЛНД Карта процессов, ЛНД Методические руководства, ЛНД Извещения об изменениях и т.д

Для входа в документ необходимо в меню в группе "Документооборот.Документы" найти "Локально-нормативные документы".

После выбора нужного документа откроется реестр документов.

![Рисунок 28 Реестр документов "Локально-нормативные документы"](./media/image28.png)

Для создания нового документа необходимо нажать на кнопку "Создать" на верней панели инструментов

Новый только что созданный документ выглядит следующим образом: 

![Рисунок 29 Документ "Локально-нормативные документы"](./media/image29.png)

Для работы с документом необходимо вначале выбрать из справочника тип заявления

После выбора нужного типа заявления на форме появляются новые параметры "Реквизиты документа", а также формируется часть для автозаполения в текстовом поле.

![Рисунок 30 Заполнение документа "Локально-нормативные документы"](./media/image30.png)

Необходимо заполнить "Реквизиты документа". После заполнения реквизитов необходимо нажать на кнопку "Заполнить шаблон". Далее после нажатия на кнопку данные реквизиты ввиде параметров передаются в текстовую часть документа и автозаменяют там прописанные входные параметры.

Основная часть документа заполнена. Далее необходимо отправить документ по маршруту, нажав на кнопку "Маршрут"

После нажатия на кнопку "Маршрут" будет предложено создать новый маршрут. Для создания нового маршрута необходимо нажать на кнопку "Создать маршрут".

![Рисунок 31 Создание маршрута документа "Локально-нормативные документы"](./media/image31.png)

## Заявления от сотрудников

Документ "Заявления от сотрудников" предназначен для создания документов-заявлений, которые требуется отправить по маршруту к определенным сотрудникам для утверждения. Например, к данной группе относятся: Заявление на отпуск для всех, Заявление на дополнительно оплачиваемый день отдыха за сдачу крови, Заявление на дополнительно оплачиваемый день, Заявления на отпуск без сохранения заработной платы и т.д.

Для входа в документ необходимо в меню в группе "Документооборот.Документы" найти "Заявления от сотрудников".

После выбора нужного документа откроется реестр документов.

![Рисунок 32 Реестр документов "Заявления от сотрудников"](./media/image32.png)

Для создания нового документа необходимо нажать на кнопку "Создать" на верней панели инструментов

Новый только что созданный документ выглядит следующим образом: 

![Рисунок 33 Документ "Заявления от сотрудников"](./media/image33.png)

Для работы с документом необходимо вначале выбрать из справочника тип заявления

После выбора нужного типа заявления на форме появляются новые параметры "Реквизиты документа", а также формируется часть для автозаполения в текстовом поле.

![Рисунок 34 Документ "Заявления от сотрудников"](./media/image34.png)

Необходимо заполнить "Реквизиты документа".

После заполнения реквизитов необходимо нажать на кнопку "Заполнить шаблон". Далее после нажатия на кнопку данные реквизиты ввиде параметров передаются в текстовую часть документа и автозаменяют там прописанные входные параметры.

![Рисунок 35 Заполнение шаблона заявления](./media/image35.png)

Для того, чтобы в шапке документа-заявления ФИО и должность была в нужном падеже необходимо либо прописывать сразу в параметры в нужном падеже до вставки, либо подправить в ручную после автозаполнения.

Основная часть документа заполнена. Далее необходимо отправить документ по маршруту, нажав на кнопку "Маршрут"

После нажатия на кнопку "Маршрут" будет предложено создать новый маршрут. Для создания нового маршрута необходимо нажать на кнопку "Создать маршрут".

## Универсальные документы

Документ "Универсальные документы"  предназначен для создания документов, с которыми требуется ознакомить сотрудников предприятия. 

Для входа в документ необходимо в меню в группе "Документооборот.Документы" найти "Универсальные документы".

После выбора нужного документа откроется реестр документов.

Для создания нового документа необходимо нажать на кнопку "Создать" на верхней панели инструментов

Новый только что созданный документ выглядит следующим образом: 

![Рисунок 36 Документ "Универсальный документ"](./media/image36.png)

Для работы с документом необходимо вначале выбрать из справочника подтип документа.

После выбора нужного подтипа на форме появляются новые параметры "Реквизиты документа", а также формируется часть для автозаполения в текстовом поле.

Необходимо заполнить "Реквизиты документа". После заполнения реквизитов необходимо нажать на кнопку "Заполнить шаблон". Далее после нажатия на кнопку данные реквизиты ввиде параметров передаются в текстовую часть документа и автозаменяют там прописанные входные параметры.

Основная часть документа заполнена. Далее необходимо отправить документ по маршруту, нажав на кнопку "Маршрут"

После нажатия на кнопку "Маршрут" будет предложено создать новый маршрут. Для создания нового маршрута необходимо нажать на кнопку "Создать маршрут".


